• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV1 2023: Lifestyle en carrière
    • AV3 2022: ICT en Kengetallen
    • AV2 2022 : Bedrijfsoverdracht
    • AV1 2022: Lifestyle en carrière
    • Checkpoints
    • Corona
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • AV Top 50
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • STAP-budget
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • STAP-budget
Accountancy Vanmorgen

  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV1 2023: Lifestyle en carrière
    • AV3 2022: ICT en Kengetallen
    • AV2 2022 : Bedrijfsoverdracht
    • AV1 2022: Lifestyle en carrière
    • Checkpoints
    • Corona
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • AV Top 50
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
Home » Operational excellence helpt klanten te bewegen

Operational excellence helpt klanten te bewegen

Accountancy, Artikelen, Nieuws

22 december 2016 door Accountancy Vanmorgen

Accountancy Vanmorgen

Ondernemers ‘opvoeden’: accountants- of administratiekantoren zouden het af en toe graag willen. Maar het hoort niet bij de relatie; klanten zijn er om  te koesteren, niet om te betuttelen. Ontzorg hen, zegt Martin van Vliet van Exact. Met operational excellence binnen de keten, niet slechts binnen het kantoor. Met zo’n benadering wordt de accountant steeds meer dataregisseur, die klanten ondersteunt bij het kanaliseren van verschillende informatiestromen. ‘De input fixen’, noemt hij dat.

Op vrijwel alle kantoren een bekend fenomeen op de laatste dag van de maand of het kwartaal: hoge werk- druk en stress door de bulk aan btw-aangiften die nog de deur uit moet. ‘Het verplicht kantoren bijna tot overcapaciteit,  als ze klanten netjes en tijdig willen bedienen’, zegt Martin van Vliet, hoofd Product Marketing Accountancy bij Exact Cloud Solutions. Wat druk op de ketel kan naar zijn idee geen kwaad; het bevordert de productiviteit  als iedereen er een tandje bij moet zetten. Maar voor de echte hoogspanningsmomenten is vaak extra bezetting nodig.

Kostprijsreductie

Sommige scanleveranciers beweren dat beter spreiden van de productie leidt tot een kostprijsverlaging van 10%. Een conservatieve schatting volgens Van Vliet, die het eerder houdt op een reductie van tegen de 20%. ‘Ook al zet je met scan en herken-oplossingen, e-factureren en andere technieken zwaar in op operational excellence, de ketting is zo sterk als de zwakste schakel. In dit geval de klant, die sommige documenten te elf- der ure blijft aanleveren.’  Vandaar dat Exact onderzoekt hoe gedragsbeïnvloeding mogelijk is. Het effect van straffen en belonen. Van de pedagogiek en de gedragspsychologie weten we dat belonen meestal beter helpt dan straffen. ‘En de mensen die je factuur betalen straf je liever niet, zelfs al zorgen ze ervoor dat je minder ver- dient dan je zou kunnen verdienen.’

Geen strafwerk

Tegelijk snappen accountants dat klanten niet staan te juichen bij het vooruitzicht dat ze nog een uur factuurtjes mogen scannen. ‘Daarom bekijken we, samen met kantoren, hoe we het zo kunnen regelen dat klanten tijdig aanleveren en dat ze dit niet ervaren als strafwerk’, aldus Van Vliet. Dat kan maar op één manier: het hen zo gemakkelijk mogelijk maken. Een oplossing die o.a. beproefd wordt, is het plaatsen van scanners bij klanten die vol continu ‘aan’ zijn. Niet aangesloten op een computer, maar rechtstreeks op internet. Liefst bij de brievenbus, zodat fysieke post, eenmaal bevrijd uit de enveloppe, gedigitaliseerd kan worden zonder omweg langs postkamer, postvakjes, geadresseerden en medewerkers die er een paraaf op moeten zetten. ‘Alles wat je in het kastje stopt, gaat rechtstreeks naar de accountant’. Een andere, al breed gebruikte oplossing is een app, waar- mee medewerkers foto’s van facturen en bonnetjes eenvoudig kunnen uploaden en versturen naar een vast ontvangstpunt.

E-mail uitbannen

‘Er is geen gouden oplossing, maar één oplossing werkt zeker niet’, zegt Van Vliet, ‘en dat is de mail. Als kantoor zou je ernaar moeten streven e-mail zoveel moge- lijk uit te bannen. Mail gaat naar een medewerker op kantoor. Die is niet 24/7 bereikbaar en ook weleens ziek of op vakantie. Daarom zeggen wij: creëer een andere stroom voor álle documenten. Maakt niet uit of dat Dropbox is One Note of iets anders, als het binnen het kantoor maar de standaard is.’ Met enkele kantoren doet Exact een proef, waarbij leveranciers van klanten hun factuur in PDF-format in cc naar de accountant sturen. ‘Als je per klant een e-mailadres aanmaakt voor inkoopfacturen, kunnen wij dat 100% automatiseren  en slaan we de klant over’. Bij deze oplossing hoort ook (nog in ontwikkeling) een goedkeuringsslag, waarmee voorkomen wordt dat spookfacturen of onjuiste bedragen geboekt of overgemaakt worden.

Facturen automatisch verzamelen

Een volgende stroom die Exact wil automatiseren, is die van vaste periodieke leveranciers die rekeningen op hun eigen portal plaatsen. Denk aan energieleveranciers en telefonieproviders. ‘Mijn persoonlijke mening daarover is dat deze leveranciers hun klanten in zekere zin bestraffen’, merkt Van Vliet op. ‘Beste klant, hier uw factuur, maar u moet zelf inloggen voor u hem kunt zien. Alleen dat al kost veel tijd. Daarna moet de klant die factuur downloaden en doorsturen naar zijn accountant of boekhouder.’ Om zulk zinloos werk te laten verdampen, werkt Exact samen met partners die automatisch facturen van leveranciers verzamelen. De facturen worden omgezet in Universal Business Language (UBL) en als boekingsvoorstel op BTW-regelniveau in de boekhouding getoond. De accountant hoeft daarna alleen nog een laatste controle uit te voeren.

Verrijken

Een laatste stroom betreft complexe facturen, bijvoorbeeld van groothandels  als Makro en Sligro. Die zijn lastig te boeken, omdat op een en dezelfde factuur de grootboekrekeningen kunnen verschillen, zegt Van Vliet. ‘Toiletpapier en vaatwasmiddel vallen waarschijnlijk onder personeelskosten, terwijl zeep onder schoon- maakkosten valt en wijn misschien een relatiegeschenk is.’ Om die verschillen te herkennen, werkt Exact samen met partijen die zulke leveranciers als het ware ‘aftappen’ en facturen in verrijkte vorm digitaal aanleveren, met meer informatie dan op de papieren factuur te zien is.

Good  guy,  bad  guy

Veel kantoren zijn de afgelopen jaren overgegaan op vaste prijzen en abonnementen. De klant weet zo waar hij aan toe is, maar de accountant een stuk minder, beweert Van Vliet. ‘Vaste prijzen stimuleren efficiëntie binnen het kantoor, maar niet bij de klant. Die wordt, diplomatiek gezegd, niet geprikkeld om tijdig te reageren.’ Aan de boekhouder of accountant vervolgens de ondankbare taak om hem achter de vodden te zitten. Die rol van duvelstoejager wil de accountant niet, omdat het de relatie onder druk kan zetten: ‘Hij wil liever de good guy dan de bad guy zijn.’ Om aan zo’n psychologische benadering tegemoet te komen, is een digitale oplossing in de maak: digitale virtuele ‘assistenten’. Zij kunnen klantcontacten op zich nemen die de medewerker liever uit de weg gaat.

Lichte pressie

De klant pikt lichte pressie vermoedelijk eerder van een virtuele assistent dan van een mens van vlees en bloed, denkt Van Vliet. ‘Zo’n digitale assistent kan melden dat er naar verwachting tussen de vier en acht uur gaat zit- ten in een opdracht, tegen een x tarief, en vervolgens vragen of de klant daarmee akkoord gaat. Gaat er door nalatigheid van de klant meer tijd in zitten en pakt de rekening hoger uit, dan vindt een kantoormedewerker het lastig dat over te brengen. Zeker als er in principe een vaste prijs is afgesproken.’ Het uitbesteden van het ‘vuile werk’ aan de digitale assistent is geen verre toekomstmuziek; een groeiend aantal bedrijven gebruikt al op door de machine gegenereerde wijze Whatsapp om met hun klanten te communiceren.  Exact is druk bezig met de ontwikkeling van zo’n digitale assistent, zelfs in een virtuele 3D-uitvoering in combinatie met de Micro- soft Hololens zoals geïntroduceerd op Exact Live. ‘Mooie concepten’ vindt Van Vliet het. Zeker als het straks ‘lerende’ bots betreft. ‘Die onderscheiden op basis van eerdere ervaringen bij welke klanten ze het zich kunnen permitteren iets strenger te zijn en welke klant dat echt niet op prijs stelt.’

Wortel en  stok

De stok is meermaals ter sprake gekomen, maar wat is volgens Van Vliet de wortel? ‘Analyses, rapportages en informatie over cashflow zeggen pas wat als cijfers zijn ingeboekt. Als accountant kun je softwaretools inzetten die constateren dat iets uit de pas gaat lopen en de vinger aan de pols houden. Ondernemers hebben voordeel van continue en actuele informatie, omdat ze zo, met ondersteuning van de accountant, beter kunnen sturen binnen hun eigen bedrijf. Dat besef moet je over weten te brengen.’

Yvonne Jansen


Dit artikel is eerder verschenen in het decembernummer van het kwartaalblad  Accountancy Vanmorgen. Voor een abonnement: klik hier

Categorie: Accountancy, Artikelen, Nieuws

Geef een reactie Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Hoofdsponsor

Vaststellingsovereenkomst (vso) – afspraak is afspraak, of toch niet?

Partnercarrousel

Uitbreiding NT Middelgroot faciliteert aanleveren van één dataset aan KvK en bank voor middelgrote ondernemingen
Het einde van papierwerk: hoe automatische factuurverwerking het verschil maakt
Veilig mailen als accountant? Zo doe je dat
Fiscount en Markus Verbeek Praehep gaan opleidingsaanbod combineren
Zo regel je efficiënt een statutenwijziging
Vijf tips om meer medewerkers in SharePoint te laten werken
Wat moet je doen als je op een phishinglink hebt geklikt?
Coronabetalingsregeling houdt op: wat kan je als accountant voor je klant doen?

CONTENT MARKETING VOOR DE FINANCIËLE SECTOR Maak je …  

Het belang van een passende bedrijfscultuur
KANS-klachten door beeldschermwerk voorkomen
Wat te doen bij een datalek? Onderneem deze stappen!
Visma Pinkweb logo
Verhoog werkgeluk door efficiënter werken
Yuki logo 042021
Duurzaamheidsmonitor van Visma-bedrijven Yuki en SmartTrackers maakt verplichte rapportage toegankelijk voor mkb
RSM: “CSRD is geen one size fits all”
Zo werkt digitalisering ook voor jouw kantoor
Zeven feitjes over vakantiegeld
Hoeveel is kennis waard?
Vier tips voor een beheersbare planning voor accountants
Accountmanager op non-actief gesteld wegens ongewenste appjes
Vaststellingsovereenkomst (vso) – afspraak is afspraak, of toch niet?
Exact logo
Hoe je als klein kantoor je positie kunt versterken
Verduurzaming zorgt voor meer groene businesscases
Silverfin en PKIsigning ontwikkelen software-integratie voor accountants
Hoe je als accountant je klant helpt met het delen van bestanden
Koen Scheepers adviseur bij Credion
De toegevoegde waarde van de accountant als copiloot
Caseware nieuw aug 2022
Reanda als eerste in Nederland aan de slag met AUDIT+ van Caseware
Hoe bereid je je als accountant voor op een toezichthouder van de WWFT?

GAC is leverancier van Microsoft Dynamics 365 …  

AV-Top 50 | Boekhoudsoftware met een ziel
Maximaal profiteren van Microsoft 365? Zo doe je dat in 6 stappen met Power BI
Vakantie tijdens verlof en verzuim, hoe zit dat precies?
Data is de sleutel voor minder werkdruk bij accountantskantoren

Meest gelezen

  • ‘Rekeningrijden kost werkenden honderden euro’s extra per maand’
  • Personalia | De meitransfers in de accountancy
  • Tuchtzaak tegen algemeen directeur ADR na rapport over accountantswerk bij NOW
  • Achteraf opgestelde urenstaat voldoet volgens rechtbank toch

Checkpoints van Fiscount en AV

Abonneer nieuwsbrief AV

Vacatures

Allround vennotabel accountant RA – Den Haag
Klop & Partners B.V.
(Junior) Accountant
Lansigt
Assistent Audit
Lansigt
Beginnend Belastingadviseur (32-40 uur) – Beverwijk of Haarlem
De Hooge Waerder
Manager audit
Moore MTH
Externe Accountant
Coney Minds
Docent Accountancy (1,0 fte)
Hogeschool van Amsterdam
Assistent Accountant Samenstel
Lansigt
Assistent Accountant Agro
Flynth
Officemanager
van Helder
Controleleider
WEA Gouda
Controleleider
Moore MTH
Relatiebeheerder MKB
Moore MTH
Vennotabel Directeur audit RA
Klop
Adviseur internationaal
Flynth
Vennotabel AA/RA manager te Aalsmeer
Klop & Partners
Belastingadviseur
Flynth
Gevorderd Assistent Accountant (Assurance)
KRAMERKUIPER accountants|adviseurs
Gevorderd Assistent Accountant | Hoofddorp, Amersfoort, Arnhem, Ede en Utrecht
CROP
Controleleider Supermarkten
Lansigt
ASSISTENT-ACCOUNTANT (24 – 40 uur)
Jongejan & Partners
Financieel administratief medewerker
Scab
Fiscalist (24-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Belastingadviseur Agro
Flynth
Assistent accountant duaal
Flynth
Gevorderd Assistent Accountant
Moore MTH
Assistent Accountancy en Advies
HLB Witlox
Werkperiode Junior assistent accountant samenstelpraktijk
Scab
Traineeship Accountancy Alphen aan den Rijn
Lansigt
Meewerkstage Accountancy
Flynth
Controleleider
Moore MTH
Floormanager / Assistent – Accountant
Jongejan & Partners
Supervisor Assurance | Amersfoort, Hoofddorp, Ede, Arnhem en Utrecht
CROP
Assistent Accountant Audit
HLB Witlox Van den Boomen
Assistent-Accountant (gevorderd) / aankomend adviseur mkb – Zwolle
KRC Van Elderen
Beginnend assistent-accountant MKB duaal
Moore MTH
Accountant RA (Nijmegen)
Konings & Meeuwissen
Senior external auditor/aankomend vennoot
Klop
Adviseur Corporate Finance (32-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Senior financial auditor
Gemeente Haarlem
Senior accountant relatiebeheerder mkb in Bergen op Zoom
Moore DRV
Relatiebeheerder Accountancy & Advies | Amersfoort en Ede
CROP
(Senior) Manager Accountancy & Advies
HLB Witlox Van den Boomen
Ondernemende Belastingadviseur (32-40 uur)
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Aankomend Accountant-Administratieconsulent
Yours Accountancy
Vennotabel RA external auditor te Amsterdam
Klop & Partners
Director accountancy & advies
Baker Tilly
Supervisor audit in Brabant
Moore DRV
Data-Scientist (medior)
Coney Minds
Senior manager Accountancy general practice samenstelpraktijk te Arnhem
Klop
Ervaren assistent-accountants samenstelpraktijk (dit betreft meerdere vacatures)
WEA Gouda
Medewerker Facturatie
Flynth
Senior assistant audit in Zeeland
Moore DRV
Intern Controller/ Auditor
Gemeente Heerde
Gevorderd Assistent Accountant Gouda
Lansigt
(senior) Medewerker aangiftepraktijk
Scab
Belastingadviseur BTW – Venlo
Flynth
Beginnend assistent-accountant MKB
Moore MTH
Relatiebeheerder – 32-40 uur p.w | Brielle
WEA Deltaland
Ervaren Assistent-Accountant (32 – 40 uur)
Jongejan & Partners
Cost Accountant
Top Onions
Senior Assistent Accountant Audit
HLB Witlox Van den Boomen
Boekhouder
Gelders Genootschap
Accountant Agro
Flynth
Assistent-Accountant (gevorderd) – Wezep
KRC Van Elderen
Zelfstandig assistent accountant MKB
Moore MTH
Assistent-Accountant controlepraktijk (beginnend)
KRC Van Elderen
Senior Assistent Accountant Audit
Flynth
Relatie beheerder MKB
Moore MTH
Director accountancy & advies
Baker Tilly
Assistent Accountant
Marshoek
Beginnend assistent-accountant MKB
Moore MTH
Relatiebeheerder / Accountant MKB
Moore MTH
Assistent Accountant (24 – 40 uur)
Flynth
Vacature gevorderd assistent accountant
WEA Deltaland
Manager Assurance | Amersfoort, Arnhem, Ede, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Controleleider
Lansigt
Relatiebeheerder – Accountant
Moore MTH
Gevorderd assistent-accountant MKB
Moore MTH
Werkstudent accountancy MKB
Moore MTH
Gevorderd assistent accountant • Dordrecht
WEA Deltaland
Supervisor audit in Oud-Beijerland
Moore DRV
Zelfstandig Assistent Accountant voor samenstelpraktijk (32-40 uur)
KRAMERKUIPER accountants|adviseurs
Zelfstandig Assistent Accountant | Amersfoort, Ede, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Medewerker Belastingadvies
Flynth
Relatiebeheerder / Accountant MKB
Moore MTH
Relatiebeheerder / Accountant MKB
Moore MTH
Senior Manager Samenstelpraktijk
RSM
Medewerker Aangiftepraktijk
Yours Accountancy
Manager Accountancy en Advies
HLB Witlox Van den Boomen
Assistent-Accountant (zelfstandig)
KRC Van Elderen
IT Auditor
Lansigt
Assistent Accountant (24 – 40 uur)
Flynth
Accountant AA of RA voor samenstelpraktijk (32-40 uur)
KRAMERKUIPER accountants|adviseurs
(zelfstandig) Assistent-accountant
van de Kamp & van Gelder
Voorzitter en een lid Raad van Commissarissen Countus Groep B.V.
Countus Groep B.V.
Senior Supervisor Assurance | Amersfoort, Arnhem, Ede, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Opdrachtmanager Accountancy & Advies
Witlox van den Boomen
Manager audit
Moore MTH
Gevorderd assistent-accountant / beginnend controleleider
KRC Van Elderen

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen