Laten we eerlijk wezen; de meeste ondernemers zijn geen NV, BV of eenmanszaak gestart omdat ze zich graag bezighouden met belastingaangifte. Dat laten ze het liefst aan jou, de accountant, over.
Maar met een accountant werken, betekent niet dat ze volledig off the hook zijn: de ondernemer moet nog steeds tijdig bonnetjes aanleveren, zodat jij daarmee aan de slag kunt. Waarom is die efficiënte communicatie zo moeilijk tussen accountant en ondernemer -en hoe zorg je ervoor dat je die wél bereikt?
In een ideale wereld levert de ondernemer op tijd zijn bonnetjes in en hoeft de accountant hem of haar nooit achter de broek aan te zitten. In de praktijk blijkt dit echter een utopie. Ondernemers hebben het druk met het runnen van hun onderneming. Je zult de situatieschets vast herkennen waarin je jouw klant al drie keer hebt gevraagd een orderfactuur aan te leveren en dat dat tot drie keer toe (nog) niet gebeurd is. Logisch; de ondernemer heeft nog tientallen zaken die even belangrijk zijn voor hem of haar.
Basis moet op orde zijn
Dit levert natuurlijk de nodige irritatie en vertraging op. De accountant wil helemaal geen politieagent spelen en een ondernemer constant moeten opvolgen. Die focust zich veel liever op het goed indienen van de aangifte en toegevoegde waarde leveren. Die toegevoegde waarde kan een accountant echter alleen leveren als de basis op orde is.
De praktijk wijst vaak uit dat die basis niet op orde is. Wat als er bijvoorbeeld een factuur mist in de aangifte? Dan belt de accountant naar de ondernemer om te vragen waar die is. De ondernemer neemt misschien niet meteen op en dus spreekt de accountant iets in op zijn of haar voicemail. De ondernemer luistert die af en whatsappt vervolgens terug (want het is bijvoorbeeld al na sluitingstijd van het accountantskantoor). De accountant reageert vervolgens per mail en uiteindelijk, als alles écht tegen zit, komt de factuur per ouderwetse post binnen bij de accountant.
Eén communicatiemiddel tussen accountant en ondernemer
Dat kan efficiënter. Natuurlijk is het bovenstaande voorbeeld een uiterste, maar het geeft wel aan dat accountant en ondernemer enorm veel communicatiekanalen kunnen hebben om één simpele vraag te beantwoorden (namelijk: ‘waar is deze factuur?’). Dit alles gaat ten koste van de efficiëntie. Hoe fijn zou het zijn als er één communicatiemiddel was tussen accountant en ondernemer?
Er bestaan gelukkig tools die het mogelijk maken om binnen de boekhouding te communiceren met de klant. Alle communicatie gaat via deze software; met één muisklik heeft iedereen alle informatie tot zijn of haar beschikking en weet overal de status van. De accountant ziet welke facturen, bonnetjes et cetera nog ontbreken, de ondernemer ziet direct wat hij of zij nog moet aanleveren.
Nut efficiënte communicatie
Het voordeel van het werken met één tool is dat het enorm efficiënt is en het de accountant heel veel tijdwinst oplevert. De uren die de accountant niet spendeert aan het opvolgen van de ondernemer, kan hij of zij besteden aan andere dingen. Hoe fijn zou het zijn als je als accountant nieuwe coronamaatregelen kunt duiden voor je klant? Dat je tijd hebt om na elke persconferentie van Rutte de belangrijkste (nieuwe) maatregelen op een rijtje te zetten . En je klanten proactief kunt bellen over wat dit dan betekent voor hun branche.
Een accountant heeft daar geen tijd voor als hij de helft van zijn dag bezig is met het nabellen van ondernemers. Een accountant is immers net als een schoolmeester; die zit er eigenlijk niet om te controleren of een leerling zijn huiswerk af heeft, maar om hem tijdens de les te helpen ontwikkelen en verder te brengen. Zorg dus voor een efficiënte communicatie en je komt een heel eind.
Geef een reactie