Dat beeld komt opnieuw in de top 30 van accountantskantoren naar voren. Het zijn kantoren die er misschien niet altijd in slagen om dubbel digit groeicijfers te laten zien, maar wat je wel ziet, is dat de productiviteit van zo’n kantoor groeit. Een sleutel daartoe is procesoptimalisatie. Dat begint bij het bepalen waar je met een kantoor naartoe wilt en vervolgens de zoektocht en de weg naar hoe een slimmer kantoor eruitziet.
Eerst die stip op de horizon maar eens bepalen door te kijken naar de actuele marktontwikkelingen. Met de komst van de nieuwe regelgeving rondom micro-entiteiten is er een interessante dimensie aan uw zoektocht toegevoegd. De jaarrekening, als we die nog zo mogen noemen voor een dergelijke ondernemingsvorm, wordt immers een zeer beperkt stuk dat waarschijnlijk met weinig inspanning uit elk vrijwel willekeurig boekhoudpakket kan worden gereproduceerd. Het vervallen van de wettelijke plicht tot het maken van een uitgebreide jaarrekening voor een flink deel van uw klanten is een ingrijpende ontwikkeling. Dat gaat uiteraard op korte termijn al invloed hebben op uw proces, maar meer nog wellicht op uw verdienmodel. Goed moment om eens met een frisse blik naar uw bestaansrecht te kijken en uw processen en diensten tijdig aan te passen op deze nieuwe ontwikkelingen.
Stuurinformatie
Bijvoorbeeld door niet een jaarrekening te leveren, maar actuele stuurinformatie. Aangevuld met een goede businesscoach die weet wat er speelt in de branche en die continu meekijkt op procesniveau met de ondernemer. En/of aangevuld met een (pro)actieve fiscalist die direct meeschakelt op de actuele ontwikkelingen. Wellicht uw stip op de horizon. En om maar even de parallel te trekken met de zoektocht: Het loopt een stuk doelgerichter en prettiger als je je stip op de horizon hebt benoemd.
Sponsoren vanuit een visie
Wie zijn de sponsoren van het project en wat is hun belang om het proces te optimaliseren? Wie zijn de mensen die zich met volle overtuiging voor dit traject van procesoptimalisatie inzetten? In de meeste gevallen praten we over de partners van het kantoor. Hun eerste belang is niet zelden rendementsverbetering, kort daarna gevolgd door efficiency. Procesoptimalisatie met als enige doel efficiency is echter op voorhand een kansloos project. Medewerkers saneren zichzelf namelijk niet zomaar weg. Dat betekent dat projectoptimalisatie zonder directe betrokkenheid van de medewerkers niet echt veel kans van slagen heeft.
De vraag die gesteld moet worden
De vraag die eigenlijk gesteld moet worden: hoe kunnen we de toegevoegde waarde van onze diensten voor de klant vergroten? Het is net als de organisatie van de sportevent; het gaat om de unieke ervaring, de betrokkenheid, de beleving, succes en pijn kunnen delen met elkaar. Daarom werken mensen samen. Het gaat niet om de jaarrekening als product, maar om de beleving die uw klant heeft bij uw kantoor als een betrokken organisatie voor zijn onderneming. Hoe je dat met elkaar invult? Bij zo’n sportevenement moet die visie vanuit de sponsoren komen.
Teamen
Samen (meer) waarde toevoegen voor de klant is het doel. Dat vraagt om mensen met diepgaande proceskennis, aangevuld met IT’ers die weten hoe het proces vertaald kan worden naar softwareoplossingen. Mensen die gemotiveerd zijn om continu energie te stoppen in verbetering en verandering zijn binnen de meeste organisaties meestal niet massaal aanwezig. Ervaringen uit het verleden zitten hier nog wel eens behoorlijk in de weg. Been there, done it, doesn’t-work-here-syndroom heet dat. Omdenken, power to the people on the floor, is het devies. Zij weten wat er speelt en wat er anders moet. Laat medewerkers het marstempo naar het vooraf bepaalde einddoel mede bepalen en vier elke tussenetappe. Daarmee ontstaat vanzelf de motivatie binnen het team en de wil om te blijven wandelen op de moeizame weg van de verandering.
Analyseren
Was het nou Boeddha of Confucius die de uitspraak deed: ‘Als je niet weet waar je staat en niet weet waar je heen wilt, moet je niet gaan lopen’. In elk geval past die als een handschoen bij een procesoptimalisatieproject. Eerst het doel bepalen, dán weten waar je nu staat door grondig te meten en te analyseren en pas dán gaan veranderen. Dat is de basis voor succesvol optimaliseren.
Stel je voor dat we voor een marathon geen afspraak over start en finish zouden maken en dat iedereen zijn eigen route zou gaan lopen. Lekker zooitje zou het worden. Het bijhouden hoeveel uitvallers en wie de finish wel en niet gehaald hebben, is een mooi voorbeeld van een heldere KPI om het succes van de deelnemers te meten. Stelt u zich eens voor dat u niet weet wat uw huidige doorlooptijd per proces – jaarrekening samenstellen, fiscale aangiften invullen – is. Of dat u niet weet hoeveel u per klant verdient. Dan wordt de onderbuik ineens het enige stuurmiddel bij uw verandering.
Dat is precies waar het mis gaat. Immers, veranderen roept emoties bij mensen op, positieve maar ook zeker negatieve (weerstand). De discussie voeren op basis van onomstotelijk gemeten feiten maakt het ineens een stuk makkelijker om die emoties te kanaliseren richting het gemeenschappelijke doel. Kleine Cruijffiaanse wijsheid daarbij: ‘De waarheid is nooit precies zoals je denkt dat hij zou zijn.’
Pas dus op met vooringenomen stellingen waardoor u dingen al vooraf in betonnen stellingen gaat gieten. Het zou niet de eerste keer zijn dat we een vennoot vol overtuiging horen zeggen: ‘Het kan hier niet efficiënter.’ Eerst maar eens naar de feiten kijken is een wijs devies.
Uitrusting en training
Net als voor een lange wandeltocht neem je een rugzak met bagage mee. Niet te veel, maar ook niet te weinig. Wat stop je erin? Water en iets te eten? Of regel je dat onderweg? Pleisters en een naaldje voor de blaren? Een kaartje met de route of loop je met de meute mee? Allemaal vragen die je alleen kunt beantwoorden met de juiste ervaring vanuit een training. Prima idee om je een bewezen procesoptimalisatietechniek eigen te maken, zoals Lean Six Sigma. Daarna oefenen en aan de slag met gereedschap, zoals: projectcharters, vsm-mapping, Sipoc-diagrammen en brownpapersessies voor een duidelijk gedefinieerd proces. Het team klaarstomen voor het echte werk dus. Kilometers maken voordat je aan de duurloop begint.
Ten slotte
Voordat we het vergeten, verandering is vooral FUN! U krijgt sterker gemotiveerde medewerkers, tevreden klanten, meer omzet. Meer omzet, hoor ik u denken? Minder bedoel je toch? Nee, meer dus! U krijgt minder afboekingen. U zit korter op de bal, dus u krijgt meer kansen om mee te denken met de klant. Klanten zien u als een sparringpartner in plaats van een kostenpost. U ruilt saaie uren in voor leuke klussen. Allemaal effecten van een goed uitgevoerde transformatie vanuit de kernvraag: hoe kunnen we de toegevoegde waarde van onze diensten voor de klant vergroten? En vooral allemaal redenen om met elkaar een feestje te vieren, want wat leuk is, moet leuk blijven. Anders wordt het een lange wandeling.
Jack van Crooij is verbonden aan Refl@ction, Tonny Dirkx is verbonden aan Full Finance.
Geef een reactie