‘Klanten zullen zeker merken dat we van pakket zijn overgestapt’

Mifo, met een vestiging in Zaandam en Langedijk, is een administratiekantoor bestaande uit 5 FTE dat sinds tien jaar bestaat. Het kantoor richt zich met name op het begeleiden van ondernemers bij hun administratie. Ook verzorgt het nog incidenteel de aangiftes van particulieren.

Het kantoor werkte jaren met een boekhoudpakket dat draaide op lokale software. Maar na een van de grotere stroomstoringen vorig jaar, met als gevolg dat de vestiging Langedijk een hele dag niet verder kon werken, werd besloten over te stappen naar de cloud. ‘Als eerste zijn we bij de toenmalige leverancier van het boekhoudpakket gaan kijken’, vertelt Romario Scholten, assistent-accountant bij het bedrijf, ‘maar we schrokken ons wild van de prijs. Die was bijna het driedubbele van het pakket dat we al gebruikten.’

Het kantoor heeft een klant die al werkt met Exact en Scholten kon als gekoppelde accountant met hem meekijken. ‘Zo konden we kijken hoe het bevalt, hoe het werkt en of het gemakkelijk is uit te leggen aan collega’s.’ Hij raakte enthousiast over de mogelijkheden van het pakket. ‘Het is vooral makkelijk. Waar je ook bent, het pakket is toegankelijk. Als je maar een internetaansluiting hebt. Ook is het makkelijk te integreren en de look & feel van Exact Online spreekt ons erg aan.’

Voorbereiding
Verder rondkijken was niet nodig, er werd contact gelegd met Exact. ‘We wilden graag vanaf 1 januari 2016 overgaan van pakket. Daarom zijn we in oktober gestart met de voorbereidingen van de pakketwissel’, vertelt Scholten. De voorbereiding bestond uit het volgen van trainingen, de integratie van grootboekrekeningen en het maken van een lay-out voor de factuur vanuit Exact. ‘Ook moesten in ons geval alle klanten handmatig worden aangemaakt. Dat was wel even een flinke klus. Weliswaar kun je gebruikmaken van de Kamer van Koophandel bij het integreren van de klantgegevens, maar je wilt wel alle 250 klanten checken. Het voordeel is wel dat we nu een opgeschoond klantenbestand hebben’, lacht de assistent-accountant.

Alle klanten waarvoor het administratiekantoor de administratie voert, werken met Exact. De wisseling van pakket gaf bij klanten geen kopzorgen. Scholten: ‘Eerlijk gezegd interesseert het de klanten niet echt met welk pakket we werken. Als de administratie maar goed en op tijd wordt gedaan. En bij klanten die hun eigen administratie voeren, kijken we gewoon mee.’

Real-time inzicht
Toch zullen de klanten volgens Scholten wel degelijk merken dat Mifo van pakket is overgestapt. ‘We kunnen nu veel sneller de stukken aanleveren voor de aangiftes vennootschapsbelasting en inkomstenbelasting. Ook hebben we nu real time inzicht in de administratie van de klant. Dan kun je aan de klant dingen aangeven als “de koppelingen van de BTW-codes met de
grootboekrekeningen zijn niet correct” of “er staan nog enkele facturen open waarvan de termijn al verlopen is”. En door de efficiency die we met Exact Online behalen, hebben we in de toekomst meer tijd voor het adviseren van onze klanten. Of het binnenhalen van nieuwe klanten.’

Tijdswinst
Het administratiekantoor werkt nog te kort met het pakket om al grote efficiencyslagen te hebben gemaakt, maar aan kleine dingen merken ze de tijdswinst al wel. Scholten: ‘Als je een klantrelatie en/of een bankrekening koppelt aan een grootboekrekening, dan zal in het vervolg de transactie altijd automatisch op dezelfde wijze geboekt worden. En ik ben heel enthousiast over de bankkoppeling. Niet meer nabellen of mailen met klanten en dan wachten totdat zij de bankafschriften opsturen. Nu staat er om de twee dagen een bestand klaar vanuit de bank naar het administratiepakket. Ik hoef het alleen maar binnen te halen en het is beschikbaar.’

De integratie van een nieuw systeem gaat nooit zonder slag of stoot, maar het is Scholten erg meegevallen. ‘Bij een nieuw programma loop je altijd wel tegen iets aan. Exact had ons verteld wat we handmatig moesten doen en daar stelden we ons op in. Al was het niet altijd even leuk. Bijvoorbeeld als je bij de integratie van de grootboekrekeningen iets niet had meegenomen, dan moest je dat er alsnog handmatig in zetten.’

Tips
Tot slot heeft Scholten nog wel een paar tips voor collega-accountantskantoren die ook van pakket willen wisselen: ‘Ga er blanco in en zorg dat je vooraf je grootboekrekeningen, bankgegevens, stamgegevens en je template bij de hand hebt, zodat je standaardinstellingen makkelijk kunt kopiëren bij nieuwe klanten. En doe eerst de training en ga dan pas aan de slag. Dat bespaart een hoop tijd en frustratie.’