Declaraties afhandelen is niemand’s favoriete bezigheid. Belangrijker nog: je wilt dat werknemers hun tijd besteden aan hun core reponsibilities, niet aan tijdrovende administratieve zaken zoals declareren.
Efficiency is belangrijk om de winstgevendheid te verhogen. Automatisering is al in veel aspecten van jouw bedrijf doorgevoerd, maar in het declaratieproces liggen voor veel organisaties nog kansen. In dit artikel 6 tips van SRXP om het declaratieproces efficiënter te maken.
- Declareer in de cloud
Werken in de cloud wordt door steeds meer bedrijven omarmd. In ieder geval is er geen bedrijf meer dat nog zijn boekhouding op papier voert. Waarom wordt er nog wel gedeclareerd via papieren formulieren die vervolgens worden overgetypt in de boekhouding? Een efficiënt declaratieproces begint met digitalisering. Dit is het startpunt voor verdere procesoptimalisatie in declaratiemanagement.
- Sla bonnen digitaal op met een declaratie app
Bij een declaratieproces in de cloud hoort een declaratie app. Met deze app worden bonnen gefotografeerd en opgeslagen in de digitale declaratie-inbox. Zo raken bonnetjes niet meer kwijt en is de boekhouding altijd compleet. De finance afdeling hoeft niet meer achter bonnen aan te jagen en de declarant is er zeker van dat het geld wordt terugbetaald. De meer complete declaratie-apps hebben daarnaast Google Maps geïntegreerd, zodat kilometerdeclaraties ook eenvoudig worden gerapporteerd. Afhankelijk van de organisatie kan het ook belangrijk zijn dat uren en diensten geregistreerd kunnen worden in de app. Het is ook belangrijk dat de declaratie app werkt als er even geen internet is (bijvoorbeeld in het buitenland) én dat de app beschikbaar is voor elke smartphone (Android, Apple, Windows) .
- Automatiseer de declaratieregels
In een organisatie met een groeiend aantal werknemers wordt het steeds ingewikkelder om declaratieregels te handhaven. Wie mag wat declareren en door wie moet het goedgekeurd worden? In een digitale declaratieoplossing zijn deze workflows en richtlijnen eenvoudig in te stellen door de beheerder. Elke medewerker heeft bepaalde rechten en een declaratie die binnen deze rechten valt, wordt automatisch bij de juiste manager ingediend.
- Maak controle voor managers zo makkelijk mogelijk
Een digitaal declaratieproces wordt ook door managers gewaardeerd. Online kunnen zij eenvoudig en snel door de declaraties heen bladeren. Managers ondervinden dat er minder fouten gemaakt worden. In goede declaratiesoftware zijn namelijk automatische controles ingebouwd. Het is in deze oplossingen bijvoorbeeld niet mogelijk om een declaratie zonder de verplichte onkostendetails in te leveren. De manager is geen tijd kwijt aan het controleren op basisregels, zoals de volledigheid van een declaratie.
- Integreer declaraties in jouw overige software
De finance afdeling of de accountant kunnen hun tijd beter gebruiken, dan voor het overtypen van declaratieformulieren in de administratie. Wanneer je een declaratieoplossing in de cloud gebruikt, kun je deze eenvoudig koppelen aan de boekhouding in de cloud, zoals Exact Online. Als je on-premises finance software gebruikt, zoals Exact Synergy of Exact Globe, is het ook mogelijk om een koppeling te maken met cloudsoftware. De integratie werkt dan via de Download&Upload methode. Het integreren van declaratiesoftware in de financiële software leidt tot een significante tijdbesparing.
- THE NEXT BIG THING: Integreer zakelijke creditcards
Vanaf nu is het mogelijk om creditcardafschriften te integreren in de digitale declaratieomgeving. Zakelijke creditcards zijn vaak geïntroduceerd binnen bedrijven om het onkostenbeheer te vereenvoudigen. In de praktijk blijkt het voor finance managers lastig om de boekhouding volledig te maken, omdat bonnen ontbreken. Dit probleem wordt verholpen door declaratiesoftware te koppelen aan creditcardafschriften. Elke transactie gedaan met een creditcard komt in de digitale omgeving van de declarant en moet verantwoord worden met een bon.
Meer weten? Bezoek SRXP op Exact Live op 14 oktober
Met bovenstaande tips neemt de verwerkingstijd van een declaratie af voor iedereen binnen de organisatie, van declarant tot finance manager. Het declaratiemanagement wordt dermate efficiënter dat je een significante besparing kunt behalen op het onkostenbeheer. Bovendien heb je meer controle over declaraties dan ooit tevoren. Meer informatie over digitaal declareren of wil je graag een korte demo? Bezoek SRXP tijdens Exact Live (Stand 6, Next in Accountancy plaza).
Geef een reactie