Als accountant heb je het vaak superdruk. Zeker als je veel handmatig werk moet doen, het einde van het boekjaar nadert of de communicatie met de klant niet zo vlot loopt, ben je vaak langer bezig met de administratie dan nodig is.
Zonde, want met de juiste automatisering bespaar je flink wat tijd. We hebben vijf tips op rij gezet om te starten met automatiseren. Daar worden jij en je klanten blij van.
Automatiseren levert veel op
We schreven al eerder waarom accountantskantoren steeds meer inzetten op automatisering. In een notendop: je hoeft minder vervelend handmatig werk te doen en hebt minder kans op een fout in je administratie. De tijd die je bespaart, kun je gebruiken om je klanten proactief te adviseren. Of om net even sneller te reageren op een mailtje. Ook is er meer tijd en ruimte om op zoek te gaan naar nieuwe klanten, zodat je kantoor lekker door kan blijven groeien.
Tip 1: Check processen en pijnpunten
Het lijkt logisch, maar voordat je met automatiseren begint is het belangrijk om de administratieve processen binnen je kantoor eens goed onder de loep te nemen. Ga bijvoorbeeld samen met een paar collega’s om de tafel zitten om te kijken naar de efficiëntie van jullie dagelijkse werk. Wat kan er beter? En wat zijn irritaties over het werk waar iedereen tegenaan loopt die onnodig veel tijd kosten?
Tip 2: Inventariseer (overbodige) software
Staat jouw desktop ook propvol icoontjes voor allerlei systemen, tools en softwarepakketten? De meeste kantoren werken met veel meer software dan nodig is om hun werk goed te kunnen doen. Die versnippering heeft te maken met het feit dat niet iedere klant met hetzelfde systeem werkt, en je op kantoor gebruikmaakt van allerlei tools voor interne processen.
Zeker als verschillende systemen niet goed met elkaar zijn gekoppeld, leidt dat tot veel inefficiëntie, fouten en frustratie. Onze tip: maak een duidelijk overzicht van de systemen die jij en je klanten gebruiken, waarvoor deze bedoeld zijn en hoe deze met elkaar zijn gekoppeld.
Tip 3: Controleer de automatiseringsgraad
Er is op jouw kantoor vast al het een en ander geregeld op het gebied van (geautomatiseerde) administratieve processen. Maar het is altijd goed om afstand te nemen en in kaart te brengen wat er in die processen beter kan. En welke handelingen alsnog veel werk opleveren. Misschien moet je voor een bepaalde klant nog steeds handmatig verkoopfacturen aanmaken omdat er handgeschreven bonnetjes worden aangeleverd. Of ben je iedere keer een factuur aan het inboeken die al jaren elke maand hetzelfde is.
Slimme software helpt je daarbij. In Yuki staat bijvoorbeeld altijd de automatiseringsgraad van je administratie. Daarmee zie je in één keer voor welke klant je het meeste handmatige werk doet. En wat je kunt doen om dat te verminderen.
Tip 4: Centraliseer je kanalen en processen
De vorige tips helpen je te bepalen welke (interne) processen, tools en systemen je gebruikt, en hoe optimaal dit gebeurt. Heb je dit duidelijk in kaart gebracht? Dan kan je beginnen om deze systemen en processen te centraliseren. Dat betekent eigenlijk gewoon dat je vanuit één centrale plek begint te werken, met gestroomlijnde processen die slim aan elkaar gekoppeld zijn.
Centraliseren is de basis van automatisering. All-in-one platforms zoals Yuki maken centraliseren eenvoudig, omdat je alles wat je nodig hebt vindt in één gebruiksvriendelijke omgeving. En daar plukken ook je klanten de vruchten van: omdat jullie allebei altijd toegang hebben tot hetzelfde platform met dezelfde gegevens, loop je nooit achter de feiten aan en krijg je meer zicht op de cijfers.
Tip 5: Ga in gesprek met je klanten
Je kan automatiseren tot je een ons weegt, maar als klanten steevast hun bonnen en facturen verkeerd inleveren, moet jij alsnog veel handmatig werk doen. Denk dan bijvoorbeeld aan klanten die facturen sturen in verschillende bestandstypes of met ontbrekende informatie. Ondernemers zijn gevoelig voor lage kosten. Grote kans dat ze hun gegevens efficiënter en correct zullen aanleveren als je vertelt dat optimaal gebruik van jouw slimme software leidt tot lagere kosten.
Geef een reactie