5 tips om je PC opgeruimd te houden. 11 februari: clean out your computer day!

Op 11 februari 2019 was het ‘clean out your computer day’; een uit de Verenigde Staten overgewaaid fenomeen dat aandacht vraagt voor een grondige voorjaarsschoonmaak van uw hard- en software. Volgens Nathanja de Kruijff, compliance officer van Twinfield, een goed moment om eens goed naar uw bestanden en folders te kijken. Er kan meer weg dan u denkt!

Accountantskantoren hebben veel administratie bij te houden, denk aan de klantenadministratie, de eigen personeelsadministratie en natuurlijk de boekhoudadministratie. Voor sommige administraties zal u een applicatie gebruiken, of een portal. Voor andere administraties voldoet een overzicht in Excel. Vaak gaat het mis bij het exporteren van data uit een applicatie naar een apart bestand. Dat heeft u op dat moment even nodig, maar blijft vaak ‘een eeuwigheid’ onnodig ergens in een map staan.

Valkuilen

Een andere valkuil is de mail. De meeste mensen bewaren een groot deel van hun mails, voor bewijsvoering, om zaken terug te kunnen zoeken, enzovoort. Maar aan die mails hangen ook bijlagen, die u waarschijnlijk ook al opgeslagen heeft, waarom bewaart u die ook in uw mailbox? En wat te denken van de lokale schrijf? Heel handig om even wat bestanden op te slaan als u thuis gaat werken. Maar haalt u die bestanden er dan ook weer af? En onthoudt u wat er allemaal opgeslagen staat? Harde schijven zijn een makkelijke prooi voor hackers. Soms gijzelen ze de gegevens, hierdoor kunt u niet terugzien wat u mist. Volgens de meldplicht datalekken moet een dergelijk lek gemeld worden, maar hoe kunt u een goede melding doen als u niet weet welke bestanden weg zijn? En wat zijn de regels en richtlijnen binnen uw kantoor als het gaat om het bewaren van klantgegevens? Natuurlijk geldt er voor specifieke gegevens een bewaarplicht, maar er bestaat ook een plicht om gegevens te verwijderen als dat bedrijf geen klant meer is of als er geen noodzaak meer is om de gegevens te bewaren. Een grote schoonmaak is dus geen overbodige luxe.

Wat als u het niet doet?

Vanuit de AVG die vorig jaar is ingegaan, wordt er streng gecontroleerd op zowel het recht om vergeten te worden als het recht op inzage van de eigen gegevens. Des te meer gegevens er op diverse plekken worden opgeslagen, des te ingewikkelder is het om te achterhalen wat moet worden gewist en waar inzicht in moet worden gegeven. Dat is geen goed verhaal naar de data-eigenaar toe. Data die u niet gebruikt kunt u het beste gewoon verwijderen. Denk hierbij ook aan prospect- en marketinglijsten. Iemand die tien jaar geleden een demo heeft opgevraagd en geen klant is geworden, gaat dat nu waarschijnlijk ook niet meer worden. De data kan dus verwijderd worden. Daarnaast neemt data die niet gebruikt wordt onnodig veel opslagcapaciteit in. Hierdoor worden de systemen trager en de kosten hoger. Daarnaast kost het ook veel van uw eigen tijd om tussen al die folders en documenten de juiste informatie te vinden en raadplegen.

Wat kunt u doen?

Een paar tips:

1. Sla niet alles op: Sla niet alles op en al helemaal niet lokaal. Als men lokaal een bestand opslaat is dat meestal van tijdelijke aard, bijvoorbeeld een bepaalde lijst die geëxporteerd wordt uit de CRM-applicatie voor een marketingactie. De data wordt in Excel gezet en meestal via de mail verstuurd. Verwijder dit bestand daarna meteen weer, de brondata staat nog in de applicatie en het doel van de export is al bereikt.
2. Weet welke data waar is en welke bewaartermijnen gelden: Voor bepaalde bestanden, zoals die voor de Belangdienst staan bepaalde bewaartermijnen vast. Andere bewaartermijnen, zoals voor persoonsgegevens, moeten binnen de organisatie met elkaar bepaald worden. Dit is per afdeling verschillend. Zorg ervoor dat iedereen binnen de organisatie goed weet waar welke bestanden staan en welke bewaartermijnen gelden. Vaak zijn er meerdere folders met dezelfde naam op verschillende plekken.
3. Die mail……..: Ondanks nieuwe apps zoals Slack en Trello is de hoeveelheid mail die we elke dag ontvangen nog steeds enorm. Met name voor mensen die niet zo veel op kantoor zijn, is het een hele taak de mailbox leeg te houden. Maak er een intern beleid van dat iedereen de mailbox opschoont.
4. Elke dag clean out your computer day: Eigenlijk is een keer per jaar uw computer eens goed opschonen te weinig, want een mens verzamelt veel in een jaar en een accountant al helemaal. Als u overzicht wil bewaren zou dit veel vaker moeten, bij voorkeur elke dag, bij het afsluiten van de werkdag bijvoorbeeld. Zo houdt u het overzicht van welke acties nog uit staan, welke afgerond kunnen worden en blijft uw mailbox schoon. Als u het een keer per jaar doet kunt u er waarschijnlijk een hele dag mee vullen, een dagelijkse opschoonbeurt kost u slechts een minuut of twee.
5. Sla bestanden op de juiste manier op: Sla informatie op de juiste manier op. Haal bestanden bijvoorbeeld uit uw mail en sla ze op een logische plek op. Zo wordt uw mailbox minder belast en weet u zeker dat u het niet kwijtraakt. De mail zelf kan nog interessant zijn om te bewaren, maar neemt veel minder ruimte in als de bijlagen verwijderd zijn.

Kortom, hoe meer u opslaat, hoe meer risico u loopt en hoe groter de kans dat bestanden in vergetelheid raken. Clean Out Your Computer Day kan een mooie aanleiding zijn om, volgens alle nieuwe regels en richtlijnen, uw mail en andere bestanden op orde te brengen.

Over Twinfield
Twinfield Boekhouden is een online boekhoudpakket waarmee accountants en ondernemers slim en gemakkelijk kunnen samenwerken. Twinfield is veilig (keurmerk Zeker-Online) en werkt 100% in de cloud. Daarbij biedt Twinfield de mogelijkheid om te koppelen met vele andere pakketten. Twinfield is een onderdeel van Wolters Kluwer Tax & Accounting.