Alley-Oop, het workflow managementplatform voor accountants- en administratiekantoren, is weer een stap dichterbij. Een succesvolle ketentest maakte zichtbaar hoe handig het is als processen en applicaties naadloos met elkaar gekoppeld zijn. Na de zomer wordt het platform gelanceerd.
Alley-Oop is een workflowmanagementsysteem, dat processen en applicaties optimaal en flexibel op elkaar aan laat sluiten, waarbij de pakketten elkaar onderling verrijken. Vier software(advies)bedrijven – CaseWare Nederland, PinkWeb, Change to Comm en Full•Finance Consultants – werken samen met acht pilotkantoren aan de ontwikkeling van het platform. Alley-Oop wordt gebouwd als een open platform. Daardoor kan er straks volledig gekoppeld en geïntegreerd worden door de huidige deelnemende softwareleveranciers, maar later ook door partijen die nu nog geen deel uitmaken van het initiatief.
Informatieuitwisseling
Gerard Huis in ’t Veld, eigenaar/directeur van PinkWeb, leverancier van het klantenportaal Cliënt Online, waarin accountants online samenwerken met hun klanten: ‘Wij vinden het belangrijk om ons pakket Cliënt Online zo goed mogelijk te laten aansluiten op het primaire proces van de accountant. Dat is ook de reden dat wij standaard meer dan 60 koppelingen hebben, met zo’n beetje alle pakketten die er in de accountancy toe doen. Het is belangrijk dat handelingen, zoals het uitwisselen van documenten of het verkrijgen van handtekeningen of documenten, zo soepel en efficiënt mogelijk verlopen. Wij zien in Alley-Oop een mooie manier om de digitale communicatie met de klant te verbeteren en vergemakkelijken. In onze workflows zitten altijd een paar stappen waarin de klant iets moet doen, zoals reviewen of aanleveren. Dat faciliteren wij in ons klantenportaal. Cliënt Online is daarmee dus een nuttige toevoeging aan Alley-Oop. Andersom biedt Alley-Oop ons een prachtige kans om op een generieke manier informatie uit te wisselen tússen die systemen.’
Idealiter kan in de ogen van Huis in ’t Veld straks in elk pakket, dat op Alley-Oop aangesloten is, bekeken worden welke informatie beschikbaar is, in welk systeem en welke vervolgstap gezet moet worden. Alley-Oop fungeert daarbij volgens hem als een regisseur die zorgt dat de gegevens op de juiste plaats beschikbaar zijn. ‘Ik denk niet dat we dat binnen een jaar bereikt hebben, maar het is wel iets waar we naar streven. Net zoals het onze opdracht is om andere softwareleveranciers te enthousiasmeren en bij het platform te betrekken. Zelfs als nieuwe toetreders concurrenten zijn van de huidige deelnemers. Het wordt pas een succes als ook andere softwareleveranciers en kantoren meedoen. Dan komt het platform pas optimaal tot z’n recht.’
Dichter tegen elkaar aan
Volgens Huis in ’t Veld past Alley-Oop in een trend in de wereld van softwareontwikkeling, waarin uiteenlopende leveranciers dichter tegen elkaar aan kruipen. ‘Je ziet dat ze de klant niet meer op een verkeerde manier aan zichzelf willen binden, maar dat liever doen door het beste product te leveren. Als software op z’n eigen merites beoordeeld wordt en de klant kiest voor de oplossing die het best bij zijn behoefte en organisatie past, dan horen daar ook adequate koppelingen bij met andere pakketten. Op deelgebieden zie je topproducten ontstaan. Alley-Oop probeert de olie te zijn tussen de verschillende topinitiatieven, een heel mooi doel.’
Henk Aardoom van Full•Finance Consultants onderschrijft de ontwikkeling die Huis in ’t Veld schetst. ‘Je ziet dat leveranciers de keus maken om goed te zijn op het gebied waarop ze zich specialiseren. Ik zie eerder een ontwikkeling waarbij ze minder breed gaan werken dan dat ze verbreden. Er is steeds meer acceptatie in de markt dat elk kantoor met best of breed wil werken. De ontwikkeling in de softwareindustrie is dat het aan elkaar verbinden van deeloplossingen gemakkelijker is geworden, doordat er betere standaarden zijn om pakketten met elkaar te verbinden. Focus, daar draait het om. Binnen die ontwikkeling past Alley-Oop.’
Succesvolle ketentest
In de vorige uitgave van CaseWare Magazine deden we uit de doeken hoe de betrokken partijen aan de vooravond stonden van een agile traject met korte sprints van drie weken, waarin snel resultaten geboekt moesten worden. De partners deden dat samen met vertegenwoordigers van acht accountantskantoren. Na drie (in plaats van de geplande vier) sessies kwamen de deelnemers tot een eerste definitie van de workflow van het samenstelproces. ‘Op 16 december hebben we die fase afgesloten met een ketentest, om de workflow aan de deelnemers van de pilot te laten zien. Ze konden voor het eerst meemaken dat de processtappen in Alley-Oop automatisch werden geüpdatet via koppelingen met de softwarepakketten Cliënt Online van PinkWeb, Auditcase van Change to Comm en CaseWare Samenstel Manager,’ blikt Aardoom terug. De ketentest liep voor 95 procent succesvol. ‘Die 5 procent, dat waren nog een paar dingen die we konden optimaliseren. Praktische zaken die nog net iets slimmer konden en die het de aan te sluiten leveranciers makkelijker maken tegen het koppelvlak aan te programmeren. En we misten een en ander, bijvoorbeeld een eenvoudige manier om een ander pakket volledig inzicht te geven in de proceshistorie. Dat is wel wat je wilt kunnen bieden aan de gebruikers. Verder is nog wat meer intelligentie ingebouwd om de pakketten eenvoudig te laten aansluiten.’
Productieomgeving
De samenwerking met de pilotkantoren kwam vervolgens even stil te liggen, vanwege de piek in de werkzaamheden aan het begin van het jaar. Maar achter de schermen ging het werk aan Alley-Oop gewoon door. De eerste kantoren zijn inmiddels gestart in de productieomgeving. De leveranciers hebben hun eigen koppelvlakken klaar. En er zijn gesprekken gevoerd met potentiële deelnemers, zoals een leverancier van planningsoftware. Want planning, dat is volgens Aardoom wel een ‘dingetje’ in de accountancy. Huis in ’t Veld ziet ook dat perspectief: ‘Ik denk dat we met Alley-Oop op termijn een platform hebben dat niet alleen het proces regisseert terwijl het bezig is en dat terugkijkt naar wat er gebeurd is, maar dat ook de mogelijkheid biedt om een stap vooruit te maken in de zin van prognoses en planning.’
Ontsnipperen
Tot nu toe is het volgens Huis in ’t Veld vooral gegaan over efficiency, en nog weinig over nieuwe of andere proposities. Maar volgens hem zijn die er zeker met AlleyOop:’Koppelingen werken niet meer uitsluitend één op één tussen pakketten, maar het wordt ook mogelijk voor pakketten om in verschillende fases van het proces aan te haken op informatie-uitwisseling. Nu betreft het nog allemaal losse stukjes informatie. Maar als die, in een werkproces dat ook nog eens verbonden is met klanten, bij elkaar komen, krijgen die losse informatiebrokjes in hun geheel meer waarde. Wat je eigenlijk doet is ontsnipperen.’ Aardoom: ‘Zo kun je als deelnemer verbanden leggen die vaak in de deelsystemen niet gelegd kunnen worden. Dat leidt tot nieuwe mogelijkheden, met name op het gebied van advieskansen.’ Na de zomer kan Alley-Oop ‘live’, zeggen Aardoom en Huis in ‘t Veld. De verwachting is dat het ook daarna nog snel doorrolt. ‘De basisfunctionaliteit staat. De ingewikkeldste workflows hebben we het eerst gedaan. We krijgen steeds meer ervaring, waardoor we sneller meters kunnen maken om de hoeveelheid workflows op te voeren.’
Fiscale werkproces
De afgelopen periode is gewerkt aan de ontwikkeling van de fiscale component van Alley-Oop. Dat stond als volgend deelproces op de rol. Aardoom: ‘Niet één van de huidige initiatiefnemers is een fiscale leverancier, dus krijgen we automatisch te maken met potentiële toetreders. Er zijn veel gesprekken geweest met leveranciers die spontaan belangstelling toonden. Zij zeiden in meerderheid: wij vinden het een mooi initiatief en als jullie toe zijn aan het proces waar onze organisatie een rol in kan spelen, willen we graag meewerken.’
Geef een antwoord