De wereld verandert. Ontwikkelingen op het gebied van technologie gaan razendsnel en we verwachten dat alles zo efficiënt mogelijk verloopt. Niet alleen als het gaat om navigatiesystemen, apps en internetbankieren, maar ook in het bedrijfsleven: klanten willen zo snel mogelijk de beste oplossing.
Daarbij is het wenselijk dat er continu rekening wordt gehouden met hun veranderende wensen en behoeften. Accountantskantoren maken al goede stappen voor efficiënter werken binnen de sector. Toch zien we dat veel kantoren voor het bijhouden van de werkvoorraad nog steeds werken met Excel, whiteboards en andere soortgelijke tools. Daarbij zijn accountants- en administratiekantoren veelal nog afhankelijk van de klant om werkzaamheden uit te voeren. Niet echt efficiënt en overzichtelijk, zeker in deze tijd. Een tijd waarin kantoren genoodzaakt zijn vaak van taken te wisselen.
De “stop-and-go”-manier van werken
Ieder accountants- en administratiekantoor weet dat de situatie in de praktijk vaak anders loopt dan dat je van tevoren had gedacht of gehoopt. Je bent sterk afhankelijk van je klanten en het komt regelmatig voor dat klanten hun documenten niet op tijd aanleveren. Hierdoor kun jij niet verder met je volgende werkzaamheden. Deze zogeheten “stop-and-go”-manier van werken kost dan ook veel tijd. Met de komst van slimme accountancysoftware wordt dit al grotendeels verholpen. De software is cloud-based, maakt het mogelijk om applicaties en werkzaamheden aan elkaar te koppelen en faciliteert handvaten voor klanten om de administratie gemakkelijk en snel aan te leveren.
Het ultieme voorbeeld is de komst van in-context communicatie. Vanuit een boeking waar een vraag over is, kan een accountant gemakkelijk een chatfunctie met de klant activeren. De klant kan vervolgens op de chat reageren en indien nodig ontbrekende documenten direct toevoegen. Daardoor wordt het werken niet alleen efficiënter, maar verandert ook de dienstverlening van de hedendaagse accountant. De toegevoegde waarde ligt nu vooral op het gebied van data gedreven adviezen en dit betekent dat de focus meer en meer ligt op de behoefte van de klant.
Wat is Agile werken en wat zijn de voordelen?
Agile werken speelt in op deze nieuwe manier van werken. De term ontstond in 2001 binnen de softwareontwikkeling en is ondertussen een wereldwijde beweging die het bedrijfsleven verandert. De letterlijke vertaling van “Agile” is wendbaar, lenig en flexibel. Het is een manier van denken, organiseren en werken en maakt het voor organisaties mogelijk om effectief en snel te reageren op veranderingen. Belangrijke kenmerken zijn kennis delen, samenwerken, de klant nauw betrekken bij processen en continu bijsturen.
Deze manier van werken stelt jou als accountant in staat om niet alleen effectief, maar ook efficiënt samen te werken. Zowel met collega’s als met jouw klanten. Het brengt dan ook vele voordelen met zich mee. Binnen de methode worden de werkzaamheden met de hoogste prioriteit als eerste opgepakt. Het implementeren van een weekstart kan ervoor zorgen dat iedereen op de hoogte is van de belangrijkste taken die uitgevoerd moeten worden. Hierbij bespreekt men waar de komende week of komende weken de grootste risico’s liggen om alles af krijgen en kijkt men naar manieren waarop de organisatie de risico’s kan verkleinen.
Een risico is bijvoorbeeld de afhankelijk van de klant om werkzaamheden uit te kunnen voeren. Tijdens een weekstart kan je besluiten om niet te wachten tot de klant de administratie aanlevert, maar om proactief de administratie op te halen. Dit vermindert het risico op afhankelijkheid en je kan de werkzaamheden volgens planning uitvoeren. Daarbij heb je een betere projectcontrole en is er een hogere klanttevredenheid. Dit aangezien de klant direct bij het proces betrokken is en je efficiënt kan sturen op (tussentijdse) feedback.
Verschillende methodes om toe te passen
Binnen de Agile-methode kun je verschillende manieren van werken toepassen. Twee veelvoorkomende methodes zijn Scrum en Kanban. De Scrum-methode wordt met name toegepast in teams van 3 tot 9 personen, waarbij de teams zelfsturend zijn. Men werkt in korte sprints van 1 tot 3 weken, waarbinnen men de belangrijkste werkzaamheden voor die sprint toebedelen. Na iedere sprint is er een evaluatiemoment en neemt men de werkwijze onder de loep. Bij dit soort momenten zijn alle betrokkenen welkom, van collega’s tot de klant. Dit stelt iedereen in staat om kritisch te kijken naar de voortgang van de werkzaamheden, de behoefte vanuit de klant en bij te sturen indien nodig.
Een andere methode is de Kanban-methode. Hierbij maakt men gebruik van een visueel systeem waarin men de voortgang en het beheer van het werk bijhoudt. Binnen deze visuele weergave gebruikt men vaak termen als “to do”, “doing” en “done”. Hierdoor kan men potentiële risico’s of knelpunten snel opmerken en oplossen.
Til jouw dienstverlening naar een hoger niveau
Het gebruik van slimme accountancysoftware is al zeker een stap in de goede richting. Het zorgt voor een efficiëntere samenwerking met de klant en biedt je altijd en overal actuele inzichten. Met de Agile-manier van werken zet je met jouw accountantskantoor de stap naar een hoger niveau. Het stelt je in staat om nog beter in te spelen op de behoefte van de klant en zo efficiënt mogelijk te werken. In de volgende blog gaan we dieper in op de verschillende methodes en vertellen wij jou meer over hoe je Agile werken kunt toepassen binnen jouw accountants- of administratiekantoor.
Geef een reactie