Het hebben van een klantenportaal is een belangrijk onderdeel in de strategie van Flynth. Van het informeren van de klant en het aanbieden van adviesrapporten tot het accorderen van jaarrekeningen en fiscale aangiftes en het digitaal ondertekenen van controle- en accountantsverklaringen. Makkelijk, veilig en snel. In gesprek hierover met Eddie Meerveld van Flynth.
De accountancywereld is in beweging. Van geautomatiseerde processen en big data tot nieuwe privacyregels en online accounting. De accountant van nu ontkomt er niet aan. Niet in de laatste plaats omdat er steeds meer verplichtstellingen komen. PinkWeb interviewde een aantal kantoren over de manier waarop zij met al deze veranderingen omgaan. In dit artikel laten we Eddie Meerveld Senior Manager Information Management bij Flynth adviseurs en accountants aan het woord.
Flynth is een van de grotere accountantskantoren in Nederland en erg bekend in het MKB. Vroeger was het bedrijf vooral actief in de agrarische sector, maar tegenwoordig bedient Flynth bijna iedere branche. Gedurende de jaren is er naast de traditionele accountancywerkzaamheden veel dienstverlening bij gekomen. Denk aan juridische zaken, fiscale zaken en allerlei vormen van advies.
Meerveld werkt zelf nog maar relatief kort bij Flynth, maar beschouwt de accountancywereld al een aantal jaren met interesse. ‘Het is in mijn ogen altijd een van de markten geweest waar technologie maximaal kan worden benut. Dat wil zeggen dat de accountancydienstverlening pur sang steeds meer digitaal kan en dus efficiënter. Zo werkt het ook bij Flynth’, aldus Meerveld. Wel denkt hij dat je deze ontwikkeling in stappen moet aanpakken. ‘Je kunt allerlei technologische ontwikkelingen loslaten op de accountancywereld en daar grote kansen in zien. Die zie ik ook, maar wat wij doen voor klanten gaat wel wat verder dan alleen maar een eenvoudige administratie voeren. We maken de jaarrekening, doen de fiscale aangifte en bieden een grote diversiteit aan specifieke diensten. In sommige sectoren spelen ook hele specifieke datastromen een rol, bijvoorbeeld in de agrarische sector. Voor ons is het heel belangrijk dat we die data centraal, uniform en vooral heel actueel bij elkaar hebben. Dat is een belangrijke stap, waarna je verder kunt digitaliseren.
Schakelpunt tussen Flynth en de klant
Het hebben van een klantenportaal is volgens Meerveld een belangrijk onderdeel in de strategie van Flynth. ‘Als het gaat om het bedienen van de klant is het onmisbaar. Client Online is het schakelpunt tussen Flynth en de klant voor álle dienstverlening. Van het informeren van de klant en het aanbieden van adviesrapporten tot het accorderen van jaarrekeningen en fiscale aangiftes en het digitaal ondertekenen van controle- en accountantsverklaringen. We zien Client Online echt als hét platform om te communiceren met onze klant. Een best grote verandering, want tot een aantal jaar geleden ging dat nog op papier en iets korter geleden gescand per e-mail. Dat was allebei alles los van elkaar zenden. Nu hebben we één platform, waarbinnen we aan dossiervorming kunnen doen, archieven kunnen opbouwen. Dan krijg je een totaalbeeld.’
In de nabije toekomst denkt Meerveld dat er steeds meer digitaal moet gaan gebeuren. ‘We zijn samen met PinkWeb volop bezig om te kijken hoe we die veranderingen vorm willen geven.’
‘Dat is toch jullie werk?’
Vinden klanten al die veranderingen niet griezelig? Soms, geeft Meerveld toe. ‘Dat verschilt heel erg per regio, sector en per klant. Wij hebben geïnvesteerd in het overtuigen van onze cliëntadviseurs. Zij moeten de klant overtuigen van het voordeel van het portaal. Soms kost dat geen enkele moeite, omdat klanten dat voordeel onmiddellijk zien. Die zijn min of meer digitaal opgegroeid of digitaal al zo aangesloten dat de voordelen meteen evident zijn. Maar we hebben ook nog wel groepen klanten die helemaal gewend zijn aan de ‘ouderwetse’ manier. Facturen leiden tot een administratie, die leidt door middel van samenstelling tot een jaarrekening en dat worden uiteindelijk aangiftes et cetera. Hun input voor die hele cyclus is een schoenendoos met bonnetjes en facturen, die ze op een van onze businesspoints komen afleveren en wij regelen vervolgens alles. Ja, die mensen snappen soms niet waarom ze dan zo nodig over moeten op een klantportaal. Dat is toch ons werk? Ze hebben het gevoel dat ze online ons werk moeten doen. Het is dan belangrijk om uit te zoeken waar voor hen het voordeel zit. Dat kan voor ieder bedrijf verschillend zijn, maar over het algemeen is het grote voordeel dat we efficiënter kunnen werken. Er gaat minder tijd op aan acties als bellen, documenten opsturen, tekenen, inscannen en vervolgens weer terugsturen. Administratieve taken dus. Die tijd en aandacht kunnen we dan echt aan onze klanten besteden, hoe zij dat ook willen. De enige manier om angst en twijfel weg te nemen, is die voordelen communiceren. Dat doen we persoonlijk, zoals gezegd via de klantadviseur en met goede handleidingen, filmpjes en informatie. ’
De adviserende rol van de accountant
Dankzij het online werken behaalt Flynth veel efficiency. ‘Je ziet in de hele accountancy, en dus ook bij ons, dat administratie meer procesgericht wordt. Dat is een grote ontwikkeling. Als je zoveel klanten hebt als wij, dan wil je niet per administratie werken. Wij servicen bijvoorbeeld door het hele land bakkers. Als we voor hen iedere administratie apart gaan doen, dan kost dat ons veel tijd, terwijl hun facturen grotendeels hetzelfde zijn. In de toekomst kan je dat in één keer in het systeem zetten én we kunnen ervoor zorgen dat het realtime wordt bijgehouden. Zo houden we meer tijd over voor advieswerk’, legt Meerveld uit. ‘En dat is nodig, want onze adviserende rol is steeds belangrijker worden. In de toekomst neemt dat belang zelfs nog toe. Doordat we accountancywerkprocessen efficiënter maken, houden we tijd en geld over voor advies. Dat kan gevraagd advies zijn, zoals subsidieadvies, een vestigingsplaatsonderzoek, advies bij fusies en bedrijfsovernames, maar ook bijvoorbeeld benchmarken.’
Bij dat laatste komt data om de hoek kijken en het volledig benutten van data is een andere grote ontwikkeling binnen de accountancy, zegt Meerveld. ‘We beschikken over heel veel data, die we kunnen koppelen aan sectorspecifieke aspecten zodat we adviesproducten kunnen ontwikkelen rondom die data. Dat kent een enorme ontwikkeling. Flynth is bijvoorbeeld aangesloten bij de agrarische datahub Joindata. Naast financieel statische data komt daar nog allerlei sensordata van boeren beschikbaar. Dan kan je bijvoorbeeld weersinvloeden confronteren met financiële data of de relatie zien tussen de medische data van koeien en de impact hiervan op de melkproductie. Die rijkheid aan data is er nu al, maar we krijgen ook steeds betere technieken om die data te ontsluiten en te analyseren. Dat gaat nog een enorme vlucht nemen. Het is in feite het adviesonderdeel dat we al hebben. We maken al jaren rapportages voor agrariërs waarin we benchmarken hoe vergelijkbare bedrijven op KPI’s scoren. Zo zien ze hoe ze het eigenlijk doen. Dat is waar wij méér doen dan onze concurrenten en dat gaan we de komende jaren alleen maar uitbouwen.’
Belangrijk voor deze toekomstvisie is wel dat een oplossing als Client Online optimaal wordt benut. ‘Wij kijken telkens welke verbeteringen mogelijk zijn. Denk aan het inzetten van Formulier Online in onze auditpraktijk, soepele koppelingen met ons CRM-systeem en het klantdossiersysteem. Dat levert functionaliteit op die de keten optimaliseert. Maar het blijft een uitdaging die we samen met PinkWeb willen aanpakken. We willen steeds makkelijker, toegankelijker en laagdrempeliger kunnen koppelen met achterliggende systemen.’
Finance business partner voor de klant
Meerveld heeft nog meer ideeën over hoe data een rol kan spelen in de adviesdienstverlening. ‘Ik denk dat de rol van de accountant verschuift naar een finance business partner voor de klant. Hij doet basisdienstverlening zoals de jaarrekening en daarnaast adviseert hij continu realtime. Hoe dat werkt in de praktijk? Neem bijvoorbeeld de fiscale hoek. In het verleden maakten de grote uitgevers de belastingalmanak. Die kreeg je thuisgestuurd en dat waren echt boeken, de fiscalist moest belangrijke of relevante aspecten terugzoeken in die boeken. Volledig reactief. Die almanakken zijn later gedigitaliseerd en uiteindelijk is er zelfs een soort portaaltje gemaakt voor die fiscale data. Daar kunnen wij als accountants een abonnement op nemen en dan heb je een enorme bibliotheek aan data. Nou, de volgende stap hierin is dat die, in dit geval fiscale, content te koppelen is met CRM. Een voorbeeld: de regering verlaagt het btw-tarief voor de bouw. Wij krijgen dat dan via dat contentportaal door en kunnen door de koppeling met CRM meteen zien voor welke klanten dit relevant is. Nu is het btw-tarief in de bouw een hele grote ontwikkeling, maar als je tientallen specifieke, kleine veranderingen hebt in de visserij, de bouw, de agrarische wereld… Met een dergelijke oplossing kun je continu volgen welke wetgeving van belang is en wat die veranderingen betekenen voor welke klant. En als we dit dan uiteindelijk goed koppelen met Client Online, dan kunnen we er ook nog realtime over communiceren en steeds korter op de bal advies geven.’
Geef een antwoord