Het is alweer bijna voorbij: de vierdaagse van Nijmegen. Een interessant fenomeen waarbij 40.000 mensen zichzelf uitdagen en misschien wel pijnigen. Of zouden ze ook genieten van de tocht? Één ding is zeker, als ze niet gaan lopen komen ze nergens en valt er niks te vieren na afloop.
Zo is het ook met procesoptimalisatie. Je kunt er eindeloos over discussiëren of je zet de stip op de horizon en begint ermee.
De stip op de horizon
Eerst die stip maar eens bepalen door te kijken naar de actuele marktontwikkelingen.
Met de komst van de nieuwe regelgeving rondom micro-entiteiten is er een interessante dimensie aan uw ‘vierdaagse’ toegevoegd. De jaarrekening, als we die nog zo mogen noemen voor een dergelijke ondernemingsvorm, wordt immers een zeer beperkt stuk dat waarschijnlijk met weinig inspanning uit ieder willekeurig boekhoudpakket kan worden geproduceerd. Het vervallen van de wettelijke plicht tot het maken van een uitgebreide jaarrekening voor een flink deel van uw klanten is een ingrijpende ontwikkeling. Dat gaat uiteraard op korte termijn al invloed hebben op uw proces maar meer nog wellicht op uw verdienmodel. Goed moment om eens met een frisse blik naar uw bestaansrecht te kijken en uw processen en diensten tijdig aan te passen op deze nieuwe ontwikkelingen.
Bijvoorbeeld door niet een jaarrekening te leveren maar actuele stuurinformatie. Aangevuld met een goede businesscoach die weet wat er speelt in de branche en continu meekijkt op procesniveau met de ondernemer. En/of aangevuld met een proactieve fiscalist die direct meeschakelt op de actuele ontwikkelingen. Wellicht uw stip op de horizon.
En om maar even de parallel te trekken met de vierdaagse: Het loopt een stuk doelgerichter en prettiger als je weet hoe het is op de Via Gladiola, die – druk bevolkt – na vier dagen als beloning wacht.
De voorbereiding
Zomaar een vierdaagse uitlopen, tja er zijn mensen die dat kunnen, maar de meesten moeten er toch wel een kilometertje of vierhonderd voor trainen voordat ze de eindstreep halen. De juiste uitrusting is ook zo’n dingetje: topkwaliteit schoenen, sokken en kleding voor allerlei weersomstandigheden zijn wel goede randvoorwaarden om de kans op succes te vergroten. Weersverwachting per dag goed analyseren en zorgen voor tijdige ravitaillering en rustpauzes, liefst gefaciliteerd door sponsoren horen er ook bij. Gemotiveerde loopmaatjes om mee te teamen completeren het geheel en maken het een stuk leuker om successen mee te vieren. Daarnaast zijn ervaren teamleden waardevol als ervaringsdeskundige, ze slepen je er doorheen op de moeilijke momenten.
Sponsoren vanuit een visie
Als we de parallel met procesoptimalisatie trekken, eerst maar eens beginnen met de sponsoren.
Wie zijn de sponsoren van het project en wat is hun belang om het proces te optimaliseren? In de meeste gevallen praten we over de partners van het kantoor. Hun eerste belang is niet zelden rendementsverbetering, kort daarachter gevolgd door efficiency. Procesoptimalisatie met als enige doel efficiency is echter op voorhand een kansloos project. Medewerkers saneren zichzelf namelijk niet zomaar weg.
De vraag die eigenlijk door sponsoren gesteld moet worden: Hoe kunnen we de toegevoegde waarde van onze diensten voor de klant vergroten? Het is net als de organisatie van de vierdaagse, het gaat er niet om dat mensen kunnen wandelen – dat kun je immers overal doen – het gaat om de unieke ervaring, de betrokkenheid, de beleving, succes en pijn kunnen delen met elkaar. Daarom lopen mensen jaar na jaar de vierdaagse met veel plezier. Het gaat niet om de jaarrekening als product maar om de beleving die de klant bij uw kantoor heeft als betrokken organisatie voor zijn onderneming. Hoe je dat met elkaar invult, dat is de visie die vanuit de sponsoren moet komen.
Teamen
Samen (meer) waarde toevoegen voor de klant is het doel. Dat vraagt om mensen met diepgaande proceskennis aangevuld met IT’ers die weten hoe het proces vertaald kan worden naar softwareoplossingen. Mensen die gemotiveerd zijn om continu energie te stoppen in verbetering en verandering liggen echter niet voor het oprapen binnen de meeste organisaties. Ervaringen uit het verleden zitten hier nog wel eens behoorlijk in de weg. Been there, done it, doesn’t-work-syndroom heet dat. Omdenken, power to the people on the floor is het devies. Zij weten wat er speelt en wat er anders moet. Laat medewerkers het marstempo naar het vooraf bepaalde einddoel mede bepalen en vier elke tussenetappe. Daarmee ontstaat vanzelf de motivatie binnen het team en de wil om te blijven wandelen op de moeizame weg van de verandering.
Analyseren
Was het nou Budha of Confusius die de uitspraak deed: “Als je niet weet waar je staat en niet weet waar je heen wilt, moet je niet gaan lopen”. In elk geval past die als een handschoen bij een procesoptimalisatieproject. Eerst het doel bepalen, dán weten waar je nu staat door grondig te meten en te analyseren, en pas dán gaan veranderen. Dat is de basis voor succesvol optimaliseren. Stel je voor dat we op de vierdaagse geen afspraak over start en finish per dag zouden maken en dat iedereen zijn eigen route zou gaan lopen. Lekker zooitje zou het worden. Het bijhouden hoeveel uitvallers er per dag zijn en wie de finish wel en niet gehaald hebben, is een mooi voorbeeld van een heldere KPI om het succes van de deelnemers te meten. Stelt u zich eens voor dat u niet weet wat uw huidige doorlooptijd per proces is of hoeveel u per klant verdient. Dan wordt de onderbuik ineens het enige stuurmiddel bij uw verandering. Dat is precies waar het mis gaat. Immers, veranderen roept emoties bij mensen op, positieve maar ook zeker negatieve (weerstand). De discussie voeren op basis van onomstotelijke gemeten feiten maakt het ineens een stuk makkelijker om die emoties te kanaliseren richting het gemeenschappelijke doel.
Kleine Cruijffiaanse wijsheid daarbij: “De waarheid is nooit precies zoals je denkt dat hij zou zijn.”
Pas dus op met vooringenomen stellingen waardoor u dingen niet al vooraf in betonnen stellingen gaat gieten. Zou niet de eerste keer zijn dat we een vennoot vol overtuiging horen zeggen: ”Het kan hier niet efficiënter.” Eerst maar eens naar de feiten kijken is een wijs devies.
Training
Net als op de vierdaagse neem je een rugzak met bagage mee. Niet te veel, maar ook niet te weinig. Wat stop je erin? Water en iets te eten? Of regel je dat onderweg? Pleisters en een naaldje voor de blaren of stop je bij een blarenpost? Een kaartje met de route of loop je met de meute mee? Allemaal vragen die je alleen kunt beantwoorden met de juiste ervaring vanuit een training.
Prima idee om je een bewezen procesoptimalisatietechniek eigen te maken zoals Lean Six Sigma.
Daarna oefenen en aan de slag met gereedschap zoals projectcharters, vsm-mapping, Sipoc diagrammen en brownpapersessies voor een duidelijk gedefinieerd proces. Het team klaarstomen voor het echte werk dus. Kilometers maken voordat je aan de duurloop begint.
Ten slotte
Voordat we het vergeten, verandering is vooral FUN! U krijgt gemotiveerdere medewerkers, tevreden klanten, meer omzet. Meer omzet? hoor ik u denken? Minder bedoel je toch? Nee, meer dus! U krijgt minder afboekingen. U zit korter op de bal, dus u krijgt meer kansen om mee te denken met de klant. Klanten zien u als een sparringpartner in plaats van een kostenpost. U ruilt saaie uren in voor leuke klussen. Allemaal effecten van een goed uitgevoerde transformatie vanuit de kernvraag:
Hoe kunnen we de toegevoegde waarde van onze diensten voor de klant vergroten?
En vooral allemaal redenen om met elkaar een feestje te vieren, want wat leuk is moet leuk blijven. Anders wordt het een lange wandeling.
Wat we bij Full•Finance hebben gedaan om u kennis te laten maken met het effect van procesoptimalisatie? We hebben een vierdaagse bedacht rondom het thema Veranderen op basis van Lean Six Sigma. Vier keer een halve dag een deelproject/-proces aanpakken om te ervaren wat de meerwaarde is van procesoptimalisatie, zeg maar gerust: een oefenwandeling. Daarnaast hebben we dashboards beschikbaar waarmee u snel inzicht krijgt in de actuele werking van uw proces.
En als we u nu zouden vragen of u met ons de mini-vierdaagse gaat lopen, wat is dan uw antwoord? Wij zeggen: let’s start walking!
Jack van Crooij
Tonny Dirkx
Geef een reactie