De niet-boekhoudende klant aan de boekhouding krijgen is een uitdaging. Die klant wil ook helemaal niet boekhouden en brengt zijn administratie naar de accountant. Moderne software biedt hier een oplossing. Koppeling van scan-en-herken aan boekhoudsoftware, toegankelijk via smartphone, mobile, laptop zorgen ervoor dat de (kleine) ondernemer nog steeds niet aan boekhouden doet. Maar hij is ondertussen wel volledig op de hoogte van zijn financiële reilen en zijlen. In gesprek met Fred van Loos van Unit4 over de koppeling van Basecone aan Unit4.
De koppeling Unit4 aan Basecone lijkt allemaal niet zo spectaculair: een koppeling tussen een scanoplossing en een boekhoudpakket. Maar er zit wel een gedachte achter. Veel kleine ondernemers en ZZP’ers brengen aan het einde van het kwartaal hun bonnetjes bij de accountant en zorgen zo voor pieken in de werkzaamheden op kantoor. Hoe krijg je zo’n niet-boekende klant aan het boekhouden, zonder hem daarmee lastig te vallen. De koppeling van Basecone (scanoplossing) aan Unit4 moet daarin voorzien.
De niet-boekende klant
Voor veel kleine ondernemers is administratie rompslomp en gedoe. Voor veel accountants- en administratiekantoren is deze groep – minstens 600.000 Nederlandse ondernemers – een belangrijk deel van hun portefeuille. Op het gebied van ICT en het slimmer maken 
van de boekhouding ligt hier een grote uitdaging. In gesprek met Fred Loos, General Manager SME van Unit4. Bij ondernemingen waar de financiële belangen echt groot zijn en met misschien wel honderden facturen per dag, per week of per maand, zijn de administratieve stromen doorgaans strak georganiseerd. Bij kleinere ondernemingen ligt dat anders. Het handmatig versturen van 6 of 10 facturen per maand is misschien wel even werk, maar kost je geen dagen tijd. Dat geldt ook bij het inboeken door de accountant. Dit kost geen tientallen uren, maar omdat dergelijke klanten eigenlijk allemaal tegelijk komen veroorzaken deze toch een piek in de werkzaamheden. Immers ieder kwartaal moet er een BTW-aangifte de deur uit. Een piek die je kunt voorkomen. Door slimme scan-en-herken-oplossingen te koppelen aan het boekhoudpakket hoeft de ondernemer geen bonnetjes of facturen meer in te leveren. De gescande bonnetjes en facturen kunnen op basis van boekhoudregels automatisch in het boekhoudpakket worden verwerkt. Bij het verzorgen van de BTW-aangifte hoeven er dan geen bedragen meer te worden opgeteld, maar kan worden volstaan met een eenvoudige controle. ‘Even alle posten nalopen en kijken of er geen gekke dingen meer inzitten. En zelfs dat kan nog op een redelijk eenvoudige manier worden geautomatiseerd.’
‘Gij zult niet boeken’
Dat is het adagium zoals Fred Loos dat uitdraagt. ‘De ondernemer houdt niet van boekhouden. Hij leeft bij de stand van zijn bankrekening en laat het boekhouden over aan zijn accountant. Juist dat leidt tot die al eerdergenoemde piekbelasting, maar er is meer. De accountant ziet die ondernemer zo slechts een keer in de drie maand. Het echt de vinger aan de pols houden is dan lastig. Stel het gaat een kwartaal niet goed, dan is de accountant de laatste die het weet.’
De uitdaging is nu om de ondernemer die niet van boekhouden houdt toch aan het boekhouden te krijgen. Maar dan zonder dat hij het weet. ‘Gij zult niet boekhouden,’ komt dan niet zomaar uit de lucht vallen. ‘Wanneer je deze markt wil benaderen moet je het boekhouden dus leuk en eenvoudig maken. Dat brandstofbonnetje kan je fotograferen en via een app versturen naar het boekhoudpakket. Een te betalen factuur kan je scannen. Een verzonden factuur kan je digitaal inlezen. Zo kun je voor de kleine ondernemer het gehele boekhoudtraject terugbrengen tot een aantal relatief kleine en eenvoudige basishandelingen. De klant heeft geen zorgen meer over dat ene bonnetje dat hij niet terug kan vinden. De accountant hoeft niet meer na te bellen: heb je dit bonnetje nog ergens liggen, want ik zie in je bankrekening wel dat je iets betaald hebt.
Daarbij is de ondernemer nog steeds niet aan het boekhouden. Hij heeft wel via een eigen inlog toegang tot zijn gegevens. Hij ziet op zijn scherm een aantal tegels: te betalen, te ontvangen, saldo, winst en hij heeft het overzicht. Wij leveren software en daarmee maakt die ondernemer of ZZP’er zijn facturen. Dat is vooraf keurig ingeregeld door de accountant.Net zo eenvoudig, alsof hij in Word of Excell werkt, stelt de ondernemer zijn factuur op. Allerlei boekhoudgegevens zoals rekeningnummers, klantnummers, BTW-nummer, KvK-gegevens e.d. hoeft hij niet meer in te vullen. Hij verstuurt die facturen digitaal hoeft deze zelf niet te archiveren. Dat gebeurt allemaal automatisch.
Hij is dan nog steeds niet aan het boekhouden. Betalingsherinneringen kunnen automatisch worden verstuurd, daar hoeft hij ook niet over na te denken. Alle boekingsbescheiden worden automatisch aangeleverd bij de accountant. Die heeft daardoor veel meer en beter zicht in hoe het met de klant gaat.’
Self driving tools
Loos noemt dit ‘self-driving tools’, software die patronen herkent en autonoom controles en verificaties kan uitvoeren. In de praktijk betekent dit laagdrempelige oplossingen waarmee er opnieuw een slag kan worden gemaakt in het vereenvoudigen en verbeteren van administratieve processen. ‘Vergelijk het met een auto van 20 jaar geleden. Nu heeft je auto, climate control, cruise control, navigatie met filewaarschuwingen, airbags enz. En de zelfrijdende auto komt eraan. Ontwikkelingen die je niet tegenhoudt en die de rit misschien niet korter maken, maar wel veel veiliger en comfortabeler.’
Kleine ondernemers
Unit4 denkt dat deze toepassing met name interessant is voor de kleine ondernemers, een groep van minstens 600.000 bedrijven. De uiteindelijke propositie is een combinatie van een scan-en-herken-oplossing, een betaaloplossing en een koppeling aan Unit4 Online. Dat kost, zo stelt de softwarelevencier, de ondernemer € 1,– per maand en een bedrag van € 0,29 per gescande factuur. Volgens Loos: ‘Geen bedragen waar een ZZP’er van op hol slaat. De accountant kan ook zeggen: ‘Dat bedrag neem ik voor mijn rekening en ik bouw er een dienst om heen. Die hele administratie heb ik dan voor € 15,– per maand gevuld.’
Geef een reactie