• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV2: Bedrijfsoverdracht
    • AV-Top 50
    • Checkpoints
    • Corona
    • AV1: Lifestyle en carrière
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
Accountancy Vanmorgen

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
Aanmelden nieuwsbrief
  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV2: Bedrijfsoverdracht
    • AV-Top 50
    • Checkpoints
    • Corona
    • AV1: Lifestyle en carrière
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
Home » Operational excellence helpt klanten te bewegen

Operational excellence helpt klanten te bewegen

Accountancy, Artikelen, Nieuws

22 december 2016 door Accountancy Vanmorgen

Accountancy Vanmorgen

Ondernemers ‘opvoeden’: accountants- of administratiekantoren zouden het af en toe graag willen. Maar het hoort niet bij de relatie; klanten zijn er om  te koesteren, niet om te betuttelen. Ontzorg hen, zegt Martin van Vliet van Exact. Met operational excellence binnen de keten, niet slechts binnen het kantoor. Met zo’n benadering wordt de accountant steeds meer dataregisseur, die klanten ondersteunt bij het kanaliseren van verschillende informatiestromen. ‘De input fixen’, noemt hij dat.

Op vrijwel alle kantoren een bekend fenomeen op de laatste dag van de maand of het kwartaal: hoge werk- druk en stress door de bulk aan btw-aangiften die nog de deur uit moet. ‘Het verplicht kantoren bijna tot overcapaciteit,  als ze klanten netjes en tijdig willen bedienen’, zegt Martin van Vliet, hoofd Product Marketing Accountancy bij Exact Cloud Solutions. Wat druk op de ketel kan naar zijn idee geen kwaad; het bevordert de productiviteit  als iedereen er een tandje bij moet zetten. Maar voor de echte hoogspanningsmomenten is vaak extra bezetting nodig.

Kostprijsreductie

Sommige scanleveranciers beweren dat beter spreiden van de productie leidt tot een kostprijsverlaging van 10%. Een conservatieve schatting volgens Van Vliet, die het eerder houdt op een reductie van tegen de 20%. ‘Ook al zet je met scan en herken-oplossingen, e-factureren en andere technieken zwaar in op operational excellence, de ketting is zo sterk als de zwakste schakel. In dit geval de klant, die sommige documenten te elf- der ure blijft aanleveren.’  Vandaar dat Exact onderzoekt hoe gedragsbeïnvloeding mogelijk is. Het effect van straffen en belonen. Van de pedagogiek en de gedragspsychologie weten we dat belonen meestal beter helpt dan straffen. ‘En de mensen die je factuur betalen straf je liever niet, zelfs al zorgen ze ervoor dat je minder ver- dient dan je zou kunnen verdienen.’

Geen strafwerk

Tegelijk snappen accountants dat klanten niet staan te juichen bij het vooruitzicht dat ze nog een uur factuurtjes mogen scannen. ‘Daarom bekijken we, samen met kantoren, hoe we het zo kunnen regelen dat klanten tijdig aanleveren en dat ze dit niet ervaren als strafwerk’, aldus Van Vliet. Dat kan maar op één manier: het hen zo gemakkelijk mogelijk maken. Een oplossing die o.a. beproefd wordt, is het plaatsen van scanners bij klanten die vol continu ‘aan’ zijn. Niet aangesloten op een computer, maar rechtstreeks op internet. Liefst bij de brievenbus, zodat fysieke post, eenmaal bevrijd uit de enveloppe, gedigitaliseerd kan worden zonder omweg langs postkamer, postvakjes, geadresseerden en medewerkers die er een paraaf op moeten zetten. ‘Alles wat je in het kastje stopt, gaat rechtstreeks naar de accountant’. Een andere, al breed gebruikte oplossing is een app, waar- mee medewerkers foto’s van facturen en bonnetjes eenvoudig kunnen uploaden en versturen naar een vast ontvangstpunt.

E-mail uitbannen

‘Er is geen gouden oplossing, maar één oplossing werkt zeker niet’, zegt Van Vliet, ‘en dat is de mail. Als kantoor zou je ernaar moeten streven e-mail zoveel moge- lijk uit te bannen. Mail gaat naar een medewerker op kantoor. Die is niet 24/7 bereikbaar en ook weleens ziek of op vakantie. Daarom zeggen wij: creëer een andere stroom voor álle documenten. Maakt niet uit of dat Dropbox is One Note of iets anders, als het binnen het kantoor maar de standaard is.’ Met enkele kantoren doet Exact een proef, waarbij leveranciers van klanten hun factuur in PDF-format in cc naar de accountant sturen. ‘Als je per klant een e-mailadres aanmaakt voor inkoopfacturen, kunnen wij dat 100% automatiseren  en slaan we de klant over’. Bij deze oplossing hoort ook (nog in ontwikkeling) een goedkeuringsslag, waarmee voorkomen wordt dat spookfacturen of onjuiste bedragen geboekt of overgemaakt worden.

Facturen automatisch verzamelen

Een volgende stroom die Exact wil automatiseren, is die van vaste periodieke leveranciers die rekeningen op hun eigen portal plaatsen. Denk aan energieleveranciers en telefonieproviders. ‘Mijn persoonlijke mening daarover is dat deze leveranciers hun klanten in zekere zin bestraffen’, merkt Van Vliet op. ‘Beste klant, hier uw factuur, maar u moet zelf inloggen voor u hem kunt zien. Alleen dat al kost veel tijd. Daarna moet de klant die factuur downloaden en doorsturen naar zijn accountant of boekhouder.’ Om zulk zinloos werk te laten verdampen, werkt Exact samen met partners die automatisch facturen van leveranciers verzamelen. De facturen worden omgezet in Universal Business Language (UBL) en als boekingsvoorstel op BTW-regelniveau in de boekhouding getoond. De accountant hoeft daarna alleen nog een laatste controle uit te voeren.

Verrijken

Een laatste stroom betreft complexe facturen, bijvoorbeeld van groothandels  als Makro en Sligro. Die zijn lastig te boeken, omdat op een en dezelfde factuur de grootboekrekeningen kunnen verschillen, zegt Van Vliet. ‘Toiletpapier en vaatwasmiddel vallen waarschijnlijk onder personeelskosten, terwijl zeep onder schoon- maakkosten valt en wijn misschien een relatiegeschenk is.’ Om die verschillen te herkennen, werkt Exact samen met partijen die zulke leveranciers als het ware ‘aftappen’ en facturen in verrijkte vorm digitaal aanleveren, met meer informatie dan op de papieren factuur te zien is.

Good  guy,  bad  guy

Veel kantoren zijn de afgelopen jaren overgegaan op vaste prijzen en abonnementen. De klant weet zo waar hij aan toe is, maar de accountant een stuk minder, beweert Van Vliet. ‘Vaste prijzen stimuleren efficiëntie binnen het kantoor, maar niet bij de klant. Die wordt, diplomatiek gezegd, niet geprikkeld om tijdig te reageren.’ Aan de boekhouder of accountant vervolgens de ondankbare taak om hem achter de vodden te zitten. Die rol van duvelstoejager wil de accountant niet, omdat het de relatie onder druk kan zetten: ‘Hij wil liever de good guy dan de bad guy zijn.’ Om aan zo’n psychologische benadering tegemoet te komen, is een digitale oplossing in de maak: digitale virtuele ‘assistenten’. Zij kunnen klantcontacten op zich nemen die de medewerker liever uit de weg gaat.

Lichte pressie

De klant pikt lichte pressie vermoedelijk eerder van een virtuele assistent dan van een mens van vlees en bloed, denkt Van Vliet. ‘Zo’n digitale assistent kan melden dat er naar verwachting tussen de vier en acht uur gaat zit- ten in een opdracht, tegen een x tarief, en vervolgens vragen of de klant daarmee akkoord gaat. Gaat er door nalatigheid van de klant meer tijd in zitten en pakt de rekening hoger uit, dan vindt een kantoormedewerker het lastig dat over te brengen. Zeker als er in principe een vaste prijs is afgesproken.’ Het uitbesteden van het ‘vuile werk’ aan de digitale assistent is geen verre toekomstmuziek; een groeiend aantal bedrijven gebruikt al op door de machine gegenereerde wijze Whatsapp om met hun klanten te communiceren.  Exact is druk bezig met de ontwikkeling van zo’n digitale assistent, zelfs in een virtuele 3D-uitvoering in combinatie met de Micro- soft Hololens zoals geïntroduceerd op Exact Live. ‘Mooie concepten’ vindt Van Vliet het. Zeker als het straks ‘lerende’ bots betreft. ‘Die onderscheiden op basis van eerdere ervaringen bij welke klanten ze het zich kunnen permitteren iets strenger te zijn en welke klant dat echt niet op prijs stelt.’

Wortel en  stok

De stok is meermaals ter sprake gekomen, maar wat is volgens Van Vliet de wortel? ‘Analyses, rapportages en informatie over cashflow zeggen pas wat als cijfers zijn ingeboekt. Als accountant kun je softwaretools inzetten die constateren dat iets uit de pas gaat lopen en de vinger aan de pols houden. Ondernemers hebben voordeel van continue en actuele informatie, omdat ze zo, met ondersteuning van de accountant, beter kunnen sturen binnen hun eigen bedrijf. Dat besef moet je over weten te brengen.’

Yvonne Jansen


Dit artikel is eerder verschenen in het decembernummer van het kwartaalblad  Accountancy Vanmorgen. Voor een abonnement: klik hier

Categorie: Accountancy, Artikelen, Nieuws

Geef een antwoord Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Meest gelezen

  • ‘Vermogenden ontwijken belasting via giften aan eigen ANBI’
  • Gebruikelijk loon bestuurder belastingadviespraktijk terecht, naheffing loonheffingen en boetes correct
  • Belastingdienst rondt eerste fase herstel box 3 af
  • NOB: ‘Voorstel box 2-tarief kan leiden tot belastingdruk van 56 procent’

Partnercarrousel

Komkommertijd in pensioenland – of toch niet?
Het einde van de schoenendoos?
Visma Pinkweb logo
Tien redenen om te kiezen voor een klantenportaal in tijden van personeelskrapte
Automatisering leidt tot beter advies aan je klanten
Exact logo
Exact PSD2-bankkoppeling voor Rabobank
Yuki logo 042021
Hé accountant, help jij je klanten met veiliger digitaal ondernemen?
Veilig werken op het wifi-netwerk van Starbucks is mogelijk
Caseware nieuw aug 2022
Integrated Accounting: controle en inzicht over alle processen

GAC is leverancier van Microsoft Dynamics 365 …  

Een werkdag zónder automatisering? Onvoorstelbaar voor Alfa Accountants en Adviseurs
‘Ik laat de digitalisering voor mij werken’
‘Met de informatie uit het systeem ben je iedereen altijd een stap voor’
Om deze 4 redenen blijven ondernemers bij hun accountant
5 concrete voorbeelden van data-driven sturen door accountants
Verzuim door menstruatiepijn: hoe kan uw klant dit beperken?  
In gesprek met accountants over SharePoint
‘Een volledige SBR Jaarrekening is nodig om de bank het juiste inzicht te geven’
Hoe Rijkse Accountants & Adviseurs zichzelf en ondernemers helpt met WeFact
Uw accountantskantoor altijd alle cijfers bij de hand
De digitale handtekening: wat moet je er als accountant over weten?
Fiscount en Markus Verbeek Praehep gaan opleidingsaanbod combineren
10 vragen waarop accountantskantoren graag een antwoord willen
Hoe verwerk je deelnemingen in de commerciële jaarrekening?
Sander Zeijlemaker (MIT): ‘Cybersecurity ook een zaak van financials’
Van reactief naar proactief benaderen van uw cliënten (6 tips)
keurmerk ritregistratie
Geld besparen met BTW over privégebruik auto
10 belangrijke lessen uit de coronarechtspraak voor de accountancybranche
Credion
Credion Den Haag breidt uit naar Delft-Westland
Vier juridische mogelijkheden om te reorganiseren

Checkpoints van Fiscount en AV

Abonneer nieuwsbrief AV

Vacatures

Ervaren accountmanager
Fiscount
(Senior) controller / teamleider Rotterdam
Yaarwerk
Controleleider in Terneuzen
DRV
Senior Assistent Accountant RA
Share Impact Accountants
Gevorderd assistent accountant in Sliedrecht
Moore DRV
Assistent-Accountant (gevorderd) / aankomend adviseur mkb (Apeldoorn)
KRC Van Elderen
Relatiebeheerder
Scab
Partner & Externe Accountant
Coney
Assistent Accountant, Oud-Beijerland
Visser & Visser
Fiscount zoekt een specialist sociale zekerheid
Fiscount
Controleleider (32-40 uur per week in Alphen aan den Rijn of Ridderkerk)
Lansigt
Assistent Accountant, Ede 24 – 40 uur
Schuiteman
Ervaren controleleider (fulltime)
UNP accountants adviseurs
Manager Accountancy & Advies
Lentink De Jonge
Relatiebeheerder zelfstandig (fulltime)
UNP accountants adviseurs
Specialist sociale zekerheid
Fiscount
Controleleider Audit (Zwolle)
KRC Van Elderen
Staff Assurance- Amersfoort, Ede en Nieuwegein
CROP
(Junior) Assistent Accountant Controlepraktijk (Audit)
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Senior Assistent Accountant Samenstel​praktijk
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Ervaren medewerker administratieve dienstverlening Lisse, 32-40 uur
van Helder
Gevorderd Assistent Audit (32-40 uur per week in Alphen aan den Rijn, Gouda of Ridderkerk) 
Lansigt
Senior Assistant Accountant RA – Alkmaar, Amsterdam, Hoofddorp, Utrecht, Rotterdam, Eindhoven en Heerlen
RSM
Professional – Loonadministrateur Onderwijs
Van Oers
Accountant AA (Nijmegen)
Konings & Meeuwissen
Zelfstandig assistent accountant samenstel
SNP Adviseurs
Fiscaal jurist
WEA Accountants & Adviseurs
Manager bij Coney Accountancy & Analytics (min 32 uur)
Coney
Accountant relatiebeheerder in Rotterdam
Moore DRV
Ervaren accountantsadviseurs (AA/RA)| HBO | 24 – 40 uur | Thuiswerken | Groot netwerk
Fiscount
Adviseur MKB Accountancy
NBA
Senior Assistent Accountant Controlepraktijk
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Senior Assistent Accountant
Schuiteman
Beginnend assistent-accountant samenstelafdeling
SMK Accountants
Adviseur mkb / Accountant (Wezep)
KRC Van Elderen
Boekhouder – Accounting & Treasury (m/v/x) 20-24 uur, Amsterdam en hybride
Duits-Nederlandse Handelskamer
Controleleider  
Scab
Junior Assistent Accountant Samenstelpraktijk ( min. 24 uur per week)
CROP
Zelfstandig Assistent Accountant, Barendrecht
Visser & Visser
Ervaren assistent-accountant en afgestudeerde AA-er
WEA Accountants & Adviseurs
(Senior) marketeer
Fiscount
Assistent accountant in Breda
Moore DRV
Assistent Controlepraktijk (24-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Product Marketing Specialist Accountancy
Visma
Assistent-Accountant (gevorderd) / aankomend adviseur mkb (Zwolle)
KRC Van Elderen
Assistent accountant samenstelpraktijk
Van der Vlugt Accountants
Salarismedewerker Interim en Detachering
Rikst
IT auditor Alphen aan den Rijn, Ridderkerk
Lansigt
Assistent Accountant (24-40 uur) – Alkmaar/Heerhugowaard/Beverwijk
De Hooge Waerder
Relatiebeheerder Accountancy
Visma
Assistent Accountant (32-40 uur per week in Alphen aan den Rijn, Gouda of Ridderkerk)
Lansigt
Opdrachtleider met belangstelling om ook ITGC thema op te pakken
Coney
Jaarrekening Specialist, Dordrecht
Visser &Visser
Senior Accountant / Teamleider Samenstelpraktijk, vestiging Barneveld
Visser & Visser
Junior administratief medewerker Nieuwegein, 32-40 uur
van helder
Startend assistent accountant (fulltime)
UNP accountants adviseurs
Accountant Internationaal
Visser & Visser
(Junior) Assistent Accountant Samenstelpraktijk
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Fiscount zoekt accountants (AA/RA)
Fiscount
Relatiebeheerder BonsenReuling Doetinchem
BonsenReuling
Fiscaal medewerker accountantspraktijk
Van der Vlugt Accountants
Professional – Loonadministrateur
Van Oers Accountancy & Advies
Fiscalist
SNP Adviseurs
Assistent Accountant in audit & iAccountancy Praktijk
Coney
Ervaren fiscalist-estate planner
Fiscount
Assistent accountant – samenstelpraktijk
Scab
Fiscount Fiscalisten
Fiscount
Staff Assurance | WO starter- Amersfoort
CROP
Assistent accountant Controlepraktijk
Van der Vlugt Accountants
Docent Accountancy (1,0 fte)
Hogeschool van Amsterdam
Accountant, Amstelveen
Stolwijk Registeraccountants en Belastingadviseurs
Medewerker Financiële administratie (m/v/x) 24-40 uur, Den Haag
Duits-Nederlandse Handelskamer
Accountant Internationaal
Visser & Visser
Fiscalist
Extendum
Professional – Medewerker accountancy
Van Oers
Assistent Accountant
Schuiteman
Accountant (AA/RA)
SMK Accountants
Werken als Salarismedewerker Interim en Detachering
Rikst
Accountant AA (24-40 uur) – Beverwijk
De Hooge Waerder
Accountant AA (24-40 uur per week in Alphen aan den Rijn of Gouda)
Lansigt
Assistent accountant
Rikst
Klantmanager
Finance Plus
Data-analist met Audit Analytics mindset (32 uur mogelijk)
Coney
Financial Controller
ENTRPNR
Ondernemende Belastingadviseur
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Gevorderd assistent-accountant / beginnend controleleider (Zwolle)
KRC Van Elderen
Administratief consulent (32-40 uur)
BROADSTREET
Controleleider
SNP Adviseurs
Accountant manager samenstel in Middelburg
Moore DRV
(Zelfstandig) assistent-accountant
van de Kamp & van Gelder
Accountant RA (Nijmegen)
Konings & Meeuwissen
Ervaren allround fiscalisten in Noord-West en Oost-Nederland
Fiscount
Compliance officer vaktechneut (24-32 uur in overleg)
UNP accountants adviseurs
Ervaren agro-fiscalist | HBO | WO | 24 – 40 uur | Thuiswerken | Groot netwerk
Supervisor Assurance – Amersfoort
CROP
Gevorderd assistent Accountant Samenstelpraktijk (min. 24 uur per week)
CROP
Assistent accountant controlepraktijk
Scab
Controleleider
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen