De digitalisering van steeds meer processen in de accountantspraktijk creëert voor accountants kansen om een adviserende rol in te nemen. Realtime accounting maakt daarvoor de weg vrij, stelt Bob Huisman, die als productmanager bij Visma Software al meer dan twee decennia ervaring heeft in het vak.
‘Met realtime accounting wordt elke transactie direct verwerkt in de administratie. Dit zorgt voor actuele data. De accountant kan met deze data proactief adviseren en signaleren. Niet meer op basis van gegevens uit het verleden, maar met gegevens die actueel zijn én accuraat.’
Variatie in de mate van actualiteit
De term realtime accounting wekt de suggestie dat alle data actueel is. Is dat terecht? Huisman: ‘Technisch gezien kan alle data realtime worden ontsloten. Maar in de praktijk zijn er gradaties in de actualiteit. Niet voor elke klant is dezelfde mate van actualiteit nodig. Van een klant die gewend is één keer per jaar zijn administratie aan te leveren, kun je niet verwachten dat hij gelijk de omslag maakt naar realtime gegevensuitwisseling. En bij elektronische facturatie haalt het softwarepakket spookfacturen er wel uit, maar de ondernemer wil de facturen ook zelf accepteren. Datzelfde geldt voor de koppelingen van een webshop of kassasysteem met het boekhoudpakket. Deze gegevensuitwisseling kan direct gebeuren als er een transactie plaatsvindt, maar in de praktijk zie je vaak dat de ondernemer aan het eind van de dag een controle uitvoert en ze dan doorstuurt naar het boekhoudpakket. Dat vraagt om tijd.’
Ruimte voor de adviesrol
Een basisvoorwaarde voor realtime accounting is dat de administratie efficiënt wordt verwerkt en processen goed zijn ingericht, stelt Huisman: ‘Binnen Visma.net Accounting is het bijvoorbeeld mogelijk allerlei processen te automatiseren, waarbij stappen vanzelf worden uitgevoerd op een bepaald tijdstip. Denk daarbij aan het afschrijven van activa, automatische verdeling van kosten, transitoriaboekingen en het versturen van aanmaningen. Dat laatste proces is ook een voorbeeld van het op basis van een automatiseringsagenda automatisch laten uitvoeren van zo’n stap.’ Met een efficiënt verwerkte administratie en geoliede processen kan het kantoor een meer adviserende rol pakken, vindt hij. ‘De blik van de accountant is bij realtime accounting veel meer gericht op de toekomst. Hij laat de klant bijvoorbeeld zien hoe de verwachtingen zijn voor de komende tijd, voert bedrijfseconomische analyses uit en schetst strategische scenario’s.’
Het belang van verandermanagement
Bij de omslag naar realtime accounting komen accountantskantoren de nodige uitdagingen tegen. Huisman heeft veel verandertrajecten bij kantoren begeleid en heeft dan ook een aantal tips. ‘De transitie is voor kantoren die nu starten of starten met nieuwe klanten een stuk makkelijker dan voor kantoren die moeten omturnen van traditionele naar realtime accounting. De transitie moet vooral door de directie top-down worden uitgedragen met een duidelijke visie en strategie. Als de directie betrokkenheid toont, heeft het kantoor al een hele stap gewonnen.’
Daarbij is het volgens Huisman van belang te bepalen hoe snel het kantoor de transitie wil maken. Sommige accountants- en administratiekantoren kiezen bijvoorbeeld voor een geleidelijke overgang naar een nieuw bedieningsconcept. Daarbij maken klanten een voor een de overstap naar de nieuwe situatie. Andere kantoren kiezen voor een rigoureuzere transitie. ‘Welke manier een kantoor ook kiest, het is belangrijk om medewerkers en klanten bij de verandering te betrekken en draagvalk te creëren. Communiceer vaak en rechtstreeks, wees zichtbaar, benoem de voordelen, toon begrip en werk als directie ook mee aan de verandering.’
Verandermanagement is een ambacht waarbij kantoren moeten worden begeleid om de mensen en klanten mee te krijgen. Er kan immers sprake zijn van weerstand, maar dat is volgens Huisman een positief signaal. ‘Als je als kantoor weerstand ervaart bij je klanten en medewerkers, dan betekent het dat je de mensen hebt geraakt. Dat ze goed hebben begrepen dat er iets van ze wordt gevraagd en dat er iets gaat veranderen. Als je als kantoor geen weerstand ervaart, zal niemand de urgentie voelen om te gaan veranderen.’
De toekomst van realtime accounting
Realtime accounting blijft zich ontwikkelen. Moeten uitzonderingen in de boekhouding nu nog handmatig worden aangepast, door technologische ontwikkelingen als machine learning en kunstmatige intelligentie worden systemen steeds meer zelflerend. Huisman verwacht dat RGS ook een groter aandeel krijgt in realtime accounting. ‘We hebben in Nederland geen gestandaardiseerd rekeningschema. RGS is een standaard die al wel wordt gebruikt, vooral bij softwarekoppelingen. Dan wordt data gelezen uit de administratie en aan de hand van RGS direct worden geïnterpreteerd. Denk aan rapportagesoftware of dashboardprogramma’s die op basis van een RGS-codering in een boekhoudpakket begrijpen dat het gaat om een bepaald type kosten of een bepaald type omzet. Ook PSD2 en elektronische facturatie worden continu doorontwikkeld, stelt Huisman. ‘Momenteel is het al zo dat als je een factuur verstuurt, je ook een retourbericht krijgt van de klant. Hoe mooi zou het zijn als je een bericht krijgt dat de factuur is betaald? Die ontwikkeling is nu bezig.’
Gegevensbeveiliging
Met alle data die in omloop is bij realtime accounting is het beschermen van deze gegevens een belangrijk onderwerp. Iedereen kent wel de verhalen van organisaties die zijn gehackt. Visma Software steekt enorm veel moeite in cybersecurity. ‘Wij zorgen ervoor dat onbevoegden geen toegang krijgen tot de administraties die onze klanten voeren of de administraties van hun klanten. Onze mensen hebben zelf bijvoorbeeld ook geen toegang tot die administraties’, vertelt Huisman. ‘Visma heeft ruim tweehonderd mensen in dienst die elke dag bezig zijn met security binnen de organisatie. Beveiliging van data begint in de applicatie, waar al de eerste maatregelen worden genomen om security te waarborgen.’
Elke applicatie die Visma in de markt zet, wordt getoetst. Er is een lange lijst met eisen waaraan een applicatie moet voldoen om op de markt te komen, benadrukt Huisman. Maandelijks wordt vervolgens opnieuw getoetst waar de organisatie staat met de applicatie. ‘Security is heel dynamisch. Elke dag ontstaan er nieuwe bedreigingen en wordt de lijst uitgebreid met beveiligingsmechanismen. Zo zorgen we ervoor dat onze data en die van klanten de nieuwste gevaren kunnen weerstaan. ‘
Ook Visma heeft dagelijks te maken met cyberaanvallen. Om deze tegen te gaan, heeft de organisatie speciale bonusprogramma’s voor hackers. Hackers worden uitgenodigd hun systemen te kraken. Zij krijgen betaald op het moment dat ze iets vinden wat een potentieel gevaar kan zijn. Huisman: ‘Cloudsoftware betekent dat je veel moet investeren in de beveiliging van de data van klanten. Tegelijkertijd zijn wij er zo goed in, dat het ook een verkoopargument is geworden om te kiezen voor Visma.’
Dit artikel verscheen eerder in het AV-magazine van september 2021.
Gratis whitepaper
Meer informatie en een verdieping van het onderwerp realtime accounting vindt u in de whitepaper ‘Realtime accounting’.
Geef een reactie