Ze zochten een goed beveiligd platform voor gegevensuitwisseling en vonden dat in CaseWare Cloud. ‘Het wende razendsnel’, beweren Bart Vogels, directeur van Govers Onderwijs Accountants, en zijn collega Marc Heijligers, accountant. ‘Ook klanten waren meteen om.’
Govers Onderwijs Accountants is een landelijk opererend accountantskantoor, gespecialiseerd in de controle en advisering van onderwijsinstellingen in het primair en voortgezet onderwijs. ‘We zijn een zelfstandig bedrijf, ontstaan vanuit het algemene kantoor. In eerste instantie maakten we nog wel gebruik van de software en de serveromgeving van het moederbedrijf. Maar inmiddels maken we daarin eigen keuzes’, zegt Vogels.
Informatie-uitwisseling
Het CRM-pakket AllSolutions en Case-Ware Working Papers voor dossier-opbouw (met eigen, kantoorspecifieke content) waren al in gebruik bij de onderwijsspecialisten. En sinds kort ook CaseWare Cloud. Heijligers over het waarom: ‘We zochten naarstig naar een platform voor informatie-uitwisseling. Gegevens kwamen binnen op papier, per mail of usb-stick. Uiteindelijk moesten we al die informatie die via verschillende kanalen binnen kwam, bijvoorbeeld via USB-sticks en e-mail, op een goede manier verwerken. Dat kan gebruikersvriendelijker en efficiënter, was onze gedachte. ‘Cybersecurity en privacy waren een belangrijk punt om op te letten bij de selectie. Hij legt uit waarom dit extra telde: ‘We werken met gegevens van medewerkers en leerlingen. Dat laatste is de basis voor sommige soorten bekostigingen, bijvoorbeeld voor kinderen met een ‘rugzakje’.’
Onderwijs
‘We bedienen één markt, doen één ding, dat we uitsmeren over al onze klanten. In wezen een simpel proces’, zegt hij. ‘Maar tegelijk specifiek, gezien het semipublieke karakter van het onderwijs. Met bijzondere bekostigingsstructuur, toezichthouders, diverse richtlijnen en de Wet Normering Topinkomens. Maar er hoeft niks naar de Belastingdienst, er is geen gegevensuitwisseling met de Kamer van Koophandel. In feite is alles terug te brengen tot een paar processtappen. ‘Helemaal in lijn met de trend binnen het onderwijs’, zegt Vogels. ‘Dat zelf ook sterk bezig is met digitalisering, door processen vast te leggen in workflow. Het lag voor de hand om in die ontwikkeling mee te gaan. We streefden naar een duurzame oplossing en zien dat cloudcomputing de toekomst is.’
Flexibele schil
Drie leveranciers, allen met een cloudoplossing, kwamen hun product presenteren. Van tevoren stond niks vast, maar de Govers-accountants verhullen niet dat CaseWare iets in het voordeel was: ‘Omdat we ook gebruik maken van de flexibele schil van onze moederorganisatie, is het handig om vast te houden aan CaseWare Working Papers voor controle van de jaarrekening, een pakket dat medewerkers kennen. Buiten het feit dat Working Papers voor ons prima werkt, was dat een extra afweging.’ In de selectiefase was een voorwaarde dat het uploaden van gegevens gemakkelijk moest gaan en dat bestandsverzoeken op een overzichtelijke wijze binnen zouden komen. ‘Inmiddels weten we dat dit niet in ieder pakket even gemakkelijk gaat, maar bij CaseWare Cloud is dat relatief eenvoudig.’ Wat de doorslag gaf: ‘Het idee dat CaseWare Nederland met z’n cloudoplossing al een stapje voor ligt op andere partijen. Vooral omdat er echt een goede koppeling tot stand gebracht kan worden met de gegevens die door de klant aangeleverd worden, waarna ze direct op de goede plaats in ons systeem hangen.’
Met DOCCO
Voor een goede uitrol van CaseWare Cloud werkt CaseWare samen met implementatiepartner DOCCO. In overleg is besloten met Govers Onderwijs Accountants een best practice op te zetten. Heijligers: ‘Met DOCCO hebben we twee dagen de koppen bij elkaar gestoken en de basisinrichting van CaseWareCloud opgetuigd. Vervolgens hebben we klanten geselecteerd voor de pilot. Die reageerden daar vrijwel uitsluitend positief op. ‘De best practice heeft volgens Heijligers vooral betrekking op de rechten van verschillende gebruikersgroepen, evenals de manier waarop de gegevens opgeslagen zijn en terug te vinden binnen CasewareCloud. Ook de meldingen die gebruikers krijgen, de status die aan een bestand gekoppeld kan worden, hoe er omgegaan moet worden met taken en bestandsverzoeken, werden scherp beoordeeld. ‘Als een klant via onze portal een verzoek krijgt om gegevens aan te leveren en hij krijgt daar geen melding van, is dat een probleem. Hij zit heus niet iedere dag op Caseware Cloud te kijken of hij iets kan doen. En hij moet niet overstelpt worden met meldingen, want dan is de kans groot dat hij die meldingen uitzet. Dan zijn we alsnog aan het mailen en is de efficiëntie weg. ‘
Single source
Een groot voordeel is volgens Heijligers dat het gedaan is met updates, extra servercapaciteit en onderhoud. En verder dat gegevens overal toegankelijk zijn en de collega’s flexibel en locatie onafhankelijk kunnen werken, maar dan wel ‘single source’. ‘Of je op je telefoon inlogt of op je laptop thuis, het gemakkelijk en op een veilige plek beschikbaar hebben van alle gegevens is voor ons een groot voordeel. We proberen onze tijd zo goed mogelijk te benutten en niet onnodig veel tijd te spenderen aan reizen. Hierop kantoor kan al voorwerk worden verricht. Zodra we gegevens binnen hebben, kunnen we in principe aan de slag. CaseWare Cloud helpt ons onze mensen zo effectief mogelijk in te zetten.’
Evidente voordelen
Vogels: ‘De voordelen van cloud zijn zo evident dat we het ons inmiddels nauwelijks meer kunnen voorstellen dat mensen op kantoren nog op honderd verschillende plaatsen iets bijhouden in honderd verschillende databases.’ Draagvlak vinden voor de veranderingen kostte weinig moeite: ‘De controle-leiders zagen onmiddellijk de voordelen en de andere medewerkers volgden snel.’ Een plaatje zonder wanklanken, bijna te mooi om waar te zijn. Blijft er niets te wensen over? ‘Ja, gegevensuitwisseling tussen AllSolutions en Caseware Cloud. Die is nog niet tot stand gebracht, maar volgens ons moet dat te doen zijn’, besluit Heijligers.
Dit artikel is ook verschenen in het CaseWare Magazine van mei 2017.
Geef een reactie