Als het gaat om de wetten en vakinhoudelijke regelgeving rond inventariseren is er nogal wat verschil tussen ons en de oosterburen. NV COS 501 verplicht weliswaar de aanwezigheid van de accountant bij de fysieke voorraadopname als deze van materieel belang is, maar biedt volop ontsnappingsclausules. Die voorkomen dat de beroepsgroep de schoenen stoffig moet maken in winkelmagazijnen of warehouses. Uit het Duitse Handelsgesetzbuch§ 240 volgen daarentegen gedetailleerde richtlijnen over hoe te inventariseren en hoe de uitkomsten -zelfs notarieel- vast te leggen. De accountant is daarom altijd en intensief betrokken.
Strategisch belang
Overbodige regeltjes zou je denken, want met goede inventarissoftware is de klus zo te klaren. Toch blijkt juist nu in Duitsland de waarde van accuraat en toekomstvast inventariseren. De Duitse economie zit fors in het slop. Banken zijn uiterst terughoudend en stáán op zekerheden bij het verstrekken van financieringen. Voor bedrijven zelf is lean vooraadbeheer cruciaal. Hun devies is: geen cent te veel in ‘dode’ voorraad en razendsnel kunnen leveren. Van kleine winkeliers tot internationaal opererende industrieën is de voorraad van strategisch belang voor de financierbaarheid en de operationele slagvaardigheid.
De zwaardere Duitse regelgeving zorgt ervoor dat óók accountants meer kennis en advieskracht investeren op dit thema. Bij ondernemingen is het gebruik van intelligente inventarisatiesystemen een factor drie in vergelijking met ons land. Daar plukt men in het huidige economische klimaat de vruchten van. Naar schatting tweemaal zoveel Duitse ondernemingen gebruiken software waarmee, volledig conform de wetgeving, steekproef-inventarisatie toegepast kan worden. Dit voorkomt niet alleen magazijnsluitingen en daarmee verstoring van het proces, maar bespaart bovendien gigantisch op kosten en personeelsinzet. Het valideren van de data ten behoeve van de jaarrekening is de taak van de accountant. Maar de beroepsgroep kan méér betekenen voor de cliënt.
Grote complexiteit
Achter de opslag van voorraad schuilt het netwerk van kosten, baten en risico’s. Dat betreft zowel de fysieke voorraad als opslag, bestel- en leverprocessen, huisvesting en (des)investeringsbeslissingen. Inzicht bieden in deze complexe wereld is de taak van de accountant die zijn adviesfunctie diepgang wil geven. Dat begint bij de keuze om óf jaarlijks eenmalig klassiek te inventariseren volgens de wettelijke opdracht voor het samenstellen van de balans, óf om periodieke steekproeven te nemen die een actueel beeld geven en daarmee méér (bij)sturing mogelijk maken. Neemt men vervolgens genoegen met het oplepelen van ‘kale’ data of worden financiële stromen integraal geanalyseerd zodat procesverbeteringen mogelijk worden? Juist in economisch zwaardere tijden is dit mijns inziens de taak van de mannen en vrouwen met écht financieel inzicht: de accountant. Zéker als banken, financiers en fiscus een gesprekje willen.
Als aanvoerder van een Nederlands-Duits bedrijf zie ik de praktijk in beide landen en ervaar ik waar we kunnen leren van onze grootste handelspartner (en omgekeerd overigens ook). Het weinig glamoureuze voorraadopname is een praktisch en snel implementeerbaar voorbeeld daarvan. Ook zonder de zware regelgeving zoals die in Duitsland bestaat, kunnen Nederlandse ondernemingen slagvaardiger worden. Tenminste, als de accountant hen helpt.
Johan van Hemert is directeur van REMIRA Nederland, een van oorsprong Duitse softwareleverancier gericht op supply chain en omnichannel commerce.
Geef een reactie