Nederlandse werknemers zien er geen been in om bewust een valse onkostendeclaratie in te dienen, mits het fraudebedrag per keer de € 114 niet overschrijdt. Dat concludeert SAP Concur uit onderzoek.
Het softwarebedrijf duikt met het rapport ‘The Hidden Cost of Expense Fraud and Non-Compliance’ in op het thema onkostenfraude. ‘Foutieve onkostendeclaraties – vaak het gevolg van foutgevoelige processen en menselijke fouten – zijn al jaren een vast aspect van de dagelijkse bedrijfspraktijk’, aldus SAP Concur. ‘Maar ook onwetendheid lijkt een rol te spelen, aangezien uit de survey blijkt dat slechts 35% van de Nederlandse finance- en travelbeslissers denkt dat werknemers begrijpen wat de risico’s en gevolgen zijn – voor hen persoonlijk of voor het bedrijf – van het indienen van een frauduleuze onkostendeclaratie.’ Veel voorkomende fraudegevallen zijn het ophogen van de reiskostenvergoeding en het omboeken naar een goedkopere accommodatie, terwijl de originele boeking wordt gedeclareerd.
Onkostenfraude kost ruim twee werkdagen per week
De onderzoekers vinden dat Nederlandse beslissers op financieel gebied geen grip hebben op onkostenfraude: minder dan een op de drie heeft werknemerstrainingen ingevoerd rond fraudebewustzijn en -preventie. Teams die zich bezighouden met financiële zaken en reisaangelegenheden zijn veel tijd kwijt aan het bestrijden van fraude, is de conclusie. en er wordt nog vaak vertrouwd op complexe en traditionele methoden. ‘Deze teams besteden gezamenlijk bijna 18,6 uur per week aan het bestrijden van fraude. Deze tijd wordt besteed aan verschillende taken, zoals het opsporen van fraude vóór uitbetaling van declaraties (3,8 uur) en het oplossen van complianceproblemen tijdens audits, veroorzaakt door frauduleuze declaraties (4 uur).’ Bovendien blijkt een derde van de bedrijven de onkostenprocessen nog niet te hebben gedigitaliseerd. Bij 36% is fraudepreventie beperkt tot handmatige steekproeven.
Niet serieus genomen
Volgens Benelux-directeur Pino Spadaro van SAP Concur nemen veel medewerkers onkostenfraude niet altijd serieus. ‘Ze denken dat het niemand iets kan schelen of dat het geen kwaad kan. Voor bedrijven kan deze fraude echter een aanzienlijk probleem zijn. Bedrijven hebben meer inzicht nodig in onkostendeclaraties om de ware omvang van onkostenfraude te begrijpen en aan te pakken. Het is ook een kwestie van tijd en middelen – veel teams hebben niet de tijd en de middelen om problemen op te sporen.’ Vervolgens noemt Spadaro het automatiseren van processen door middel van kunstmatige intelligentie als dé optie om fraude effectief aan te pakken.
Het onderzoek is uitgevoerd onder 2.500 werknemers die vóór de coronapandemie regelmatig voor zaken reisden, 750 financiële beslissers en 750 reisbeslissers bij bedrijven in de Benelux, Duitsland, Frankrijk, Italië, Scandinavië, Spanje en het VK.
G Timmerman zegt
Een heldere uitkomst: alle fraude van minder dan 114 € noemen we vanaf nu gewoon een Foutje en 114 € en daarboven is het pas Fraude. Oh ja, alleen dit nog: was het per keer of per jaar?