Accountantskantoor aangeklaagd na afzeggen personeelsfeest wegens corona

Een accountantskantoor met ongeveer 250 werknemers zegde in 2020 een bedrijfsfeest af vanwege de uitbraak van het coronavirus, maar kreeg het daarover aan de stok met de organisator van het evenement. Bij de rechtbank Rotterdam claimde de evenementenorganisator onlangs een annuleringsvergoeding en anders een schadevergoeding van het accountantskantoor, maar de rechter wijst beide vorderingen af.

Het personeelsfeest van het accountantskantoor zou op 3 juli 2020 plaatsvinden op een grote evenementenlocatie en door de evenementenorganisator worden opgezet, kwamen beide partijen overeen. De evenementenorganisator mailde eind 2019 de opdrachtbevestiging, maar verwees daarin niet naar de toepasselijkheid van algemene voorwaarden. De opdrachtbevestiging werd in februari 2020 getekend.

Na de uitbraak van het coronavirus werd al snel duidelijk dat het personeelsfeest niet door kon gaan. De evenementenorganisator verwees naar de algemene voorwaarden die het bedrijf zou hanteren en claimde op basis daarvan dat het accountantskantoor het volledige bedrag moest voldoen, bijna €42.000,-. Uit coulance zou daarnaast 75% korting worden geboden op een nieuwe reservering het jaar daarna.

Het accountantskantoor kon zich daar niet in vinden en wees de evenementenorganisator er op dat het onduidelijk was naar welke annuleringsvoorwaarden werd verwezen, aangezien die niet op de overeenkomst van toepassing waren verklaard. Het kantoor voelde zich dan ook niet gebonden aan die voorwaarden en stelde dat op basis van de reguliere wet- en regelgeving de overeenkomst zou mogen worden ontbonden, aangezien de evenementenorganisator niet kon leveren.

Rechtszaak

De evenementenorganisator spande een rechtszaak aan over de kwestie en claimde bij de rechtbank een annuleringsvergoeding van € 41.897,00 van het accountantskantoor, hetzelfde bedrag als de opdrachtsom. Het accountantskantoor op haar beurt vorderde ontbinding van de overeenkomst.

Algemene voorwaarden

De evenementenorganisator voerde aan dat in de offertes was verwezen naar de toepasselijkheid van de voorwaarden, maar dat die verwijzing in de opdrachtbevestiging abusievelijk was weggevallen. Ook waren de algemene voorwaarden te downloaden. Voor het accountantskantoor moest duidelijk zijn geweest dat de organisator haar algemene voorwaarden op de overeenkomst van toepassing wenste te verklaren. Daarom zouden de algemene voorwaarden, waarin het annuleringsbeding is opgenomen, wel degelijk op de overeenkomst van toepassing zijn.

Offertes en opdrachtbevestiging

De rechtbank stelt het accountantskantoor volledig in het gelijk. Anders dan de evenementenorganisator beweert is de overeenkomst niet tot stand gekomen met de offertes, maar via de getekende opdrachtbevestiging van 10 februari 2020. Daarin wordt niet verwezen naar de toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van de organisator, waardoor de daarin opgenomen annuleringsregeling geen deel uitmaakt van de overeenkomst tussen partijen.

Ook geen recht op schadevergoeding

Ook de vordering tot schadevergoeding wegens tekortschieten van de opdrachtgever wordt afgewezen. Dat er op 29 april 2020 en 9 mei 2020 nog geen overheidsmaatregelen waren afgekondigd die zich uitstrekten over de periode tot en met 3 juli 2020 – en er op die specifieke data nog geen officiële afkondiging en absolute zekerheid was of het evenement op 3 juli 2020 doorgang kon vinden of niet – maakt discussie mogelijk over de vraag of er op die data sprake was van ‘tijdelijke of blijvende onmogelijkheid tot nakoming’, maar laat onverlet dat voldoende duidelijk was dat het evenement, in de vorm zoals overeengekomen, niet plaats zou kunnen vinden op 3 juli 2020. Het was destijds de beginfase van de coronacrisis, waarin de besmettingen wereldwijd een hoge vlucht namen, vaccins buiten bereik waren (en ook niet op korte termijn verwacht konden worden) en waarin afstand houden en mondkapjes dragen veruit de belangrijkste maatregelen waren om de verspreiding van het virus in te dammen. Thuiswerken was het uitgangspunt, significante versoepelingen van eerdere maatregelen waren nog niet gebeurd. Wie toen serieus ervan uitging dat er op 3 juli 2020 een binnenevenement zou kunnen plaatsvinden in de vorm die partijen voor ogen stond, had weinig realiteitszin.

Nog los van het feit dat er op 29 april 2020 al een behoorlijke indicatie was dat het bedrijfsfeest niet kon doorgaan in de beoogde vorm en de organisator mogelijk vanwege dreigende overheidsmaatregelen niet kon presteren, staat bovendien vast dat er één persconferentie later wél kon worden ontbonden.

Mede in aanmerking genomen dat er inmiddels verschillende persconferenties waren geweest, waarbij steeds ten aanzien van besloten evenementen vergaande beperkingen waren opgelegd – waarbij aanvankelijk besloten evenementen waren beperkt tot 100 personen en daarna zelfs geheel waren verboden -, mocht het accountantskantoor ervan uitgaan dat nakoming zonder tekortkoming onmogelijk zou zijn. In dat geval treden de gevolgen van niet-nakoming reeds vóór opeisbaarheid in (artikel 6:80 BW) en daarom mocht het accountantskantoor de overeenkomst bij die stand van zaken ontbinden. Van een ongerechtvaardigde ontbinding die tot schadeplichtigheid leidt, is dan ook geen sprake.