• Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • Lifestyle en carrière
    • AV-Top 50
    • Corona
    • Checkpoints
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
  • Spring naar de hoofdnavigatie
  • Door naar de hoofd inhoud
  • Spring naar de eerste sidebar
  • Spring naar de voettekst
Accountancy Vanmorgen

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
Aanmelden nieuwsbrief
  • Nieuws
    • Accountancy
    • Fiscaal
    • Vaktechniek
  • Blog
  • Thema
    • Lifestyle en carrière
    • AV-Top 50
    • Corona
    • Checkpoints
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
    • Kantoren
  • Kennisdocs
  • Events
    • Nationale salarisdag
Home » 5 tips om je PC opgeruimd te houden. 11 februari: clean out your computer day!

5 tips om je PC opgeruimd te houden. 11 februari: clean out your computer day!

Blog, How to's, Nieuws

8 februari 2019 door Twinfield

Op 11 februari 2019 was het ‘clean out your computer day’; een uit de Verenigde Staten overgewaaid fenomeen dat aandacht vraagt voor een grondige voorjaarsschoonmaak van uw hard- en software. Volgens Nathanja de Kruijff, compliance officer van Twinfield, een goed moment om eens goed naar uw bestanden en folders te kijken. Er kan meer weg dan u denkt!

Accountantskantoren hebben veel administratie bij te houden, denk aan de klantenadministratie, de eigen personeelsadministratie en natuurlijk de boekhoudadministratie. Voor sommige administraties zal u een applicatie gebruiken, of een portal. Voor andere administraties voldoet een overzicht in Excel. Vaak gaat het mis bij het exporteren van data uit een applicatie naar een apart bestand. Dat heeft u op dat moment even nodig, maar blijft vaak ‘een eeuwigheid’ onnodig ergens in een map staan.

Valkuilen

Een andere valkuil is de mail. De meeste mensen bewaren een groot deel van hun mails, voor bewijsvoering, om zaken terug te kunnen zoeken, enzovoort. Maar aan die mails hangen ook bijlagen, die u waarschijnlijk ook al opgeslagen heeft, waarom bewaart u die ook in uw mailbox? En wat te denken van de lokale schrijf? Heel handig om even wat bestanden op te slaan als u thuis gaat werken. Maar haalt u die bestanden er dan ook weer af? En onthoudt u wat er allemaal opgeslagen staat? Harde schijven zijn een makkelijke prooi voor hackers. Soms gijzelen ze de gegevens, hierdoor kunt u niet terugzien wat u mist. Volgens de meldplicht datalekken moet een dergelijk lek gemeld worden, maar hoe kunt u een goede melding doen als u niet weet welke bestanden weg zijn? En wat zijn de regels en richtlijnen binnen uw kantoor als het gaat om het bewaren van klantgegevens? Natuurlijk geldt er voor specifieke gegevens een bewaarplicht, maar er bestaat ook een plicht om gegevens te verwijderen als dat bedrijf geen klant meer is of als er geen noodzaak meer is om de gegevens te bewaren. Een grote schoonmaak is dus geen overbodige luxe.

Wat als u het niet doet?

Vanuit de AVG die vorig jaar is ingegaan, wordt er streng gecontroleerd op zowel het recht om vergeten te worden als het recht op inzage van de eigen gegevens. Des te meer gegevens er op diverse plekken worden opgeslagen, des te ingewikkelder is het om te achterhalen wat moet worden gewist en waar inzicht in moet worden gegeven. Dat is geen goed verhaal naar de data-eigenaar toe. Data die u niet gebruikt kunt u het beste gewoon verwijderen. Denk hierbij ook aan prospect- en marketinglijsten. Iemand die tien jaar geleden een demo heeft opgevraagd en geen klant is geworden, gaat dat nu waarschijnlijk ook niet meer worden. De data kan dus verwijderd worden. Daarnaast neemt data die niet gebruikt wordt onnodig veel opslagcapaciteit in. Hierdoor worden de systemen trager en de kosten hoger. Daarnaast kost het ook veel van uw eigen tijd om tussen al die folders en documenten de juiste informatie te vinden en raadplegen.

Wat kunt u doen?

Een paar tips:

  1. Sla niet alles op: Sla niet alles op en al helemaal niet lokaal. Als men lokaal een bestand opslaat is dat meestal van tijdelijke aard, bijvoorbeeld een bepaalde lijst die geëxporteerd wordt uit de CRM-applicatie voor een marketingactie. De data wordt in Excel gezet en meestal via de mail verstuurd. Verwijder dit bestand daarna meteen weer, de brondata staat nog in de applicatie en het doel van de export is al bereikt.
  2. Weet welke data waar is en welke bewaartermijnen gelden: Voor bepaalde bestanden, zoals die voor de Belangdienst staan bepaalde bewaartermijnen vast. Andere bewaartermijnen, zoals voor persoonsgegevens, moeten binnen de organisatie met elkaar bepaald worden. Dit is per afdeling verschillend. Zorg ervoor dat iedereen binnen de organisatie goed weet waar welke bestanden staan en welke bewaartermijnen gelden. Vaak zijn er meerdere folders met dezelfde naam op verschillende plekken.
  3. Die mail……..: Ondanks nieuwe apps zoals Slack en Trello is de hoeveelheid mail die we elke dag ontvangen nog steeds enorm. Met name voor mensen die niet zo veel op kantoor zijn, is het een hele taak de mailbox leeg te houden. Maak er een intern beleid van dat iedereen de mailbox opschoont.
  4. Elke dag clean out your computer day: Eigenlijk is een keer per jaar uw computer eens goed opschonen te weinig, want een mens verzamelt veel in een jaar en een accountant al helemaal. Als u overzicht wil bewaren zou dit veel vaker moeten, bij voorkeur elke dag, bij het afsluiten van de werkdag bijvoorbeeld. Zo houdt u het overzicht van welke acties nog uit staan, welke afgerond kunnen worden en blijft uw mailbox schoon. Als u het een keer per jaar doet kunt u er waarschijnlijk een hele dag mee vullen, een dagelijkse opschoonbeurt kost u slechts een minuut of twee.
  5. Sla bestanden op de juiste manier op: Sla informatie op de juiste manier op. Haal bestanden bijvoorbeeld uit uw mail en sla ze op een logische plek op. Zo wordt uw mailbox minder belast en weet u zeker dat u het niet kwijtraakt. De mail zelf kan nog interessant zijn om te bewaren, maar neemt veel minder ruimte in als de bijlagen verwijderd zijn.

Kortom, hoe meer u opslaat, hoe meer risico u loopt en hoe groter de kans dat bestanden in vergetelheid raken. Clean Out Your Computer Day kan een mooie aanleiding zijn om, volgens alle nieuwe regels en richtlijnen, uw mail en andere bestanden op orde te brengen.


Over Twinfield
Twinfield Boekhouden is een online boekhoudpakket waarmee accountants en ondernemers slim en gemakkelijk kunnen samenwerken. Twinfield is veilig (keurmerk Zeker-Online) en werkt 100% in de cloud. Daarbij biedt Twinfield de mogelijkheid om te koppelen met vele andere pakketten. Twinfield is een onderdeel van Wolters Kluwer Tax & Accounting.

Categorie: Blog, How to's, Nieuws Tags: ICT, practice management

Tags: ICT, practice management

Gerelateerde artikelen

11 mei 2022

Asista Werkplekbeheer biedt Practical een veilige totaaloplossing

9 mei 2022

CaseWare International neemt Nederlandse distributeur over

9 mei 2022

Beveiligingsbedrijf komt met eigen cyberverzekering

4 april 2022

Deloitte neemt ICT-bedrijf GLO Integration over

Geef een antwoord Reactie annuleren

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Meest gelezen

  • Dga fiscaal advies- en administratiekantoor op de vingers getikt over bijtelling en gebruikelijk loon
  • BDO naar rechter om ex-werknemer 385 euro te laten terugbetalen
  • ‘Edelachtbare, ik betaalde mijn boekhouder in drugs’
  • AA niet alert op afspraken over winstverdeling binnen VOF: waarschuwing

Partnercarrousel

Wat zijn de highlights uit het nieuwe pensioenstelsel?
Kantoren laten kansen liggen bij automatisering interne processen
Visma Pinkweb logo
Digitaal ondertekenen met Visma | PinkWeb nu nog vollediger
Belastingaangifte 2021: doorvragen helpt (7 voorbeelden)
Exact logo
Exact lanceert Exact Globe+
Yuki logo 042021
Waarom de moderne accountant investeert in cloud-accounting
Asista Werkplekbeheer biedt Practical een veilige totaaloplossing
Integrated Accounting: controle en inzicht over alle processen
Waarom een accountancy-dashboard werkt voor kantoren met ambitie 
Slimme koppelingen voor een toekomstbestendig accountantskantoor
AFAS lanceert complete boekhoudoplossing voor ondernemers en accountantskantoren
Software succesvol maken voor jouw kantoor? Arjan geeft advies
3 randvoorwaarden voor een schaalbaar advieskantoor
Het verschil tussen payroll en salarisadministratie
Zwangerschap: hoe zit het met verlof en verzuim?
4 tips hoe je omgaat met veranderende software en applicaties
Personalia | Annemarie van der Pol wordt nieuwe COO bij SBR Nexus
Zo werk je als accountant goed samen met je klanten
Hoge werkdruk en gebrek aan ‘handjes’?
De digitale handtekening: wat moet je er als accountant over weten?
Fiscount en Markus Verbeek Praehep gaan opleidingsaanbod combineren
Qics NEN en ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd
De benoeming van een bestuurder en de managementovereenkomst
‘Er is voor de MKB-accountant een wereld te winnen’
Rol van de accountant anno 2022
keurmerk ritregistratie
Geld besparen met BTW over privégebruik auto
Door dreigende nieuwe rechtspraak is vertrouwenspersoon in de accountancybranche verstandiger dan ooit 
Credion
Credion Den Haag breidt uit naar Delft-Westland
Leergang Herstructureringsdeskundige voor accountants wordt herhaald

Checkpoints van Fiscount en AV

Abonneer nieuwsbrief AV

Vacatures

Controleleider  
Scab
Financial Controller
ENTRPNR
Zelfstandig assistent accountant samenstel
SNP Adviseurs
Controleleider
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Accountant relatiebeheerder in Rotterdam
Moore DRV
Senior Assistent Accountant Samenstel​praktijk
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Professional – Loonadministrateur
Van Oers Accountancy & Advies
(Senior) marketeer
Fiscount
Compliance officer vaktechneut (24-32 uur in overleg)
UNP accountants adviseurs
Salarismedewerker Interim en Detachering
Rikst
Senior Accountant / Teamleider Samenstelpraktijk, vestiging Barneveld
Visser & Visser
Manager Assurance
CROP
Fiscount zoekt een specialist sociale zekerheid
Fiscount
(Senior) controller / teamleider Rotterdam
Yaarwerk
Supervisor Compilation
CROP
Junior administratief medewerker Nieuwegein, 32-40 uur
van helder
Senior Assistant Accountant RA – Alkmaar, Amsterdam, Hoofddorp, Utrecht, Rotterdam, Eindhoven en Heerlen
RSM
Medewerker Financiële administratie (m/v/x) 24-40 uur, Den Haag
Duits-Nederlandse Handelskamer
Assistent accountant – samenstelpraktijk
Scab
Controleleider (32-40 uur per week in Alphen aan den Rijn of Ridderkerk)
Lansigt
Accountmanager Accountant AGRO
acconavm
Fiscalist
Extendum
(Junior) Assistent Accountant Samenstelpraktijk
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Relatiebeheerder BonsenReuling Doetinchem
BonsenReuling
Fiscount zoekt accountants (AA/RA)
Fiscount
Professional – Loonadministrateur Onderwijs
Van Oers
Senior Supervisor Assurance
CROP
Administratief consulent (32-40 uur)
BROADSTREET
Jaarrekening Specialist, Dordrecht
Visser &Visser
Beginnend Assistent-Accountant 
KRC Van Elderen
Assistent Accountant
Schuiteman
Ervaren allround fiscalisten in Noord-West en Oost-Nederland
Fiscount
Manager accountancy samenstelpraktijk
acconavm
Werken als Salarismedewerker Interim en Detachering
Rikst
(Junior) Assistent Accountant Controlepraktijk (Audit)
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Zelfstandig Assistent Accountant, Barendrecht
Visser & Visser
Assistent accountant
Rikst
Accountant Internationaal
Visser & Visser
Supervisor Compilation
CROP
Controleleider
SNP Adviseurs
Assistent Accountant (24-40 uur) – Alkmaar/Heerhugowaard/Beverwijk
De Hooge Waerder
Manager Accountancy & Advies
Lentink De Jonge
Accountant (AA/RA)
SMK Accountants
Assistent Accountant in audit & iAccountancy Praktijk
Coney
Supervisor Assurance
CROP
Professional – Medewerker accountancy
Van Oers
Senior Assistent Accountant
Schuiteman
Staff Compilation
CROP
Controleleider in Terneuzen
DRV
Gevorderde assistent accountancy MKB- Beek -Maastricht
acconavm
Relatiebeheerder Accountancy
Visma
Startend assistent accountant (fulltime)
UNP accountants adviseurs
Relatiebeheerder
Scab
Assistent-Accountant (gevorderd)
KRC Van Elderen
Ervaren controleleider (fulltime)
UNP accountants adviseurs
Assistent Accountant, Oud-Beijerland
Visser & Visser
Ervaren agro-fiscalist | HBO | WO | 24 – 40 uur | Thuiswerken | Groot netwerk
Assistent Accountant (32-40 uur per week in Alphen aan den Rijn, Gouda of Ridderkerk)
Lansigt
IT auditor Alphen aan den rijn
Lansigt
Ervaren accountantsadviseurs (AA/RA)| HBO | 24 – 40 uur | Thuiswerken | Groot netwerk
Fiscount
Ervaren assistent-accountant en afgestudeerde AA-er
WEA Accountants & Adviseurs
Assistent Controlepraktijk (24-40 uur) – Alkmaar
De Hooge Waerder
Gevorderd assistent accountant in Sliedrecht
Moore DRV
Accountant Internationaal
Visser & Visser
Beginnend assistent-accountant samenstelafdeling
SMK Accountants
Senior Assistent Accountant RA
Share Impact Accountants
Boekhouder – Accounting & Treasury (m/v/x) 20-24 uur, Amsterdam en hybride
Duits-Nederlandse Handelskamer
Fiscaal medewerker accountantspraktijk
Van der Vlugt Accountants
Senior IT-Audit Professional
CROP
(Zelfstandig) assistent-accountant
van de Kamp & van Gelder
Product Marketing Specialist Accountancy
Visma
Accountant manager samenstel in Middelburg
Moore DRV
Tax Manager
Crop
Senior Assistent Accountant Controlepraktijk
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Adviseur MKB Accountancy
NBA
Assistent accountant in Breda
Moore DRV
Fiscalist
SNP Adviseurs
Gevorderd Assistent Audit (32-40 uur per week in Alphen aan den Rijn, Gouda of Ridderkerk) 
Lansigt
Opdrachtleider met belangstelling om ook ITGC thema op te pakken
Coney
Assistent accountant controlepraktijk
Scab
Fiscaal jurist
WEA Accountants & Adviseurs
Ervaren fiscalist-estate planner
Fiscount
Fiscount Fiscalisten
Fiscount
Accountant AA (24-40 uur) – Beverwijk
De Hooge Waerder
Ondernemende Belastingadviseur
Boon Accountants Belastingadviseurs/ Boon Registeraccountants
Accountant, Amstelveen
Stolwijk Registeraccountants en Belastingadviseurs
Relatiebeheerder zelfstandig (fulltime)
UNP accountants adviseurs
Partner & Externe Accountant
Coney
Manager bij Coney Accountancy & Analytics (min 32 uur)
Coney
Accountant AA (24-40 uur per week in Alphen aan den Rijn of Gouda)
Lansigt
Ervaren accountmanager
Fiscount
Assistent accountant samenstelpraktijk
Van der Vlugt Accountants
Klantmanager
Finance Plus
Specialist sociale zekerheid
Fiscount
Relatiebeheerder / Accountant
KRC Van Elderen
Assistent accountant Controlepraktijk
Van der Vlugt Accountants
Assistent Accountant, 32 – 40 uur Goes
acconavm
Assistent-Accountant (gevorderd) / aankomend adviseur MKB
KRC Van Elderen
Supervisor Assurance
CROP

Accountancy Vanmorgen (AV) is het platform voor accountants en iedereen die geïnteresseerd is in nieuws, trends, ontwikkelingen, achtergronden en wetenswaardigheden in en rond accountancy en ondernemerschap.

Accountancy Vanmorgen is een uitgave van MOCuitgevers.

 

Categorie

  • Nieuws
  • Blog
  • Partners
  • Software
  • Opleidingen
  • Vacatures
  • AV-events

Info

  • Over ons
  • Adverteren
  • Vrienden
  • Contact
  • Shop
  • Algemene voorwaarden MOCuitgevers
  • Annuleringsvoorwaarden
  • Privacybeleid
  • Facebook
  • Twitter
  • LinkedIn
  • Mail
Cookies
Om u beter van dienst te kunnen zijn, maakt Accountancy Vanmorgen gebruik van cookies. Klik op instellingen om de cookie instellingen te wijzigen.
  • Ik ga akkoord
  • Instellingen
  • Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van deze website.
  • We gebruiken Google Analytics, netjes geanonimiseerd.
  • We gebruiken de marketing cookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen.
  • Annuleren
  • Ik ga akkoord

Instellingen