Het referentie grootboekschema (RGS) stuit nog te vaak op softwareontwikkelaars die te terughoudend zijn met implementeren of de implementatie te oppervlakkig uitvoeren. Dat stelt René Otten, expert op het gebied van SBR en RGS, op de RGS-website.
RGS moet als gecoördineerd referentieschema voor grootboekrekeningen leiden tot vergaande vereenvoudiging van de verschillende rapportagesystemen in de financieel-administratieve rapportageketen, met als gevolg meer transparantie en lagere kosten. RGS is een samenwerkingsverband van organisaties als het CBS, de KvK, de NBA, de Belastingdienst en een aantal softwarebedrijven.
Kwaliteit koppeling geeft doorslag
Volgens Otten is een goede implementatie essentieel. Otten is als freelance adviseur werkzaam voor softwarebedrijf Reeleezee. Aanvullend op SBR als aanlevermethode voor een aantal verplichte rapportages aan de overheid moeten de codes van RGS de koppeling van de financiële gegevens eenduidig maken in de basis van de administratie bij de bedrijven en organisaties zelf. “De kwaliteit van de koppeling bepaalt efficiënt en kwalitatief gebruik in de vervolgprocessen”, aldus Otten. “Goede en gecontroleerde functionaliteiten zijn van groot belang. Er moet dus goed gekeken worden naar de methodiek die gebruikt wordt in rapportagesoftware en naar het gebruikersgemak.”
Volgens Otten zijn softwareontwikkelaars afwachtend om het referentieschema te implementeren in hun producten, omdat begin dit jaar een nieuwe versie is aangekondigd. “Maar ook RGS 3.0 zal op de juiste wijze rekening houden met voorgaande versies.” Versie 3.0 verschijnt in de loop van september.
Excel-lijst
Wie wel enthousiast met RGS aan de slag is gegaan, doet dat vaak nog te oppervlakkig, is een ander kritiekpunt van Otten. “Ze stellen bijvoorbeeld een Excel-lijst beschikbaar in de softwareapplicatie, die niet gebruikersvriendelijk is en dan wordt het slecht gebruikt. Als RGS niet in de basis goed is ingebouwd, kan er niet uitgehaald worden wat er in zit.” Bij een juiste implementatie werkt het als Haarlemmerolie tussen grootboekrekeningen en saldi en de SBR-rapportage, aldus Otten. “In combinatie met de RGS-taxonomie biedt het zelfs de mogelijkheid om SBR aan de bron te realiseren, oftewel direct vanuit financiële software SBR-rapportages aan te maken, te bewerken en te verzenden naar entrypoints als de KvK, banken en dergelijke. Nu brengt de accountant zijn saldibalans over naar een andere applicatie, waar het moet worden gekoppeld aan hun formaat, met allerlei foutkansen, het is gewoon niet effectief. Met RGS werk je toch heel efficiënt en transparant waarmee je als intermediair iets extra’s te bieden hebt aan je klant.”
Geef een antwoord