Het strak organiseren van de heel gewone administratieve processen bij de klant en op het kantoor levert veel op. Denk aan BTW-aangiftes en SBR-rapportages. In gesprek hierover met Thijs Sauër, Product Marketing Manager bij Exact, maar van huis uit ook accountant en fiscalist. 12 vragen over het slim inrichten van administratieve processen rond BTW- en SBR-rapportages
Worden alle routinematige werkzaamheden goed en efficiënt opgepakt? Een BTW-aangifte kan grotendeels worden geautomatiseerd. Dit betekent tijdigheid van de aangifte, juiste toerekeningen, geen onnodige correcties achteraf en een betere service aan de klant. De administratie is helemaal bij en er kunnen gevalideerde kwartaal- en management rapportages worden opgesteld. Dat geldt ook voor de verplichte SBR-rapportages aan de KvK of aan de banken. Ook hier geldt dat goede voorbereiding de sleutel is tot een efficiënt proces. Redenen om deze twee terugkerende werkzaamheden tegen het licht te houden van het slimme werken.
1.Waar moet een accountant bij het inrichten van een administratie met het oog op de BTW op letten?
‘Hoe zijn de BTW-codes ingericht binnen de administratie? Veel accountants pakken de BTW-aangifte op aan de hand van het kas- en/of bankboek. Wanneer een betaling is gedaan of ontvangen, wordt de administratie bijgewerkt en de BTW berekend. Dat heeft het voordeel dat alles snel en efficiënt op de juiste plek terechtkomt en naar de juiste kosten- of opbrengstenrekening wordt geboekt. Nadeel is dat je geen inzicht hebt in de inkomende en uitgaande facturen. Wanneer een factuur in het eerste kwartaal ontvangen is, mag de BTW ook in dat kwartaal worden verrekend, of die factuur nu wel of niet betaald is. Je hebt dus geen overzicht van het totaalplaatje. Steeds meer ondernemers hebben te maken met buitenlandse leveringen en ontvangsten. Worden al deze transacties wel juist opgenomen in de BTW-aangifte en in de ICP-aangifte? Dat kun je slim oplossen door de betreffende klantenkaart binnen je administratie al van de juiste BTW-code te voorzien. Zo wordt bij levering aan of van die relatie al het juiste BTW-vak opgenomen en in de ICP-aangifte weergegeven. Foute BTW-codes kosten veel tijd om te corrigeren. Daarnaast heb je natuurlijk hoog tarief, laag tarief en de verlegregeling in bijvoorbeeld de bouw. Dat moet wel vastgelegd worden in de systemen.’
2. Hoe krijg je grip op deze processen?
‘Werk met templates. Standaardinrichtingen die je één keer opstelt en vervolgens hergebruikt bij nieuw in te richten administraties. Het onderhoud daarvan is een stuk eenvoudiger. Vanuit Exact Online kun je direct een BTW-aangifte doen. Wanneer een kantoor klanten heeft die ook nog met andere software werken, kiezen kantoren er soms voor om een apart BTW-pakket te gebruiken. Grip hebben betekent ook dat je weet welke ondernemer nog cijfers moet aanleveren. Je weet ook hoever je medewerkers zijn in het verwerken van alle gegevens. Dit kun je met behulp van dashboards bijhouden. Het betekent dat je het uiteindelijke accorderen en versturen van de BTW-aangifte goed geregeld hebt. Dat kan via een portal, zoals bijv. PinkWeb, Creaim of Reeleezee, maar kan ook vanuit het aangiftepakket of via het boekhoudpakket. Het kan vanuit Exact Online. De ondernemer kan dat zelf doen of je doet dat voor hem. Dat moet je wel geregeld hebben.’
3. Welke controles doe je op een BTW-aangifte?
‘Je wilt weten of de administratie klopt. Dat alle transacties op de juiste plaats staan, welke transacties nog niet zijn opgenomen en dat de periodes kloppen. Stel, we zitten in het tweede kwartaal en hebben de aangifte eerste kwartaal al afgerond. In mei krijg ik facturen die in de eerste drie maanden horen te vallen. Die kun je keurig in de betreffende periode boeken. Maar je moet die BTW wel meenemen in je aangifte. Met een druk op de knop kun je die transacties uit je administratie halen. Dan neem je ze dus eenvoudig mee in de BTW-aangifte over het tweede kwartaal. Je kunt controleren of de financiële administratie aansluit bij de BTW-aangifte via de ingebouwde vierkantscontrole. Dan zie je of de administratie zorgvuldig is bijgehouden en of de omzetverantwoording klopt.’
4. Hoe faciliteert een accountant een klant die zelf zijn administratie doet?
‘Ondernemers die zelf hun administratie voeren, vragen de accountant toch nog om naar hun BTW-aangifte te kijken. Binnen Exact Online kan de accountant meekijken en de eerdergenoemde BTW-controles uitvoeren. Als kantoor kun je je PKI-certificaat delen met de klant, omdat jij de aangifte uiteindelijk doorzet naar de Belastingdienst. Je corrigeert op afstand en verzorgt zijn BTW-aangifte.’
5. Zijn er overeenkomsten tussen deponeren jaarcijfers en BTW-aangifte?
‘Een ander terugkerend ritueel is het deponeren van jaarcijfers bij de KvK. Dat moet nu echt allemaal in SBR. De parallellen met de BTW-aangifte liggen voor de hand. Het hoeft kantoren ook niet voor heel grote problemen te stellen. Ook hier moeten kantoren – net zoals bij de BTW – goed nadenken over de inrichting van administratieve processen bij hun klanten. Standaardisering is een oplossing, maar flexibiliteit en maatwerk ook.’
6. Is werken met SBR nu echt problematisch?
‘Ja en nee. Het betekent dat je informatie op een andere manier aanlevert. Wanneer je de goede software gebruikt, merk je daar niet zoveel van. Dat is al zo sinds SBR verplicht is voor de fiscale aangiftes. Een kantoor doet een fiscale aangifte met behulp van software, zoals van Nextens (Elsevier), Fiscaal gemak of Kluwer.
Hoe die software de informatie uiteindelijk oplevert, maakt niet zoveel uit. De accountant controleert op zijn beeldscherm, of op papier, of het goed is en maakt er een bestand van, verzendt het vanuit de software en het is klaar.’
7. Is dat anders bij een KvK-rapportage in SBR?
‘De cijfers voor de KvK komen doorgaans uit een rapportgenerator, soms uit een Excel file of soms in Word. Bij de laatste twee kon het voorkomen dat de optellingen niet klopten. Maar daar werd slecht op gecontroleerd. Nu zien we een veel strakker keurslijf. SBR betekent standaardisatie en de mogelijkheid tot hergebruik van data. Dat levert ook voordelen op. Geprogrammeerde checks en balances zijn eenvoudiger te realiseren. Kantoren moeten dan wel de administraties bij ondernemingen op een uniformere manier inregelen. Net zoals dat geldt bij BTW-aangiftes. Het is nog niet zo dat je informatie automatisch van het ene pakket naar het andere pakket in SBR kunt realiseren. Middels RGS zijn daar al wel weer voorzetten voor gedaan. Maar daar zie je dat een rekeningschema in RGS ook weer verder uitgesplitst moet worden. Neem als voorbeeld: gas, water en licht. In de meeste schema’s worden deze kosten op één rekening verantwoord. Prima voor het gemiddelde MKB-bedrijf, maar minder geschikt voor bij voorbeeld een bedrijf in de glastuinbouw. Dat wil precies de kosten van gas en elektra weten. RGS heeft aparte codes voor gas, water en licht en is dus voor een tuinder perfect. Maar de accountant kan er in zijn standaardrekeningschema voor het MKB niet mee overweg.’
8. Hoe kun je omgaan met RGS? Moet je het schema uitbreiden of kun je een keuze maken uit een van de drie RGS-elementen?
‘Vrijwel elk boekhoudpakket ondersteunt nu de SBR-codes voor de BTW-aangifte. BTW ligt ook heel dicht bij de boekhouding. Dat kan dus ook ‘hard coded’. Andere rapportages zijn veel lastiger en veel gedetailleerder. Exact maakt geen rapportagesoftware. We kiezen ervoor om daarmee vanuit Exact middels koppelingen te integreren. Wij integreren op grootboek- of op RGS-niveau. Van daaruit kan er een jaarrekening, een rapportage en vervolgens een SBR-rapport worden opgesteld. We werken graag samen met partijen als CaseWare, Pro Management, Unit4 Audition, MLE, Visionplanner en anderen. Bovendien hebben niet alle klanten alle mogelijkheden nodig. We laten die keuze graag bij onze klanten.’
9. Wat moet je regelen in de boekhoudsoftware om goed te kunnen rapporteren in SBR?
‘Dat is afhankelijk van het type uitvraag. BTW loopt, zoals al gezegd, veelal direct via het boekhoudpakket. Bij de jaarrekening en de deponeringsstukken is het handig om de rekeningschema’s goed te standaardiseren en de koppelingen met de rapportagesoftware in orde te hebben. Dan kun je veel administraties in één keer doorzetten van het boekhoudpakket naar de rapportagesoftware.’
10. Als kantoor moet je dus goed nadenken over de inrichting van de administraties bij de cliënt?
‘Ja. Daar geldt weer hetzelfde als bij de BTW. Je kunt verschillende templates gebruiken. Gaat het om de boekhouding van een BV of van een eenmanszaak? De post Rekening-courant directie komt bij een BV wel voor, bij een eenmanszaak nooit. Denk ook aan branchespecifieke zaken als een horecarekeningschema. Dan heb je verschillende omzetgroepen en brutomargeberekeningen. Niet nodig voor een SBR-rapportage, maar wel voor terugkoppeling en managementinformatie aan je klant. Een SBR-jaarrekening ziet er anders uit. Ik kan hem op scherm zien en dan krijg ik uiteindelijk een bestand dat ik moet valideren. Dat is iets anders dan een keurig ingebonden jaarrekening en een handtekening in inkt. Nu vertrouwen we er ook op dat Exact Online, of een ander boekhoudpakket, de boekhouding juist verwerkt. Dat is een gewenningsproces.’
11. Is er nog ruimte voor papier?
‘Bij steeds meer uitvragen van cijfers van een onderneming moet er vooraf gevalideerd worden. Een bankenrapportage wordt alleen geaccepteerd wanneer die voldoet aan alle eisen. Alle velden die nodig zijn voor een kredietrapportage moeten ingevuld zijn. Dat is misschien lastig. Het biedt echter het voordeel dat er op het moment dat je een kredietaanvraag indient, er ook een beslissing kan worden genomen. Je weet heel snel of een aanvraag wel of niet goedgekeurd gaat worden.’
12. Ligt er meer in het verschiet voor de accountant?
‘Hij kan cijfers in context plaatsen. Er is een grote groep ondernemers waarbij hij helemaal niet zo heel veel kan adviseren. Maar hij kan wel klankborden met die ondernemer. Hij kan faciliteren door ervoor te zorgen dat een kredietaanvraag goed en soepel verloopt. De mogelijkheden voor on en off balance financiering voor een ondernemer goed in kaart brengen. Ervoor zorgen dat de ondernemer inderdaad het krediet krijgt dat hij nodig heeft, maar er ook voor te waken dat dit geen krediet is waar de ondernemer zichzelf aan ophangt. Juist als accountant kun je je kennis van de branche en je ervaringen met andere ondernemers gebruiken in je rol als adviseur en sparringpartner bij je klant. Zo voeg je echt waarde toe.’
Geef een antwoord