Slim samenstellen is niet zo moeilijk. Het vraagt van het administratiekantoor of de accountant wel dat die zijn klanten door en door kent, zegt Dave Groeneveld van DG Consultancy.
Twaalf jaar geleden nam Dave Groeneveld een deel van het kantoor van zijn voormalige werkgever over. En ook diens benadering. ‘Veel kantoren pretenderen de relatie met hun klanten centraal te staan, maar behandelen hen feitelijk als nummer. Dat wilde ik anders doen. Door heel dicht bij de klant te staan en zijn bedrijf of business door en door te kennen, evenals specifieke aandachtspunten en risico’s,’ zegt Groeneveld, eigenaar van administratiekantoor DG Consultancy in Soest, een eenmanszaak. Dat laatste is een keuze, vertelt hij; samenwerken doet hij liever met klanten dan met collega’s. En volgens Groeneveld maakt de automatisering dat steeds eenvoudiger. ‘Ik probeer klanten zo nauw mogelijk te betrekken bij de gang van zaken. Met Exact Online kan ik ter plekke informatie met hen delen en bespreken.’
Klanten worden steeds slimmer
Elke drie maanden bezoekt Groeneveld al zijn zakelijke klanten voor de aangifte van de omzetbelasting. De persoonlijke relatie die hij zo opbouwt maakt het verschil, vindt hij, in het besef dat het vijf keer meer tijd en inspanning kost om nieuwe klanten te werven, dan bestaande te behouden. ‘Er is er in twaalf jaar nog niet één vertrokken. Het valt me op dat klanten zelf ook steeds slimmer worden, bijvoorbeeld door de vragen die ze stellen over de opbouw van jaarrekening.’
Het bedrijfsbezoek stelt hem in staat zijn werkzaamheden effectief en efficiënter uit te voeren. Twee vliegen in één klap, vindt hij: ‘Mijn klanten vinden het prettig om periodiek zaken door te spreken, en ik beschik altijd over actuele informatie, hetgeen mij helpt om de administratie vlotter af te wikkelen. Ik hoef geen standaardoverzichten meer langs te fietsen om de jaarrekening samen te stellen. Die gesprekken zijn eigenlijk al een voorbereiding op die jaarrekening en schelen later een hoop tijd.’
Relevantie voor de klant
Groeneveld moedigt zijn klanten aan om tussentijds contact op te nemen als ze vragen hebben, of voorafgaand aan grote beslissingen. ‘Zonder dat er per se meteen een factuur volgt; ze betalen een vast bedrag per maand. Mijn kennis over hun bedrijf is dan ook weer helemaal up-to-date. Een half jaar later hoef ik er niet nog eens achteraan te bellen om navraag naar iets te doen. Ligt er een inkoopfactuur van een investering, dan weet ik dat die op de balans moet staan. Besluit de klant in januari dat hij zijn hypotheek wil aanpassen of krediet nodig heeft, dan heb ik alle gegevens voor de bank al op een rijtje.’
Groeneveld legt bij het samenstellen en in de gesprekken de focus vooral op de aspecten die voor de klant en de jaarrekening relevant zijn. ‘Een webdesigner hoef je niet naar de voorraad te vragen. Maar een autodealer koopt en verkoopt het hele jaar door margeauto’s en voor hem is aan het eind van het jaar de voorraad van groot belang. Die nemen we elk kwartaal door als ik kom voor de omzetbelasting. In Exact heb ik een handigheidje verwerkt om de marge uit te rekenen; door een extra boeking te maken. Tijdens de verkoop ‘verreken’ ik het voertuig direct met de voorraad en heb ik gelijk ook de totale marge van alle in- en verkopen uitgerekend.’
Jaarrekening toch meer dan een achteruitkijkspiegel
De jaarrekening ziet Groeneveld niet als een blik in de achteruitkijkspiegel, maar als een document dat zijn klanten helpt om in de toekomst beter te presteren. ‘Ik ben er wel voor om de jaarrekening uitgebreid te specificeren. In dat opzicht ben ik misschien wel een tikje traditioneel. Tussentijdse informatie helpt om tijdig bij te sturen. Maar terugkijken op een langere termijn geeft de klant inzicht in kosten die over het hele jaar bezien misschien toch wel in de papieren lopen.’
———————————————————————————————————————————–
Wilt u Exact Online zelf eens ervaren?
Meer over Exact Online voor Accountancy
Bekijk de demo van Exact Online voor Accountancy
Geef een reactie