Welke software heb ik nodig om een succesvol advieskantoor te zijn? Die keuze wordt bemoeilijkt door een wirwar aan systemen. Moderne accountantskantoren zoals UWBS Financial Services vertellen je graag welke ICT-straat hun accountantskantoor succesvol maakt. Laat je inspireren door hun verhaal.
Achtergrond kantoor
Samen met zijn vrouw Natasja is Gerben de Man in 2001 begonnen met UWBS Financial Services. Hun eerste klant kwam binnen via een briefje bij de C1000 dat Natasja had opgehangen. Sinds 2006 is het een BV geworden en heet het bedrijf UWBS Financial Services. Inmiddels is UWBS gegroeid tot een bedrijf met 14 medewerkers. UWBS voorziet haar klanten in advies, waarbij ook de privésfeer wordt meegenomen. ‘Je bent eigenlijk continu het financieel geweten van je klant’, aldus Gerben. De administratie ziet hij als noodzakelijk kwaad. Gerben zegt daarover: ‘Wij hebben de administratie zoveel mogelijk geautomatiseerd. Het biedt ons ruimte om met de klanten in gesprek te gaan. Om samen met hen een plan te maken over hoe we de toekomst aan gaan vliegen.
‘Wij hebben de administratie zoveel mogelijk geautomatiseerd. Het biedt ons ruimte om met de klanten in gesprek te gaan. Om samen met hen een plan te maken over hoe we de toekomst aan gaan vliegen.’
Eén centrale aanpak
Om automatisering niet in de weg te zitten maakt UWBS vaste afspraken met klanten. ‘We spreken met nieuwe klanten af dat zij digitaal aanleveren. Bij voorkeur één keer per week. Op die manier creëren we een continue stroom aan werkvoorraad voor onze backoffice-afdeling’, aldus Gerben. Onze ICT-straat helpt ons de facturen op een uniforme manier te verwerken. “Vanaf het begin af aan ben ik bezig geweest de processen, met behulp van onze software, te standaardiseren. Wij maken dan ook geen uitzondering in de manier waarop wij de boekhouding verwerken. Dit zorgt voor snelheid en efficiëntie. Zo maken we het makkelijk voor onszelf én de klant.’
Zo ziet de ICT-straat van UWBS eruit
De scan- en herkenoplossing van DizzyData is het startpunt van UWBS haar ICT-straat. Klanten leveren hun facturen digitaal, via de e-mail of via de app, aan. Zowel inkoop- als verkoopfacturen worden met DizzyData verwerkt. Met één druk op de knop wordt een conceptboeking vervolgens definitief gemaakt. De boekingen worden opgeslagen in het archief van zowel Exact Online als DizzyData.
Exact Online vormt het hart van de ICT-straat. Met behulp van verschillende koppelingen worden documenten en mutaties in Exact Online verwerkt. Denk aan de boekstukken vanuit DizzyData, verkoopfacturen opgesteld vanuit WeFact, bankmutaties via de bankkoppeling in Exact en mutaties vanuit de salarisadministratie van NMBRS. Daarnaast is er een koppeling met Unit4 Fiscaal Gemak gemaakt. Hiermee worden de aangifte en jaarrekeningen opgesteld. Nadat deze zijn opgeslagen in het klantportaal van Mijn Kantoorapp, kunnen klanten deze zelf raadplegen via hun online dossier.
Waarom de keuze voor deze straat?
Gerben heeft gekozen voor een best-of-breed oplossing, zodat hij per vakgebied beschikt over de beste pakketten. ‘Voorwaarde is dat de pakketten goed met elkaar koppelen’, zegt Gerben. ‘Daarnaast vind ik het belangrijk dat je de mogelijkheid hebt om met de klant mee te groeien. Daarmee bedoel ik dat je de klant gemakkelijk toegang kunt geven tot extra functionaliteiten zonder dat het hem iets extra’s kost.’ Vanuit die optiek wordt de software straat van UWBS dan ook om de drie jaar geëvalueerd om te bepalen of de pakketten en mogelijkheden nog aansluiten bij hun ambities en die van de klant.
Welke rol speelt DizzyData in de ICT-straat?
Uit Gerben zijn verhaal werd al duidelijk dat DizzyData zorgt voor een continue stroom aan werkvoorraad voor zijn backoffice afdeling. Hij vult daarbij aan: ‘Met name in de maanden van de BTW-afsluiting hadden wij te maken met een piek in de werkvoorraad. Dan moesten alle klanten ineens verwerkt worden. Nu krijgen we de facturen regelmatig en verspreid over het jaar binnen. Voordat bijvoorbeeld de maand juli begint hebben wij al 60 á 70% van de facturen van het tweede kwartaal verwerkt. DizzyData levert UWBS veel op: ‘Klanten hebben direct inzicht in hun cijfers en resultaten. Daarnaast kunnen wij sneller pro-actief reageren en adviseren op zaken/problemen die wij constateren.’
‘Klanten hebben direct inzicht in hun cijfers en resultaten. Daarnaast kunnen wij sneller pro-actief reageren en adviseren op zaken/problemen die wij constateren.’
Uit gesprekken met 5 moderne accountantskantoren blijkt dat er niet één perfecte software straat is. Er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden. Benieuwd naar andere succesvolle advieskantoren en hun ICT-straat? Download dan nu het inspiratieboek.
Bron: De ICT-straat van UWBS Financial Services – DizzyData
Geef een antwoord