Je hebt de juiste tools geïmplementeerd en de medewerkers kunnen er efficiënt mee werken. Dit biedt echter geen garantie voor een efficiënte backoffice. Al deze inspanningen zijn voor niets geweest als het ontbreekt aan een goede samenwerking tussen accountant en ondernemer.
Ga maar na: ontbreekt er een factuur, of de klant levert zijn/haar administratie niet tijdig aan. Dan moet je de klant mailen en bellen. Voordat je de (ontbrekende) stukken hebt, ben je een paar uur of soms wel dagen verder. Dit heeft niet alleen consequenties voor het kantoor, maar ook voor de ondernemer zelf. Want zonder up-to-date administratie kun je de ondernemer niet adviseren op basis van actuele data. Kortom, voor een efficiënt verwerkingsproces in de backoffice is een goede samenwerking met jouw klant van essentieel belang. Hoe je die samenwerking bereikt? We delen drie tips.
Tip 1: Maak vaste afspraken en bespreek verwachtingen
Een goede samenwerking start bij het standaardiseren van zowel de interne als externe processen. Zorg dat je rondom deze processen duidelijke afspraken maakt met de klant. Dit geldt niet alleen voor het aanleveren van documenten, maar ook voor wat de klant van jou als accountant kan verwachten als hij deze afspraken nakomt. Hiermee bereik je dat het administratieve verwerkingsproces in de backoffice snel en efficiënt verloopt. Daardoor bespaar je tijd die je kunt investeren in de ondernemer. Het gaat tenslotte om de toegevoegde waarde voor de ondernemer. Denk aan actueel inzicht en proactief advies. Je creëert daarmee een win-win situatie. Jij bespaart tijd in de backoffice en tegelijkertijd lever je meer toegevoegde waarde voor je klant. Op basis van deze vragen maak je vaste afspraken met jouw klant:
- Welke verwachtingen heb jij van de klant? Hoe en wanneer wil je dat de klant zijn administratie aanlevert?
- Hoe worden facturen aangeleverd? Per mail? Via scan- en herkensoftware? Op papier?
- Wanneer wordt de verwerking gedaan? Realtime of maandelijks?
- Wat verstaat de klant/jouw kantoor onder realtime? Is dit iedere dag of één keer per week?
- Wat zijn de verwachtingen van de klant? Wanneer wil een klant zijn cijfers in kunnen zien?
Alleen als je duidelijke afspraken maakt kan je elkaar wijzen op verantwoordelijkheden. Van hieruit attendeer je de ondernemer er bijvoorbeeld op dat je een bepaald document nog niet ontvangen hebt. Maak je dergelijke afspraken met al je klanten? Dan zie je dat de processen een stuk efficiënter verlopen en je een volgende stap zet naar een uniforme werkwijze met collega’s én klanten.
Tip 2: Begeleid klanten naar nieuwe software
Een volgende tip om te komen tot een goede samenwerking met jouw klant is het creëren van een omgeving waarbij jullie de gemaakte afspraken makkelijk kunnen naleven. Faciliteer de ondernemer met- en begeleidt hem bij het gebruiken van software die het proces voor jullie beide gemakkelijker maakt.
Kan de ondernemer goed omgaan met software? Dan is de kans groot dat hij zijn boekhouding adequaat en nauwkeurig aanlevert, waardoor jij het sneller kan verwerken. Het is daarom belangrijk dat de backoffice-medewerker beschikt over de nodige kennis van de software en dat deze gebruiksvriendelijk is ingericht.
Blijf hierbij de toegevoegde waarde voor de ondernemers benadrukken. Er zijn kantoren waarbij ondernemers, door de eenvoud van het proces, enthousiast worden om hun boekhouding zelf up-to-date te houden. Dit betekent dat er nog meer tijd is om hem te adviseren op basis van actuele cijfers
Tip 3: Communiceer proactief met de ondernemer
Tot slot valt of staat een goede samenwerking met een goede communicatie tussen jou en de ondernemer. Signaleer je bepaalde afwijkingen in het aanleveren van documenten of in zijn boekhouding die het proces vertragen? Neem dan contact met hem op en bespreek wat jou opvalt. Blijkt het dat de ondernemer niet begrijpt hoe hij de software moet gebruiken? Adviseer hem hierover. Op die manier laat je als backoffice-medewerker zien dat je actief betrokken bent bij de administratie. Ofwel, zorg dat je de ondernemer een stapje voor bent en maak voor jullie beide het werk leuker en gemakkelijker.
Kortom, een goede samenwerking met jouw klant is van groot belang voor het bereiken van een efficiënte verwerkingsproces in de backoffice. Daarvoor moet allereerst wel de backoffice van jouw kantoor op orde zijn. Dit betekent dat de backoffice beschikt over de juiste medewerkers en systemen. Hoe je de backoffice van jouw kantoor op orde brengt? Dat lees je in ons e-book: De ultieme gids voor accountants. Stap voor stap naar een efficiënte backoffice. Zo lees je meer over:
- Het ontwikkelen van een goede visie om een strategie voor je backoffice te kiezen;
- Het kiezen van de juiste systemen;
- KPI´s om de administratieve processen in de backoffice te monitoren, te analyseren en te verbeteren;
- Welke rollen weggelegd zijn voor medewerkers in de backoffice;
- Het belang van de klant bij de administratieve processen in de backoffice.
Geef een reactie