Formulieren worden automatisch voor je ingevuld, declaraties worden in het systeem gezet en je krijgt suggesties voor favoriete restaurants op het moment dat je weer op zakenreis gaat. Het klink bijna alsof je een persoonlijke assistent hebt, maar het gaat hier ‘slechts’ om bedrijfssoftware voor dagelijks gebruik. Huidige technologie maakt het allemaal mogelijk. Hoe komt dergelijke gebruiksvriendelijke software tot stand?
Bij het ontwerpen van software is het belangrijk om goed te luisteren naar de behoeften van de gebruiker, want dat moet het startpunt zijn. Wat vraagt de werknemer van de software en hoe kunnen die vragen worden beantwoord? Het is belangrijk dat deze communicatie verloopt zoals dat ook in menselijke interactie zou gaan: in begrijpelijke mensentaal, zodat de gebruiker achteraf niet met vragen achterblijft.
Is een interface wel nodig?
Het helpt enorm als je de gebruiker daarbij niet opzadelt met erg veel keuzemogelijkheden. Is het überhaupt wel nodig om aan hem een user interface te tonen? Want de beste oplossingen worden gepresenteerd voordat een vraag is gesteld of de behoefte is ontstaan. Door data op een slimme manier te combineren, wordt het mogelijk voorspellingen te doen. Ter illustratie: een manager of consultant heeft bepaalde wensen of gebruiken tijdens zijn zakenreizen. Door de locatiegegevens te gebruiken, kan de software bepalen hoe vaak hij reist, waar hij graag verblijft en welk restaurant de voorkeur heeft. De software weet hoe werknemers daar naartoe reizen en dus ook hoe ze weer terug kunnen komen.
Tijdrovende invuloefeningen
Het combineren van deze gegevens leidt ertoe dat bedrijfsapplicaties ‘leren’ en voorspellingen kunnen doen op basis van dit gedrag. Wanneer die data bijvoorbeeld wordt gepresenteerd in een ingevuld declaratieformulier, hoeft de gebruiker slechts te kiezen uit de opties ‘goedkeuren’, ‘afwijzen’ of ‘aanpassen’. Dat betekent het einde van onnodig uitgebreide rasters, complexe workflows en tijdrovende invuloefeningen. Het grootste voordeel is wellicht nog de compleet andere ervaring voor iedere werknemer, die is afgestemd op de persoonlijke context zoals het gebruik van het apparaat, de individuele behoefte en de persoonlijke of bestaande gegevens. Is bovenstaande je nog een beetje vaag? Vergelijk het dan met Tesla. Deze elektrische auto stelt de navigatie in op basis van je eerdere gedrag. Zo hoef je niet te stoeien met de knoppen van de navigatie om je weg naar huis in te stellen aan het begin van de avond.
Alleen nog maar relevante informatie op het scherm
Met de huidige technologie is het mogelijk om de gebruiksvriendelijkheid zo te regelen dat eenvoudige repetitieve taken worden geautomatiseerd, waardoor de werknemer meer tijd over houdt om zich te concentreren op zijn werk. Maar het betekent niet dat er nooit meer een user interface nodig is. Wanneer die toch nodig blijkt te zijn, krijgen gebruikers tegenwoordig alleen relevante informatie te zien. Is dat niet verfrissend? De gebruiker hoeft daarbij alleen maar de benodigde gegevens in te voeren. Niet-relevante data en functionaliteit krijg je niet meer te zien op het scherm, maar dit wordt verplaatst of zelfs verwijderd. Zo blijft een interface eenvoudig en prettig werkbaar, doordat de communicatie soepel verloopt.
Instructieboekje
Software hoort daarbij dicht bij de belevingswereld van de gebruiker te staan. Dat houdt in dat de lay-out van iedere pagina begrijpelijk, eenvoudig te gebruiken en intuïtief moet zijn. De interactie verloopt op een natuurlijke manier omdat het met hetzelfde tempo gaat als menselijk gedrag. De gebruiker kan de software bij wijze van spreken ‘voelen’ omdat veranderingen en bewegingen te zien zijn op het scherm, zodat hij weet wat hij moet doen zonder dat hij een bladzijde van het instructieboekje heeft gelezen.
Fijne collega
Het bovenstaande klinkt wellicht als toekomstmuziek, maar dat komt waarschijnlijk omdat dit niet mogelijk was met bedrijfssoftware uit het verleden. Maar door de huidige technologie worden werknemers gesteund om hun taken nog beter uit te voeren, op een nette en respectvolle manier. Ze krijgen zelfs het gevoel dat ze worden begrepen, omdat de juiste antwoorden op het juiste moment worden getoond. Zo voelt het werken met deze software eigenlijk net als het werken met een hele fijne collega.
Edo-Jan Meijer Creative Manager Unit4 Reageren? Edo-Jan.Meijer@unit4.com
Deze blog is eerder verschenen in de E-Novation4U-krant van mei 2015 van UNIT4
Geef een reactie