Vlak voor 1 mei, in de traditioneel drukste periode voor accountants, wordt IT-adviseur Mark Ter Steege uitgenodigd voor een Quick scan ICT bij een accountantskantoor. Al snel komt hij tot de conclusie dat dit kantoor klaar is voor de toekomst. Hoe heeft het kantoor dit bereikt? En welke toegevoegde waarde kan Mark nog bieden?
Op een donderdagmiddag rijd ik op mijn gemak richting Noord-Holland. Doordat ik iets eerder klaar was bij mijn vorige afspraak kan ik nog rustig mijn lunch nuttigen op de dijk van het Markermeer. Na van de zelfgesmeerde broodjes en het mooie uitzicht te hebben genoten, rijd ik verder naar het bedrijventerrein waar mijn volgende afspraak gevestigd zit. Een vrij standaard bedrijventerrein die je vrijwel in iedere plaats tegenkomt. Zoals altijd is het op dit soort terreinen even zoeken naar het juiste pand, maar na een paar bochten zet ik mijn auto keurig op één van de beschikbare parkeerplaatsen voor het kantoor in Zwaag.
Tot dusver een weinig verrassende dag. De grootste verrassing was eigenlijk dat ik zo vlak voor 1 mei überhaupt werd uitgenodigd voor een Quick scan ICT. Een dergelijke afspraak kost gemiddeld toch twee uur tijd. Dat terwijl veel kantoren die ik rond deze tijd spreek erg druk zijn en er met enige regelmaat afspraken worden verzet naar mei of juni.
(Geen) Stress op het accountantskantoor
Dat schijn kan bedriegen blijkt wel als de eigenaar van het kantoor zelf de deur open doet. Hij oogt ontspannen en neemt rustig de tijd om koffie voor ons beiden in te schenken en water te halen. Vervolgens verontschuldigt hij zich voor het feit dat hij de telefoon vandaag zelf moet opnemen, omdat de andere drie medewerkers vrij zijn. Het kan dus zijn dat we gestoord worden tijdens ons gesprek.
Enigszins verbaasd over het feit dat alle collega’s vrij zijn, ga ik zitten en vraag hem of hij zo rond 1 mei niet alle zeilen bij moet zetten? Voor veel kantoren is dit immers toch een drukke tijd? Maar niet voor dit kantoor, de eigenaar lacht me nog net niet uit. Hij vertelt me dat bijna alle werkzaamheden al zijn afgerond. Er is geen enkele reden voor stress. Uit verdere navraag blijkt dat de medewerkers van dit kantoor een voor de markt gemiddeld aantal klanten per medewerker bedienen en ze weinig tot geen piekdrukte kennen. Dat terwijl iedereen bij dit kantoor parttime werkt, inclusief de eigenaar zelf!
Andere aanpak biedt meerwaarde voor klanten
Zo kan het dat een op het oog weinig verrassende dag toch een verrassende wending kan krijgen. Uiteraard wil ik graag meer weten over de aanpak van dit kantoor. De eigenaar vertelt me dat ze een aantal jaar geleden de manier van samenwerken met hun klanten hebben aangepakt. Hij had een heel duidelijk beeld van waar hij met zijn kantoor naartoe wilde en heeft vervolgens zijn team hier warm voor gemaakt. Het team heeft dit zeer goed opgepakt en de klanten begeleid naar de nieuwe samenwerking.
De eigenaar had al vroeg door dat boekhouden als werkwoord gaat verdwijnen en het vooral zaak is de data correct en snel beschikbaar te hebben. Het interpreteren van de data en daarover in gesprek gaan met klanten is waar dit kantoor meerwaarde biedt. Deze nieuwe manier van samenwerken houdt in dat de klanten de zaken zoveel mogelijk digitaal aanleveren, via Yuki voor de boekhouding en Nmbrs voor de lonen en HR. Klanten worden daarnaast gestimuleerd om te factureren vanuit Yuki en bankkoppelingen worden standaard ingesteld. De verwerking van de boekingen wordt door één medewerker gedaan en de boekhouding is dagelijks bij. Dit alles voor een vaste prijs voor de ondernemer, die daardoor weet waar hij of zij aan toe is.
Slechts een handvol klanten wil de jaarrekening nog in boekvorm ontvangen. Dit kantoor bespreekt met al hun klanten periodiek de cijfers en opvallende zaken worden direct aangekaart. De jaarrekening heeft hierdoor steeds minder waarde en bijsturen kan op het juiste moment. Dit zijn volgens de eigenaar de zaken waar je als specialist écht waarde kunt toevoegen en je klanten verder kunt helpen. Hij en zijn team zijn dan ook ware coaches voor hun klanten. Door in gesprek te gaan met klanten, ontstaat ook steeds meer vraag naar bijvoorbeeld financiële planning. Daarnaast neemt het aantal vragen over de inzet van ICT bij klanten toe, doordat de klanten bij dit kantoor ervaren dat dit ook voor hen vruchten afwerpt. Dat dit advieswerk buiten de afgesproken vaste prijs valt, is (kennelijk) geen probleem.
Klaar voor de toekomst
Al snel kom ik tot de conclusie dat bij dit kantoor de visie, de samenwerking met de klanten, de processen en interne organisatie goed op elkaar zijn afgestemd. Kortom, dit kantoor is klaar voor de toekomst. Als IT-adviseur ben ik natuurlijk zelf óók altijd op zoek naar de toegevoegde waarde die ik kantoren kan bieden. Toen de eigenaar me vertelde hoe de meeste zaken omtrent de AVG, het wachtwoordbeheer en de (netwerk)beveiliging geregeld zijn, was ik bang dat mijn toegevoegde waarde vandaag nihil zou zijn.
Gaandeweg het gesprek hebben we veel nieuwe ontwikkelingen besproken en kon ik gelukkig nog een aantal tips geven en aandachtspunten belichten. Uit de Quick scan ICT kwam dit kantoor als één van de koplopers in de accountancybranche uit de bus; een absoluut toekomstbestendig, innovatief A-kantoor! Dit was voor de kantooreigenaar de bevestiging dat hij met zijn team de juiste keuzes heeft gemaakt. Dit keer was niet mijn advies of begeleiding de toegevoegde waarde die ik kon bieden, maar juist deze bevestiging.
Mark Ter Steege is IT-Adviseur bij Fiscount ICT-Service
Geef een antwoord