Toch besteden accountants, notarissen, advocaten en assuradeuren nog altijd verrassend veel tijd aan handmatige documentverwerking. Dat kan sneller. Veel sneller.
De verborgen kosten van documentafhandeling
De meeste professionals herkennen het wel. Een document wordt opgesteld, opgeslagen, als PDF verstuurd, handmatig ondertekend, teruggestuurd, gecontroleerd, opnieuw opgeslagen en uiteindelijk gearchiveerd. Op papier lijkt iedere stap logisch. Maar opgeteld ontstaat een proces waarin veel tijd verloren gaat aan administratieve handelingen die weinig waarde toevoegen.
Onderzoek van McKinsey laat zien dat kenniswerkers gemiddeld bijna 20% van hun werktijd besteden aan het zoeken naar en verzamelen van informatie. Dat komt neer op ongeveer één werkdag per week. Andere publicaties laten zien dat medewerkers dagelijks veel tijd kwijt zijn aan het terugvinden van documenten, e-mails en de juiste versies van bestanden.
Voor beroepsgroepen waar declarabele uren centraal staan, is dat een kostbare realiteit.
Digitaliseren is niet hetzelfde als optimaliseren
Veel organisaties hebben inmiddels afscheid genomen van papier. Contracten worden in Word opgesteld en als PDF verzonden. Toch betekent dat niet automatisch dat het proces efficiënt is.
In de praktijk zien we vaak dat digitale documenten nog steeds worden behandeld alsof het papieren documenten zijn. Je maakt een PDF, verstuurt deze per e-mail, wacht op een reactie, controleert handmatig of alles retour is gekomen en slaat het document vervolgens op in een dossier.
Het papier is verdwenen, maar de handmatige werkzaamheden zijn gebleven. Juist daar valt de grootste winst te behalen.
Begin bij slimme sjablonen
Een snelle documentafhandeling begint niet bij ondertekenen, maar bij het opstellen van documenten. Veel contracten, overeenkomsten en verklaringen bevatten grotendeels dezelfde inhoud. Toch worden ze vaak telkens opnieuw opgebouwd of aangepast. Dat vergroot niet alleen de kans op fouten, maar kost ook onnodig veel tijd.
Door gebruik te maken van centrale templates ontstaat meer uniformiteit. Clausules zijn altijd actueel, huisstijl blijft consistent en je hoeft niet telkens opnieuw het wiel uit te vinden. Een goed ingericht templatesysteem zorgt ervoor dat documenten sneller beschikbaar zijn én inhoudelijk consistenter worden.
Ondertekenen zonder e-mailverkeer
De volgende vertraging ontstaat vaak rondom het ondertekenproces.
Veel organisaties sturen documenten nog steeds als bijlage per e-mail. Vervolgens ontstaat een stroom aan reacties:
- “Kun je de laatste versie nogmaals sturen?”
- “Ik ben de e-mail kwijtgeraakt.”
- “Heb je mijn ondertekende versie ontvangen?”
Naast tijdverlies brengt dit ook risico’s met zich mee. Contracten bevatten vaak vertrouwelijke gegevens over cliënten, dossiers, ondernemingen of transacties. E-mail is niet de meest veilige manier om dergelijke informatie uit te wisselen en kent AVG-risico’s.
Met een digitaal ondertekenproces wordt het document via een beveiligde omgeving aangeboden. De ontvanger krijgt een uitnodiging, kan direct, rechtsgeldig, ondertekenen en het document blijft gedurende het hele proces centraal beschikbaar.
Dat levert niet alleen gemak op voor de ontvanger, maar ook voor de verzender. Je ziet direct wie heeft geopend, wie heeft ondertekend en welke acties nog openstaan. Er hoeft niet meer te worden nagebeld of gezocht in mailboxen.
Altijd inzicht in de status
Een veel onderschat voordeel van digitale documentstromen is transparantie. In traditionele processen ontstaat regelmatig onduidelijkheid. Ligt het document nog bij de cliënt? Heeft de medeondertekenaar al gereageerd? Is de laatste versie wel gebruikt? Door documenten centraal te beheren ontstaat realtime inzicht in de voortgang.
Voor accountants, notarissen, advocaten en assuradeuren betekent dit sneller zicht op nog openstaande contracten en documenten. Daarbij kunnen collega’s notities maken die intern zichtbaar zijn, zoals “cliënt is op vakantie, tekent over twee weken”.
Het kan worden aangevuld met automatische herinneringen. Deze stappen voorkomen vertraging én maken het eenvoudiger om tijdig opvolging te geven.
Automatisch archiveren: de laatste stap wordt vaak vergeten
Zelfs wanneer documenten digitaal worden opgesteld en ondertekend, blijft archivering vaak een administratieve taak. Je downloadt het ondertekende document, slaat het lokaal op en plaatst het vervolgens in een dossier- of documentmanagementsysteem. Juist die laatste stap zorgt regelmatig voor fouten. Bestanden raken zoek, worden verkeerd opgeslagen of belanden in meerdere versies binnen verschillende systemen.
Slimme koppelingen kunnen dit proces volledig automatiseren. Zodra alle partijen hebben ondertekend, wordt het document automatisch opgeslagen in het juiste dossier binnen bijvoorbeeld een DMS, CRM of praktijkmanagementsysteem. Hierdoor ontstaat één bron van waarheid en hoeft niemand meer handmatig documenten te verplaatsen.
Van dagen naar minuten
De grootste winst ontstaat wanneer alle stappen op elkaar aansluiten. Een document wordt automatisch gegenereerd vanuit een template, digitaal aangeboden ter ondertekening, gevolgd via een centrale workflow en na afronding automatisch gearchiveerd. Wat vroeger bestond uit meerdere handmatige handelingen, e-mails en controles, verloopt dan grotendeels automatisch.
Afhankelijk van het proces zien organisaties hierdoor doorlooptijdreducties tot wel 90 procent. Een document dat voorheen verspreid over een dag of zelfs meerdere dagen werd afgehandeld, kan in veel gevallen binnen enkele minuten volledig verwerkt zijn.
Dat levert niet alleen tijdswinst op. Het verhoogt ook de kwaliteit, verkleint de foutkans en zorgt voor een betere ervaring voor cliënten, zoals je in dit voorbeeld van BG.legal kunt lezen.
De echte vraag
De vraag is niet of jouw documenten digitaal zijn. De vraag is hoeveel overbodige handelingen er nog tussen het opstellen en archiveren van een contract zitten. Want juist daar ligt vaak de snelste route naar meer efficiëntie, lagere kosten en betere dienstverlening.
Ben je benieuwd hoe je dit kunt realiseren?
Spreek met een specialist die jouw sector kent. Die laat zien hoe het werkt en rekent samen met je uit hoeveel tijd en kosten je kunt besparen.
Geef een reactie