Marcel Spoelstra: Negen getallen die uw kantoor in 2016 doen knallen. Deel 1: Winstverbetering

Om het allemaal wat makkelijker te maken heb ik negen strategieën in drie doelen verdeeld:

– Winstverbetering
– Capaciteitsvergroting
– Omzetgroei

Inmiddels zijn uw huidige resultaten bekend. Staan uw resultaten onder druk? U bent niet het enige kantoor die dit meemaakt. Het accountantsberoep verandert en wellicht voldoet de strategie die u hanteert niet meer. Het runnen van een accountantspraktijk vergt meer dan alleen een goede vaktechnische beroepsuitoefening. U moet ook een onderneming runnen!

Sommige kantoren denken dat het doel is om meer declarabele tijd te verkopen. Maar feit is dat productiviteit-tijd de slechtste manier is om de winst te verbeteren. Het promoten van meer uren schrijven onder uw medewerkers creëert extra stress binnen uw team en een slechte relatie met uw cliënten. Een gezonde mix van productiviteit bedraagt 70% voor (assistent) accountants en 30% voor vennoten. Zie ook mijn eerdere blogs.

Het stimuleren van declarabiliteit betekent dat u uzelf positioneert als een arbeidskracht. Dat is om meerdere redenen fout. Door toename van automatisering wordt steeds minder arbeidskracht ingezet. En tegelijk neemt de accuratesse, snelheid en advieskracht toe. Met andere woorden: u verkoopt kennis, geen tijd.

Er zijn drie manieren om de winst te verbeteren:

1. Elimineer afschrijvingen
2. Vooraf prijzen van werkzaamheden
3. Value pricing

1. ELIMINEER AFSCHRIJVINGEN
Een gemiddeld kantoor schrijft 18% van het onderhanden werk af en factureert niet al het werk. Rob Nixon, de CEO van Panalitix (voorheen Proactive Accountants Network PAN) vertelde mij een verhaal over een accountantskantoor waar hij ooit is geweest die jaarlijks AUS 1,6 miljoen afschreef. Om dat visueel inzichtelijk te maken aan het kantoor toonde hij een foto van een huis van vergelijkbare waarde. Om de impact nog verder te vergroten, wreef hij het accountantskantoor in dat ze mogelijk meer plezier zouden hebben als ze daadwerkelijk het vreugdevuur hadden ontstoken onder genot van veel alcohol. De boodschap kwam aan. Het kantoor veranderde hun werkwijze en aan het afschrijven kwam een einde. Crux van dit verhaal is dat veel van u jaarlijks de waarde van een huis of een luxe auto verbranden! Echt waar. En dat is niet gezond. Kantoren die de PAN-aanpak hanteren, kennen geen afschrijvingen meer!

Afschrijven is kenmerkend voor het accountantsberoep. Als de gemiddelde afschrijving 18% bedraagt, denk ik dat het feitelijk wel hoger is. Want veel medewerkers schrijven al af voordat u dat doet bij de facturatie. Bij tijdregistratie maken ze al subjectieve keuzes; wat wel en niet op projecten te schrijven of te verschuiven. Sommige kantoren gaan zelfs zover dat ze het totaal aan jaarlijkse urenafschrijvingen budgetteren. Wat bizar dat ze al verliezen voorzien voordat ze zelfs begonnen zijn. Waarom niet omgekeerd? Budgetteren van bijschrijvingen? U krijgt wat u verwacht. Overigens bedoel ik niet met bijschrijven tijdschrijven met een vork, maar het werk efficiënter uitvoeren.

U heeft altijd te maken met afschrijvingen als u een model van uurtje-factuurtje of ander declarabel verdienmodel hanteert. Dit is makkelijk om te gooien in vijf stappen:

1. Definieer de opdracht en de prijs vooraf en communiceer dit met de cliënt. Laat ze dit schriftelijk bevestigen met een opdrachtbevestiging.
2. Baseer de prijs op waarde en niet op basis van uurtje-factuurtje.
3. Hanteer per opdracht een budget in tijd in plaats van in geld.
4. Voer ieder project super efficiënt uit door verbetering van de doorlooptijd en verlaag de declarabele tijd.
5. Voer alleen de werkzaamheden uit die binnen uw opdracht vallen. Al de overige werkzaamheden communiceert u met de klant alvorens verder te gaan.

Dus in het kort: u prijst werkzaamheden vooraf, u licht de cliënt in, u werkt efficiënt, u bekort het werk en het voordeel is voor u. Doet u dit met iedere opdracht, dan krijgt u automatisch bijschrijvingen aan het eind van het jaar.

> Becijfer hoeveel u in 2015 heeft afgeschreven uitgedrukt in geld en stel uw doel voor 2016.

2. VOORAF PRIJZEN VAN WERKZAAMHEDEN
In het oude systeem zet u een aantal accountants aan het werk. U hanteert een uurtarief wat afgeleid was van hun salaris. En op basis van aantal gewerkte uren x het tarief kwam de prijs tot stand.
Stelt u zich de volgende situatie voor:

Cliënt: ik heb een goed idee voor een nieuw product en ik vraag me af hoeveel ik hiervoor moet vragen. Wat stel jij voor?

Accountant: Dat is lastig te beantwoorden. Ik zal je vertellen hoe wij het doen binnen het kantoor. Wij hanteren een tarief per accountant. Dit tarief is gebaseerd op hun salaris. Hoe hoger het salaris, hoe hoger het uurtarief. Dan delen we een uur in 6 minuten. Dan start de accountant, registreren we de tijd en vermenigvuldigen dat met het uurtarief. Zo komt de prijs tot stand.

Cliënt: Wat zegt u?

Accountant: Ja, en iedere opdracht heeft een andere prijs, die we pas weten als de opdracht is afgerond. We gaan uit van het feit dat zowel het tarief en de tijdregistratie correct zijn.

Cliënt: Dit is niet wat ik zocht.

Facturatie op basis van uurtje-factuurtje is iets van een achterhaald verdienmodel van de vorige eeuw. Het is een perverse wijze van prijzen. Niet alleen is het een vreemde wijze, maar eigenlijk wordt u beloond voor uw in-efficiency. De vraag is namelijk: hoe weet u dat de prijs correct is?
De enige goede prijs is wat de markt er bereid voor is te betalen. Als zij te snel ja zeggen, dan is de prijs fout. U moet prijzen testen door middel van het verpakken van diensten als producten. Dan ervaart u vanzelf wat de markt bereid is daarvoor te betalen.

De beste manier om vooraf prijzen in te voeren, is alle cliënten aan het begin van het jaar te informeren met een nieuwsbrief. Dat betekent dat u niet meer terug kunt naar het oude systeem. PAN heeft voorbeeldbrieven die u kunt hanteren. En vanaf 1 januari gaat u van start door alles vooraf te prijzen. In het oude systeem was het tarief een input variabele, maar in het nieuwe systeem is het tarief een output variabele. In het oude systeem werd u beloond met in-efficiency, in het nieuwe systeem volgt beloning door efficiency.

De nieuwe werkwijze, door vooraf prijzen , betekent tijdbesparing. De “Gemiddelde Uur Opbrengst (GUO)” stijgt. Waarom uurtarieven blijven hanteren? Dat is verleden tijd. U blijft wel tijd registreren, maar het tarief waar tegen u registreert, is voor alle medewerkers 1 euro per uur. De gewonnen tijd kunt u weer inzetten tegen “value based fees” en uw winst groeit enorm.

> Stel vast hoeveel procent van uw werk u al vooraf prijst en dit ook met de cliënt communiceert. Stel vervolgens uw doel voor 2016.

3. VALUE PRICING (prijsbepaling op basis van waarde)
Waarom kost een fles water in een supermarkt vijftig cent en in een 5-sterren minibar van een hotel drie euro of zelfs meer? Het is hetzelfde water, maar met een verschillende prijs. Het is heel simpel, dat is wat de markt bereid is te betalen onder verschillende omstandigheden. De supermarkt heeft een heel schap gevuld met water en de minibar slechts twee. De markt bepaalt de prijs. Of anders gezegd: wat iemand er voor geeft. Mogelijk heeft u een idee wat een project waard is, maar tot u de waarde benadrukt en de reactie ziet weet u het niet.

Om de waarde te prijzen, moet u het project niet prijzen op ingestoken tijd of tarieven, maar op drie factoren:

1. Uw waargenomen waarde – gelooft u zelf dat het meer waard is?
2. Uw waardebijdrage – maakt uw kennis een verschil?
3. Uw cliënten waardeperceptie – benadrukt u genoeg uw toegevoegde waarde?

Als u een samenstelopdracht al eerder heeft gedaan, heeft u een referentiekader voor de prijs. U kunt wel denken dat het 10.000 euro waard is, maar als uw cliënt daar de afgelopen jaren slechts 3.000 euro voor heeft betaald, gaat u dat echt niet voor 10.000 euro verkopen. Voor nieuwe projecten is dat anders, daar ontbreekt deze referentieprijs. Cliënten kunnen niet vergelijken met uw eerdere prijzen. Alleen met wat zij bij andere betaalden. Het is zaak om u te onderscheiden van de concurrent. Mobiele telefoonmaatschappijen zijn daar meesters in. Probeert u maar eens de belbundels met elkaar te vergelijken…

Bepaal de prijs gebaseerd op uw vertrouwen, uw bijdrage (vooraf gecommuniceerd en besproken) en uw cliëntenperceptie. De eerste keren zult u er naast zitten, maar u zult zien dat u snel leert.

Alle diensten met een waarde komen in aanmerking voor value pricing aanpak (dus zonder relatie met tarieven). Helaas hebben samenstelwerkzaamheden vanuit cliëntenperceptie weinig waarde. Daarom moet u het aankleden. Automobielbedrijven doen dat ook. De vakgarage om de hoek kan perfect uw auto onderhouden, maar de merkgarage biedt u een vervangende auto, meldt u een maand van te voren dat de onderhoudsbeurt nadert en geeft uw auto een gratis wintercheck.

> Bepaal het percentage van de projecten dat u volgens value pricing prijst en wat uw doel is voor 2016.

Wanneer u uw opdrachten prijst volgens de value pricing methode zal dit de Gemiddelde Uur Opbrengst (GUO) verhogen en ook de winst. Als gevolg van de bijschrijvingen, vooraf prijzen en value pricing moet uw winstmarge iedere maand verbeteren. Dat betekent dat u steeds beter prijst, efficiënter wordt en steeds beter en meer hoger geprijsde “toegevoegdewaardediensten” levert tegen op waarde gebaseerde prijzen.

Mijn volgende blog gaat over drie strategieën ter verbetering van de capaciteit.

Marcel Spoelstra is registeraccountant en partner bij Accountantskantoor Spoelstra & Scherer. Hij geeft lezingen en cursussen voor accountants. Daarnaast adviseert hij accountants op het gebied van ICT en andere innovaties binnen accountancy. Aanhanger van het gedachtegoed van Proactive Accountants Network. Marcel Spoelstra houdt een blog bij op www.marcelspoelstra.nl.