• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV3: ICT en Kengetallen
    • AV2: Bedrijfsoverdracht
    • Checkpoints
    • Corona
    • AV1: Lifestyle en carrière
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • AV Top 50
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • STAP-budget
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Nieuwsbrief
  • STAP-budget
Accountancy Vanmorgen

  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • AV3: ICT en Kengetallen
    • AV2: Bedrijfsoverdracht
    • Checkpoints
    • Corona
    • AV1: Lifestyle en carrière
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • AV Top 50
    • AV-Top 50 | 2022
    • AV-Top 50 | 2021
Home » Accountant, hoe houd je grip op alle informatie van je klanten?

Accountant, hoe houd je grip op alle informatie van je klanten?

Accountancy, Artikelen, Nieuws

6 juni 2018 door CaseWare

Accountancy Vanmorgen

Niet alleen binnen de accountancy, maar ook binnen de ICT blijven vernieuwingen en wijzigingen zich steeds sneller aandienen. Er is meer informatie beschikbaar dan ooit, in meer verschillende systemen in ondernemingen. Hoe houd je als accountant grip op al deze informatie?

‘Vroeger maakte je met een modem contact met het internet en ging je op klantbezoek met een laptop vol informatie. Tegenwoordig hebben we snel en draadloos internet en zijn we overgestapt om alles via internet te doen. Maar de basis van het systeem is nog steeds hetzelfde, en dat is dat je alle informatie van je klant bij je wilt hebben’, vertelt Don van Zijtveld product-owner AuditCase, een CRM- en DMS-pakket voor de accountancy. Nou is informatie een breed begrip. Wat valt daar precies onder? Van Zijtveld: ‘Alle documenten, contactmomenten, acties en taken. Dus eigenlijk alles wat je voor een klant doet. Dat gaat echt zo ver als gespreksnotities, adviesdocumenten, Excel-documenten, dossierstukken, maar ook e-mail en andere correspondentie.’

CRM specifiek voor accountants

Een practicemanagementsysteem geeft een overzicht van alles wat er voor een klant wordt gedaan. Je krijgt inzicht in wat er momenteel wordt gedaan, wat er al is gedaan en wat de status is. Zo wordt een volledig klantdossier opgebouwd, dat ook voldoet aan de wet- en regelgeving. AuditCase is specifiek gericht op de accountancybranche. ‘Heel veel kantoren hebben een standaard CRM-proces, een proces voor prospects en een proces voor bestaande klanten’, vertelt Van Zijtveld. ‘Binnen de accountancy geldt dat je niet elke klant mag accepteren. Je moet eerst onderzoek doen naar die klant. Wie is die klant? Mag ik voor hem werken? Wil ik voor hem werken? Hebben we wel voldoende kennis van de branche? In AuditCase kennen we deze standaard klantacceptatieprocedure. Het proces van het aanmaken van een klant willen we graag zo efficiënt mogelijk maken. De data van online-achtergrondchecks, (negatieve) media-aandacht of zaken die spelen of speelden bij de klant kun je ophalen en automatisch opslaan in je klantdossier.‘ In de nieuwse versie is het ook mogelijk om KvK-uittreksels direct op te halen. ‘Bij het aanmaken van een nieuwe klant kan het uittreksel dan automatisch worden opgeslagen in AuditCase, nadat is gecontroleerd wie de directeuren of eigenaren van het bedrijf zijn.’

Samenwerking CaseWare Cloud

Sinds 2016 is Change to Comm, de ontwikkelaar van AuditCase, onderdeel van CaseWare Nederland. De bedrijven zijn dus bepaald geen onbekenden voor elkaar. In het ontwikkelen van slimme koppelingen trokken zij al eerder samen op. De toekomstige samenwerking wordt nu verder vormgegeven in de CaseWare Cloud-omgeving. Van Zijtveld: ‘Het grote voordeel van de integratie met Caseware Cloud is, en dat is natuurlijk altijd zo met dit soort oplossingen, de eenmalige invoer. Je kan klantgegevens in AuditCase invoeren en dan staat die informatie automatisch in Caseware Cloud. Ook delen wij het interne dossier dat wij hebben opgebouwd in AuditCase met Caseware. De klant logt in en kan alle documenten inzien, dus geen e-mails meer naar klanten.’

AVG

Van Zijtveld stipt hier een belangrijk punt aan. Hij merkt binnen de branche dat het bij kantoren nog wel eens misgaat in het e-mailverkeer. ‘E-mailen is wel makkelijk, maar er zitten ook risico’s aan. Informatie versturen via internet is niet altijd veilig. We horen regelmatig dat bijvoorbeeld conceptjaarrekeningen nog via de e-mail worden verstuurd. Als leverancier raden wij dat sterk af. Zeker nu, met de komst van de nieuwe privacywet AVG die op 25 mei 2018 ingaat, waarbij nog strenger wordt gecontroleerd en er administratieve geldboetes kunnen worden opgelegd bij inbreuk op de AVG.’ Voor softwareleveranciers zijn er nog een aantal grijze gebieden wat betreft de AVG. Ook bij Change to Comm zijn ze af en toe nog zoekende hoe ze moeten omgaan met de aspecten waar de wetgeving niet concreet genoeg over is, maar die ze wel moeten ondersteunen. ‘Bij accountantskantoren ligt de nadruk op bewaren, maar de klant kan nu aangeven dat hij wil dat zijn dossier wordt verwijderd. Ben je als softwareleverancier nou verplicht om het klantdossier te bewaren of heeft de klant in een aantal gevallen wel degelijk het recht om vergeten te worden? Dat is een van de grijze gebieden waar nog geen jurisprudentie over is.’ Een ander grijs gebied is het beschermen van bijzondere persoonsdocumenten, zoals een rijbewijs of paspoort. ‘Onze programmatuur wordt nu zo afgesteld dat een gebruiker kan aangeven of het een bijzonder persoonsdocument is. Deze wordt dan extra afgeschermd. Een gebruiker moet expliciet aangeven dat hij dat document gaat bekijken en het systeem logt dat hij dat heeft gedaan en wanneer. De AVG-regelgeving is echter nog niet zo helder dat we exact weten wat er nou precies onder een bijzonder persoonsdocument valt. Vallen bankafschriften, die vrij veel in accountantsdossiers voorkomen, daar ook onder? Daarin zijn we nog wel zoekende’, aldus Van Zijtveld.

Geheimhoudingsplicht

En dan speelt nog de geheimhoudingsplicht bij accountantskantoren. Niet alle afdelingen of disciplines mogen alle gegevens van een klant inzien. Hoe wordt dit opgelost? ‘Wij ondervangen dat door, over alle klanten heen, bepaalde onderdelen van het dossier niet voor iedereen toegankelijk te maken’, vertelt Van Zijtveld. ‘Neem bijvoorbeeld de salarisadministratie. De afdeling die dit verwerkt kan bij alle klanten de salarisonderdelen zien, maar de overige medewerkers kunnen alleen die onderdelen zien die worden gedeeld, zoals de NAW-gegevens. Per klant zijn ook nog extra onderdelen af te schermen, die vertrouwelijk zijn.’

Discipline

Een practicemanagementsysteem zorgt voor grip op alle informatie, maar het is volgens Van Zijtveld de accountant die uiteindelijk verantwoordelijk is om afspraken die zijn gemaakt met de klant ook daadwerkelijk in het dossier vast te leggen. ‘Wij proberen het de accountant zo makkelijk mogelijk te maken. We geven hem de mogelijkheden om documenten uit het systeem te halen, af te schermen en het gebruik ervan te loggen. Maar het valt of staat met de discipline van de medewerkers. Dus niet mailen op de smartphone, maar alle dingen die je voor een klant doet daadwerkelijk opnemen in het klantdossier is ons motto.’

Categorie: Accountancy, Artikelen, Nieuws Tags: AVG, practice management

Tags: AVG, practice management

Gerelateerde artikelen

25 januari 2023

AVG en verplichtingen voor de werkgever: hoe zit het precies?

25 januari 2023

Privacytoezichthouder blijft fel tegen nieuwe witwaswet: ‘massasurveillance die kan leiden tot uitsluiting’

20 december 2022

Hof laat arbitragebeding EY en voormalig partner in stand

2 december 2022

Hoge Raad: verplichting en kosten eHerkenning bij aangifte loonheffingen toegestaan

Geef een antwoord Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Meest gelezen

  • Massaal bezwaar plus niet-bezwaarmakers box 3 officieel
  • NOB adviseert ook bezwaar tegen nieuwe definitieve aanslagen box 3
  • Consumentenbond dreigt met Europese rechter in box 3-zaak
  • Hof: VvE-reserves tellen bij berekening rechtsherstel box 3 als bank- en spaartegoeden

Partnercarrousel

Bezwaar en beroep instellen tegen NOW loont vaak – maar niet altijd
Het einde van de schoenendoos?
Visma Pinkweb logo
Wat staat er in een ICT-calamiteitenplan?
7 tips om het jaar goed te starten met je bedrijf
Exact logo
Compliancy moet, maar tegen welke prijs?
Yuki logo 042021
Met datagedreven management het personeelstekort te lijf
Caseware nieuw aug 2022
CaseWare komt met nieuw product AUDIT+
Drie backofficetips van Begrijpt Finance voor een efficiënter kantoor
Add-on in KING-software maakt bestandsuitwisseling tussen accountant en klant eenvoudiger
PSD2, wat moet je ermee?
AV-Top 50 | Boekhoudsoftware met een ziel

Loket.nl de meest betrouwbare online applicatie voor HR en …  

De cloud maakt het werk van de accountant écht leuker
Oriënteert je klant zich op nieuwe software? Alarmbellen!
Het Cloud document management systeem, speciaal voor de accountancy

Klop & Partners is opgericht in het jaar 1982 als …  

Een tekort aan medewerkers, hoe los je dat op? | 5 tips
Hé accountant, hoe staat het met jouw Cybersecurity?
Meer dan 80% van de accountants heeft onvoldoende kennis van cybersecurity en NIS2-regelgeving
Sdu

GAC is leverancier van Microsoft Dynamics 365 …  

Loondoorbetaling zieke AOW’er van 13 naar 6 weken: het wat en waarom
Gijzelsoftware grijpt accountantskantoren (zo verklein je de kans op een aanval)
Uitbreiding NT Middelgroot faciliteert aanleveren van één dataset aan KvK en bank voor middelgrote ondernemingen
Hoe Rijkse Accountants & Adviseurs zichzelf en ondernemers helpt met WeFact
Uw accountantskantoor altijd alle cijfers bij de hand
Fiscount en Markus Verbeek Praehep gaan opleidingsaanbod combineren
Als accountant afscheid nemen van ‘uurtje-factuurtje’?
Deadline renseigneringsverplichting nadert: nog veel onduidelijkheid
Vier salarissoftware trends voor 2023
Hoe krijg je als controller grip op de uitdagingen van de huidige arbeidsmarktcrisis?
Ondernemers verwachten meer van hun adviseur, is ‘dropshipping’ de oplossing?
Het bespreken van je liefdesleven met collega’s. Ongewenst?
Koen Scheepers adviseur bij Credion
De valkuilen bij een turboliquidatie

Checkpoints van Fiscount en AV

Abonneer nieuwsbrief AV

Vacatures

Ondernemende Belastingadviseur (32-40 uur)
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Supervisor Assurance – Amersfoort
CROP
Werkstudent accountancy MKB
Moore MTH
Vennotabel RA external auditor te Amsterdam
Klop & Partners
Assistent-Accountant (gevorderd) / aankomend adviseur mkb – Zwolle
KRC Van Elderen
Belastingadviseur BTW – Venlo
Flynth
ASSISTENT-ACCOUNTANT (24 – 40 uur)
Jongejan & Partners
Junior Tax Consultant | Employer Tax Advisory Services. – Amersfoort, Arnhem, Ede, Hoofddorp of Utrecht
CROP
Financieel administratief medewerker
Scab
Adviseur Corporate Finance (32-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Director accountancy & advies
Baker Tilly
Senior Manager Samenstelpraktijk
RSM
Meewerkstage Accountancy
Flynth
Officemanager
van Helder
Beginnend assistent-accountant MKB duaal
Moore MTH
Assistent Accountant (24 – 40 uur)
Flynth
Relatiebeheerder / Accountant MKB
Moore MTH
Relatiebeheerder MKB
Moore MTH
Relatiebeheerder / Accountant MKB
Moore MTH
Data-Scientist (medior)
Coney Minds
Senior assistant audit in Zeeland
Moore DRV
Vennotabel AA/RA manager te Aalsmeer
Klop & Partners
(zelfstandig) Assistent-accountant
van de Kamp & van Gelder
Relatiebeheerder/teamleider agro • Kesteren
WEA Deltaland
Director accountancy & advies
Baker Tilly
Relatiebeheerder Accountancy & Advies | 24-40 uur per week
CROP
Accountant RA (Nijmegen)
Konings & Meeuwissen
Assistent-Accountant (gevorderd) – Wezep
KRC Van Elderen
Controleleider Audit (Zwolle)
KRC Van Elderen
Vacature Manager Assurance
CROP
Manager audit
Moore MTH
Assistent Accountant (24 – 40 uur)
Flynth
Ervaren assistent-accountants samenstelpraktijk (dit betreft meerdere vacatures)
WEA Gouda
Medewerker Facturatie
Flynth
Ervaren Assistent-Accountant (32 – 40 uur)
Jongejan & Partners
Intern Controller/ Auditor
Gemeente Heerde
Tax Consultant | Employer Tax Advisory Services – Amersfoort, Arnhem, Ede, Hoofddorp of Utrecht
CROP
Assistent Accountant Audit
HLB Witlox Van den Boomen
Vacature gevorderd assistent accountant
WEA Deltaland
Junior Assistent Accountant Samenstelpraktijk ( min. 24 uur per week)- Amersfoort, Ede, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Accountant Agro
Flynth
Assistent Accountancy en Advies
HLB Witlox
Senior Assistent Accountant Audit
Flynth
Manager audit
Moore MTH
Gevorderd assistent Accountant Samenstelpraktijk (min. 24 uur per week) – Amersfoort, Ede, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Relatiebeheerder / Accountant MKB
Moore MTH
Manager Accountancy en Advies
HLB Witlox Van den Boomen
Vacature accountant
WEA Deltaland
Accountant manager audit in Rotterdam
Moore DRV
Opdrachtmanager Accountancy & Advies
Witlox van den Boomen
Senior accountant relatiebeheerder mkb in Rotterdam.
Moore DRV
Vaktechnisch Profesional – Amersfoort
CROP
Accountant AA (Nijmegen)
Konings & Meeuwissen
Fiscalist (24-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Senior Supervisor Assurance- Amersfoort, Arnhem, Hoofddorp en Utrecht
CROP
Senior accountant relatiebeheerder mkb in Bergen op Zoom
Moore DRV
(senior) Medewerker aangiftepraktijk
Scab
Medewerker Belastingadvies
Flynth
Belastingadviseur Agro
Flynth
Beginnend Belastingadviseur (32-40 uur) – Beverwijk of Haarlem
De Hooge Waerder
Assistent Accountant Agro
Flynth
Docent Accountancy (1,0 fte)
Hogeschool van Amsterdam
Voorzitter en een lid Raad van Commissarissen Countus Groep B.V.
Countus Groep B.V.
Controleleider Audit
Flynth
(Senior) Manager Accountancy & Advies
HLB Witlox Van den Boomen
Zelfstandig assistent accountant
CROP
Staff Assurance | WO starter- Amersfoort
CROP
Gevorderd Assistent Accountant
Moore MTH
Externe Accountant
Coney Minds
Controleleider
WEA Gouda
Gevorderd assistent-accountant MKB
Moore MTH
Staff Assurance- Amersfoort, Ede en Utrecht
CROP
Supervisor audit in Brabant
Moore DRV
Supervisor audit in Oud-Beijerland
Moore DRV
Werkperiode Junior assistent accountant samenstelpraktijk
Scab
Senior Assistent Accountant Audit
HLB Witlox Van den Boomen

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen