Een spreadsheetprogramma als Excel is bedoeld om rekenkundige bewerkingen uit te voeren met verwijzingen naar cellen. De data hiervoor staan tegenwoordig vaak in de vorm van een lijst/tabel of komen in die vorm uit een ander programma. De meeste mensen gaan dan direct aan de slag met die lijst door er filterknoppen bij te zetten. In deze tip een pleidooi om er altijd een echte Excel-tabel van te maken.
Wat bedoel ik met een lijst?
Een lijst is een aangesloten gebied, waarbij de gegevens in kolommen staan. Boven elke kolom staat een kolomomschrijving. De meeste mensen zetten met Gegevens > Filter er filterknoppen bij.
Enkele termen uit de databasewereld (waar altijd gewerkt wordt met tabellen) die min of meer overgenomen zijn.
- Veldnaam ①: de omschrijving die bovenaan een kolom staat en beschrijft wat er in die kolom staat. Excel noemt dit soms “kopteksten” of “veldnamenrij”. Een veldnaam is altijd verplicht.
- Record ②: de gegevens op één rij (alle kolomgegevens op die rij). Ze vormen als het ware de “kaart uit de kaartenbak”.
- Veld ③: een kolom uit de lijst. In één kolom staan dezelfde soort gegevens (bijvoorbeeld allemaal getallen, datums of tekst).
Een handig controlehulpmiddel voor wat Excel ziet als de lijst: selecteer één cel in het gebied gebruikt dan de toetsencombinatie Ctrl+a.
Hoe maak je er een tabel van?
• Selecteer één cel in de lijst of alle cellen van de lijst).
Let op: selecteer NIET de hele kolommen!
• Nu heb je 2 mogelijkheden
- Excel gebruikt de standaardopmaak van de tabel:
Kies Invoegen > Tabel. - Kies zelf de opmaak van de tabel:
Kies Start > Opmaken als tabel > kies een stijl.
Geef aan welke cellen de lijst vormen.
Als ook de veldnamen hierin staan, schakel je selectievakje Mijn tabel bevat kopteksten in > OK.
Als er geen veldnamen zijn, schakel het vakje dan uit. Er wordt automatisch een rij met de (tijdelijke) kolomnamen Kolom1/2/3 toegevoegd.
Welke voordelen heeft een tabel boven een cellenbereik met filterknoppen?
- Titels blokkeren is niet meer nodig!
Wanneer je in de tabel naar de onderkant scrolt, blijven de veldnamen altijd op het scherm staan ①. - Direct duidelijk welke cellen de tabel vormen
Filterknoppen komen automatisch bij de veldnamen. En door de stijl van de tabel zie je direct welke cellen de tabel vormen.
Als je een stijl gekozen hebt waar dit minder voor geldt, kun je het altijd herkennen aan het pictogram rechtsonder aan de lijst②.
- Nieuwe kolommen en records worden automatisch toegevoegd
Wanneer je direct achter de laatste kolom nieuwe gegevens typt, worden die automatisch aan de tabel toegevoegd. Automatisch komt er ook een kolomnaam boven, die je (natuurlijk) aanpast ①.
Als je onder de laatste rij nieuwe gegevens typt, wordt de tabel ook automatisch uitgebreid. Dat geldt ook als je vanuit de laatste cel op de Tab-toets drukt ③.
Met het pictogram AutoCorrectie-opties ② zou je de automatische uitbreiding van de tabel kunnen uitschakelen.
Wanneer je onder het laatste record gegevens plakt, wordt meestal ook de tabel automatisch vergroot. Als dit niet zo is, kun je het altijd aanpassen met Tabelontwerp > Tabelgrootte wijzigen ① of door te slepen met het speciale pictogram rechtsonder bij de tabel ②.
- De tabel heeft een naam, waardoor je de gegevens snel kunt selecteren
Via het naamvak kun je snel de data in een tabel selecteren, ook vanuit een ander werkblad.
De standaardnaam is Tabel# (net als Blad# en Map#). Het is handiger om zelf een logische naam te geven. Dat doe je via de speciale tab Tabelontwerp, die je ziet als er een cel in de tabel is geselecteerd.
- Wijzig de tabelopmaak
Bij het maken van de tabel is een tabelstijl gebruikt. Die kun je achteraf steeds aanpassen via de speciale tab Tabelontwerp. Er is keuze uit een groot aantal stijlen ①, die je kunt aanpassen met de opties ervoor ②. Je kunt zelfs je eigen stijl maken ③.
- Je kunt een totaalrij inschakelen
Als je Totaalrij ① inschakelt krijg je onderaan het laatste record een speciale rij ②, waar je voor elke kolom een berekening kunt kiezen ③.
Die berekening past zich automatisch aan wanneer je filtert.
- Speciale tabelformules
Wanneer je berekeningen maakt in de tabel of buiten de tabel verwijst naar cellen in de tabel, worden er speciale tabelverwijzingen gebruikt in plaats van de normale celverwijzingen ①. Formules worden bovendien automatisch gekopieerd voor de hele kolom. Als je dat niet wilt, gebruik je de speciale knop ②.
- Filteren met slicers mogelijk
Filteren kun je in een tabel natuurlijk met de filterknoppen, maar je kunt ook slicers gebruiken. Dat filtert vaak sneller en is zeker visueler: je ziet eenvoudiger waarop is gefilterd.
Je maakt een slicer met Tabelontwerp > Slicers invoegen of Invoegen > Slicer. Kies daarna een veldnaam. Klik je op een item in de slicer dan filter je erop ①. Met Filter wissen ② kun je een ingesteld filter verwijderen.
Als de slicer is geselecteerd zie je verschijnt de speciale tab Slicer waarmee je de slicer kunt opmaken.
- Automatisch uitbreiding van tabelbereik bij draaitabellen, grafieken en de functies
Wanneer je van een tabel een draaitabel maakt, hoef je bij nieuwe kolommen of rijen het draaitabelgebied niet aan te passen: vernieuwen van de draaitabel is voldoende.
Voor een grafiek geldt dat nieuwe rijen en kolommen zelfs automatisch worden toegevoegd.
Gebruik je in een functie de kolomnaam, dan wordt de berekening ook automatisch uitgebreid als er nieuwe records bijkomen.
Zijn er dan helemaal geen nadelen aan het werken met tabellen?
Ja, ik kan er twee noemen.
- Wanneer je gebruik maakt van Gegevens > Subtotalen, dan kan dat niet als de gegevens in een Excel-tabel staan. Die optie is dan grijs.
- In een Excel-tabel kun je geen dynamische functies gebruiken: je krijgt dan de foutmelding #OVERLOPEN! (Engels #SPILL!).
Heb je dit toch nodig? Dan kun je een Excel-tabel altijd terugzetten naar een normaal cellenbereik met de speciale tab Tabelontwerp > Converteren naar bereik.
Saskia Jacobsen is directeur-eigenaar van Toels-PC en helpt bedrijven en vooral hun gebruikers om slimmer en beter met de apps op hun pc te werken. Wekelijks publiceert zij op YouTube een “snelle korte tip” die vaak over Excel gaat.
Meer weten? Volg een van onze Excel-cursussen voor accountants en belastingadviseurs. Kijk op onze site voor meer informatie.
Geef een reactie