Beroep op retentierecht door accountantskantoor terecht

Het Urker A & F Accountancy en Fiscale Advisering heeft de afgifte van stukken aan een klant terecht geweigerd, oordeelde het gerechtshof Arnhem-Leeuwarden onlangs in een kort geding in hoger beroep. Tussen de onbetaalde nota en de gevorderde stukken bestaat voldoende samenhang nu de nota mede ziet op het vervaardigen van die stukken en deze integraal onderdeel zijn van de jaarstukken. Het beroep op het retentierecht is ook niet disproportioneel of anderszins in strijd met de redelijkheid en billijkheid, oordeelt het hof.

Vordering klant: stukken nodig voor IB-aangifte

De klant had afgifte gevorderd van de door A&F c.s. opgestelde staat van materiële vaste activa van 2019 en de specificatie van de overige schulden van 2019. Deze stukken stelt hij nodig te hebben om aangifte inkomstenbelasting over het jaar 2020 te kunnen doen. A&F c.s. hebben deze stukken in bezit. Zij hebben zich ten aanzien van de afgifte van deze stukken beroepen op hun retentierecht, omdat de klant meerdere declaraties onbetaald laat. Dit zijn de declaratie van 20 januari 2020 van € 3.666,30 en meerdere afzonderlijke declaraties die allemaal zijn gedateerd op 26 augustus 2020. Deze laatste declaraties bedragen in totaal € 12.073,22. De declaratie van 20 januari 2020 ziet, zo stellen A&F c.s., op door A&F c.s. verrichte werkzaamheden in 2020, zoals het verzorgen van de aangifte inkomstenbelasting over 2019 en het opstellen van de jaarrekening over dat jaar. De declaraties van 26 augustus 2020 betreffen door A&F c.s. verricht meerwerk.

Oordeel voorzieningenrechter

De voorzieningenrechter heeft geoordeeld dat voldoende aannemelijk is geworden dat A&F c.s. een beroep kunnen doen op hun retentierecht ten aanzien van de declaratie van 20 januari 2020 van € 3.666,30. Reden daarvoor is dat voldoende aannemelijk is dat de declaratie betrekking heeft op in 2020 verrichte werkzaamheden en de klant deze dus dient te betalen. Verder is voldoende aannemelijk gemaakt dat er samenhang bestaat tussen (de aard van) deze declaratie en de door de klant gevorderde stukken, nu de declaratie mede ziet op het vervaardigen van die stukken. Daarbij is niet gebleken dat het beroep van A&F c.s. op hun retentierecht naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is of anderszins disproportioneel is.

Hoger beroep: beroep op retentierecht terecht?

In hoger beroep komt het hof eerst tot het oordeel dat er sprake is van een spoedeisend belang van de klant van het Urker accountantskantoor bij zijn vordering. Vervolgens wordt het beroep op het retentierecht tegen het licht gehouden. Voor bevestigende beantwoording van de vraag of aan A&F c.s. een retentierecht toekomt, dient sprake te zijn van (1) een opeisbare vordering en (2) voldoende samenhang tussen deze vordering en de verplichting tot afgifte van de door de klant gevorderde stukken.

Opeisbare vordering?

Bij de voorzieningenrechter beriepen A&F c.s. zich bij het uitoefenen van het retentierecht op de declaraties van 20 januari 2020 en 26 augustus 2020. De voorzieningenrechter heeft over de declaraties van 26 augustus 2020 geoordeeld dat door A&F c.s. onvoldoende aannemelijk is gemaakt dat partijen deze werkzaamheden overeengekomen zijn en dat de klant deze declaraties dus verschuldigd is. A&F c.s. hebben zich, in het kader van dit kort geding, erbij neergelegd dat deze declaraties niet betrokken worden bij de vraag of zij zich terecht op het retentierecht hebben beroepen. Aan de orde is dus nog uitsluitend de vraag naar de verschuldigdheid van de declaratie van 20 januari 2020.

De stelling van de klant is dat hij de in 2020 verrichte werkzaamheden al betaald heeft door de nota van 15 januari 2019 van € 3.339,60 te voldoen. Die nota zag namelijk volgens hem op de werkzaamheden die betrekking hebben op het maken van de jaarstukken over het jaar 2019. Met andere woorden: hij heeft vooruitbetaald. Het hof volgt hem daarin niet.

Op die nota van 15 januari 2019 staat dat het de jaarnota is voor ‘werkzaamheden in 2019’. Op de declaratie van 20 januari 2020 staat dat deze betreft ‘de werkzaamheden in 2020’. Er staat dus telkens duidelijk vermeld dat het gefactureerde bedrag ziet op werkzaamheden die door A&F c.s. worden verricht in het jaar 2019 respectievelijk 2020 en niet over het jaar 2019 respectievelijk 2020. Dit geldt ook voor alle eerdere jaarnota’s voorafgaand aan 15 januari 2019. Gedeclareerd werd dus in 2019 voor het maken van de jaarstukken over 2018 en in 2020 voor het maken van de jaarstukken over 2019. Deze gang van zaken is ook logisch. De jaarstukken van een bepaald jaar kunnen immers niet gedurende datzelfde jaar worden opgemaakt, omdat dat jaar dan nog niet ten einde is. Het enkele feit dat er volgens afspraak in maandelijkse termijnen werd betaald, is geen aanwijzing dat er desondanks (zoals de klant stelt) sprake is van een voorschotbetaling op het komende jaar. Voldoende aannemelijk is dus dat de (niet betaalde) declaratie van 20 januari 2020 van € 3.666,60 ziet op de in 2020 verrichte werkzaamheden met betrekking tot de jaarstukken over 2019.

Dit betekent dat voldoende aannemelijk is geworden dat de declaratie van 20 januari 2020 opeisbaar is en de klant deze dus dient te voldoen. Daarmee is voldaan aan het eerste vereiste.

Voor zover de klant nog heeft betoogd dat hij in december 2019 de overeenkomst met A&F c.s. heeft opgezegd en de declaratie van 20 januari 2020 ook daarom niet verschuldigd kan zijn, wordt nog het volgende opgemerkt. Wat er ook zij van deze gestelde (en door A&F c.s. gemotiveerd betwiste) opzegging, de klant heeft in 2020 ondubbelzinnig ingestemd met de door A&F c.s. verrichte werkzaamheden in 2020. Dat blijkt onder meer uit door A&F c.s. overgelegde whatsapp-berichten en een e-mail van de klant van 14 april 2020 waarin hij akkoord geeft op de uitwerking van de jaarrekening 2019 en de aangiften inkomstenbelasting 2019 van de klant en zijn ex-vrouw. Daarom kan deze stelling verder onbesproken blijven.

Bestaat er een samenhang tussen de gevraagde stukken en de vordering?

In dit kader heeft de klant aangevoerd dat het opstellen van de staat van materiële activa en een specificatie van de overige schulden van 2019 een zodanig gering deel van de werkzaamheden van A&F c.s. betreft dat van de vereiste samenhang geen sprake meer kan zijn. Deze werkzaamheden zien slechts op een klein gedeelte van de declaratie van 20 januari 2020. Omdat de klant per maand 1/12e deel van de totale vordering betaalt, is – aldus de klant – in elk geval niet meer dan 1/12e deel van de declaratie toe te rekenen aan het opstellen van de hiervoor genoemde specificaties.

Anders dan de klant is het hof van oordeel dat voldoende aannemelijk is geworden dat de vereiste samenhang tussen de declaratie van 20 januari 2020 en de door de klant gevorderde stukken bestaat. Partijen zijn overeengekomen dat tot de werkzaamheden van A&F c.s. onder meer het opstellen van de jaarrekening behoorde. Beide stukken zijn een integraal onderdeel van de jaarrekening. De declaratie van 20 januari 2020 ziet op het uitvoeren van deze werkzaamheden. Dat betekent dan ook dat daarmee de samenhang met het totale factuurbedrag is gegeven. Dat het opstellen van de twee opgevraagde stukken slechts een deel van de werkzaamheden van A&F c.s. bij het opstellen van de jaarrekening betreft, maakt dat niet anders. Daarmee is ook aan het tweede vereiste voldaan.

Is de uitoefening van het retentierecht disproportioneel?

De klant stelt verder dat het uitoefenen van het retentierecht door A&F c.s. disproportioneel en naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is. Hier gaat het hof niet in mee. De hoogte van de declaratie is voor A&F c.s. weliswaar relatief beperkt, zeker ten opzichte van de totale vordering die zij op de klant stelt te hebben, maar de vordering is ook zeker niet zodanig gering dat het belang van A&F c.s. bij betaling verwaarloosbaar is. De uitoefening van het retentierecht door A&F c.s. kan dan ook niet als disproportioneel of in strijd met de redelijkheid en billijkheid worden aangemerkt. Daar komt bij dat de klant deze vordering ook redelijk eenvoudig zou moeten kunnen voldoen, vooral omdat hij ook niet heeft aangevoerd dit niet te kunnen.

De conclusie is dan ook dat A&F c.s. zich op hun retentierecht mogen beroepen.