De boekhouding van een handelsbedrijf is strikt genomen eenvoudig. Er komen goederen in en er gaan goederen uit. Inkoop kost geld, verkoop levert geld op. Daarmee is de kern van debet en credit, van activa en passiva en het grootboek geschetst. Bij moderne handelsbedrijven heeft accounting – de financiële administratie – een stevige vlucht genomen en zijn er nieuwe basics ontstaan. Inkoop en verkoop is nog steeds de kern, maar omloopsnelheden, omzet per artikelgroep of filiaal, uitstaande debiteuren en crediteuren en geautomatiseerde bankkoppelingen behoren tot de standaardfeatures van een goed softwarepakket. Die basics zijn ook aanwezig in goede sectorpakketten. Bijvoorbeeld software gemaakt voor specifieke branches als industrie.
Daar komt vaak pas verandering in wanneer zo’n bedrijf bijvoorbeeld benaderd wordt om in een keten te worden ingeschakeld voor een specifiek klus. Zo’n groter bedrijf stelt vragen: Hoe gaan jullie om met kwaliteit? Hoe ziet jullie bedrijfsvoering eruit? Hoe goed is jullie administratie? Ondernemers klagen over de lage financieringsbereidheid van banken. “Banken stellen onredelijke eisen,” zeggen ze dan. Terwijl de bank niets anders vraagt dan een goede onderbouwing van cijfers en een kansrijk business model.’
En dan komen de praktische zaken naar voren. Voor- en nacalculaties, waardering van voorraden, onderhanden werk, gemaakte uren, afschrijvingen op machines. Wanneer technische ondernemers met elkaar spreken over innovaties gaat het zelden over administratieve aangelegenheden. Het inzicht in de bedrijfsvoering is vaak anekdotisch en niet altijd gebaseerd op feiten. Bij doorvragen blijkt dan dat relatief veel tijd wordt besteed aan producten die minder goed lopen en dat er te weinig aandacht is voor succesvolle producten.
Is het mogelijk om de goede links te leggen tussen het grootboek, gemaakte uren, voorraden en machines?
‘Ja, en het kan ook binnen Exact. Uren, afschrijvingen op machines, bezettingsgraden en voorraden zijn prima bij te houden en te koppelen in Exact. Materiaalgebruik, nacalculatie en zelfs de werkorders en pakbonnen kunnen vanuit Exact worden gemaakt.’ Er zijn volgens Pieter genoeg bedrijven die hun administratie in Exact Online voeren, maar die gebruik maken van lokale software om hun productie bij te houden. ‘Dat kan en Exact zorgt ook voor de koppelingen, echter volledig gebruik maken van de mogelijkheden die de cloud biedt is dat niet.’
Overstappen is een aarzelmoment?
‘Daarbij zien we twee scenario’s. Het bedrijf heeft nog geen operationele software. Dan is de overstap eenvoudig, je hoeft dan nergens afscheid van te nemen. Het andere scenario: van het ene naar het andere pakket is een grotere stap, maar biedt ook perspectief. Wil je realtime in een keten van leveranciers kunnen communiceren? Dan moet je ook administratief samenwerken en dus real time met je klanten kunnen communiceren. Dat betekent orders verwerken zonder te plegen telefoontjes, te versturen e mails of faxen. Dat is wel een thema waar de industrie mee bezig is. En dat gaat verder dan UBL of digitaal factureren. Het is ook de intentie achter het Nederlandse Smart Industry initiatief. Wanneer je de operationele processen nog niet in de cloud hebt ben je daar nog wel een paar stappen vandaan. Dan kun je niet 24/7 orders ontvangen. Met de juiste tools kan dat wel en het scheelt verwerkingstijd. Dat vraagt toch om cloud software.’
De informatiestroom gaat ook breder, vooral in de technische sector. Ontwerpers werken vanuit verschillende locaties aan een ontwerp, een tekening. Zo’n technische tekening kan worden gekoppeld aan een stuklijst die in Exact Online kan worden bijgehouden. Vervolgens kan een inkoper altijd, overal en optablet of smartphone in Exact kijken welke leverancier een specifiek onderdeel in voorraad heeft en tegen welke prijs.
Albert Heijn als voorbeeld
‘Sommige bedrijven waarvoor wij software leveren werken voor Albert Heijn. Vroeger zei Albert Heijn: Je moet een order elektronisch kunnen accepteren. Wij sturen een bestelling, die moet je digitaal accepteren. Daar zijn zij van afgestapt. Zij stellen nu: wij geven jou de forecast voor onze filialen en de voorraad in het distributiecentrum. Het is aan jou om ervoor te zorgen dat de voorraad in het distributiecentrum op het juiste peil blijft. Zo’n producent heeft dan een logistieke verantwoordelijkheid om te kunnen leveren aan de supermarktfilialen. Dat werkt via API’s – een Application Programming Interface- die ervoor zorgen dat verschillende systemen met elkaar kunnen communiceren. Zo’n leverancier krijgt geen bestellingen meer binnen maar de magazijnvoorraad en een forecast.’
‘Kortom: Een accountant weet vaak niet half op hoeveel informatie hij kan zitten.’
Geef een antwoord