Context switching en verlies van focus
Onderzoek van Harvard Business Review (2022) toont aan dat medewerkers gemiddeld 1.200 keer per dag schakelen tussen applicaties, wat resulteert in zo’n 4 uur verloren productiviteit per week. Dit voortdurende schakelen, ook wel context switching genoemd, onderbreekt de concentratie. Na elke onderbreking kost het minuten om volledig te herfocussen.
De werkwijze is herkenbaar: een PDF openen in PDF Reader, relevante bedragen zoeken en selecteren, Alt-Tab naar Excel, de gegevens plakken, terug naar het document, volgende veld zoeken. Dit patroon herhaalt zich honderden keren per dossier. Daarnaast verhoogt handmatige data-invoer het risico op typefouten en inconsistenties.
Het onderliggende probleem? Professionals worden gedwongen hun vertrouwde werkomgeving, Excel, steeds te verlaten om informatie uit brondocumenten te halen. Bij review-werkzaamheden ontbreekt bovendien vaak een directe link tussen de cel in Excel en de onderliggende documentatie. De vraag “waar kwam dit getal vandaan?” kost onnodig extra tijd.
DocSense
DocSense pakt dit probleem naar eigen zeggen aan door brondocumenten naar Excel te brengen, in plaats van andersom. Gebruikers bekijken PDF’s, afbeeldingen en scans direct naast hun werkblad, zonder Excel te verlaten.
De functionaliteit ‘Snap’ maakt het mogelijk om handmatig of met geavanceerde OCR-technologie data uit facturen, screenshots en tabellen te extraheren. Geselecteerde gegevens verschijnen direct in Excel en blijven automatisch gekoppeld aan de exacte locatie in het brondocument. Zero context switching, zero overtypen.
De functie ‘Sense’ gebruikt AI om facturen te scannen en automatisch te koppelen aan Excel-data. Deze functionaliteit is specifiek ontwikkeld voor Test of Details en andere audit-werkzaamheden waarbij grote volumes documenten moeten worden verwerkt.
Traceerbaarheid
Een belangrijk kenmerk van de nieuwe toepassing – zo licht AGTT toe – is de bidirectionele link tussen Excel-cellen en brondocumentatie. Gebruikers kunnen met één klik vanuit een cel in het werkblad terugnavigeren naar de exacte locatie in het brondocument, en vice versa. Deze functionaliteit sluit volgens de inititatiefnemers aan bij de toenemende aandacht voor documentatie en controleerbaarheid, zoals recent benadrukt in het AFM-rapport over beheerst gebruik van audit-tooling.
Vergelijkbare oplossingen op de markt kosten volgens AGTT al snel €80 tot €100 per gebruiker per maand. ‘DocSense biedt dezelfde kernfunctionaliteit vanaf €9,99 per gebruiker per maand. Professionele documentverwerking hoeft geen enterprise-budget te vereisen.’
Geef een reactie