Henry van Hattem: De jaarrekening; slechts één druk op de knop

In het verleden, en ik denk dat het op veel plekken nog steeds gebeurd, was de afronding van het kalenderjaar het moment waarop transitoria, afschrijvingen, allerhande correcties et cetera werden gemaakt om te komen tot de beruchte jaarrekening. Een jaarrekening met veel handwerk, die arbeidsintensief kon zijn en waardoor je pas einde van de verslagperiode echt inzicht had.

Slimme boekhoudsoftware
Inmiddels is er een tijdperk van slimme en intelligente software die het steeds gemakkelijker maakt om continue inzicht in de boekhouding te krijgen middels de bekende dashboardingtools. Mijn stelling is dan ook: het opstellen van de jaarrekening, of samenstellen zo je wilt, is slechts een druk op de knop als het gaat om het ophoesten en presenteren van de getalletjes van het afgelopen jaar.
Uiteraard moet je dit verantwoordingsstuk gebruiken voor (fiscale) optimalisaties en aangiften en moet je een aantal risicogerichte werkzaamheden uitvoeren om het dossier te kunnen afronden. Maar ik vind het echter niet meer van deze tijd als je bij het opstellen van de jaarrekening nog meerdere correcties moet verwerken.

Besparen op tijd en efficiency
De huidige systemen bieden de mogelijkheid om met behulp van de activamodule de afschrijvingen volledig te ‘automatiseren’, maar dit geldt ook voor alle andere balansposten zoals lonen, overlopende posten en dergelijke. Hiervoor zijn koppelingen voorhanden of te maken, en bestaan er verdeelsleutels. Het enige dat je wellicht nog moet doen, is een voorraad en onderhanden werkpositie verwerken. Al het overige kan al gedurende het jaar gedaan worden en up-to-date gehouden worden. Maak je nog geen gebruik van deze tools, dan loop je achter en liggen er forse besparingsmogelijkheden qua tijd en efficiency voor je te behalen. 
Bij de jaarafsluiting is er nog wel ruimte om fiscale optimalisatie te doen. Al vind ik van veel punten wel dat dit lopende het jaar zeker al in het oog gehouden kan worden. Wellicht is het raadzaam om te kijken hoe je staat met de vastlegging en presentatie van de kosten rondom de werkkostenregeling.
Ieder BTW-aangifteperiode doe je de cumulatieve controle van de BTW positie. Dit betekent dat je dit einde van het jaar ook doet voor de laatste periode van het boekjaar. Uiteraard is het goed om te beoordelen of alle kosten en omzet welke bij het boekjaar thuishoren wel opgenomen en verwerkt zijn, voor zover materieel. En verder?

• Denk na over voorzieningen.
• Denk vroeg genoeg na over de optimalisatie van rekening-courant verhoudingen.
• Presenteer incompanydebiteuren en –crediteuren onder rekeningen-courant.
• Zorg dat altijd alle tussenrekeningen, vraagposten en dergelijke zoveel mogelijk glad zijn en dat daar geen ellenlange onuitgezochte posten opstaan.

Geen stress meer
De jaarrekening van het afgelopen verslagjaar kan niet spannend meer zijn, het is nodig als verantwoordingsstuk maar is het hele jaar door al voorbereid. Optimaliseer en zorg dat alle mogelijke grootboekrekeningen tijdens het hele jaar door zo slim mogelijk worden bijgehouden zodat ze altijd juist en actueel zijn. Belangrijk is een goede inrichting, een goede bewaking en monitoring, alerts en dergelijke.

Ik ga dit jaar beginnen met de Online Jaarrekening. Het versturen van alle rapporten gaan naar desbetreffende instanties uiteraard middels SBR, digitaal is er een jaarrekening voorhanden die desgewenst nog heel oldskool uitgeprint kan worden. Dit alles is ook een nieuw begin. Moet jij nog beginnen met de optimalisatie? Begin nog vandaag…

Door: Henry van Hattem

Senior Relatiemanager en accountant bij Visser & Visser Accountants bv | Managementinformatie | Apeldoorn | Tegendraads | Meedenker | Italië | Out of the box

Dit blogbericht is ook te lezen op Je eigen administratiekantoor van Twinfield.