Bepaal KPI’s voor de ontwikkeling van je medewerkers en het kantoor
De moderne backoffice-accountant maakt gedetailleerde analyses voor de collega’s in de frontoffice. Voorwaarde is het efficiënt verwerken van de administratie, zodat deze up-to-date is. Door KPI’s te bepalen voor het backoffice-proces help je je medewerkers inzicht te geven in hun prestaties. Op basis daarvan kunnen jullie samen de processen analyseren, evalueren en verbeteren, om tot een uniforme en nóg efficiëntere werkwijze te komen. Dit draagt bij aan de ontwikkeling van zowel je medewerkers als het kantoor. Ter inspiratie delen we een aantal KPI’s die je kunnen helpen bij het verbeteren van het backoffice-proces:
- Het aantal verwerkte documenten op medewerker-niveau.
- Het aantal verwerkte documenten op administratie-niveau.
- Het % van de facturen die automatisch verwerkt worden op medewerker-niveau.
- % van de facturen dat automatisch verwerkt worden op administratie-niveau.
- % van alle facturen dat geautomatiseerd wordt verwerkt.
Zorg dat de KPI’s aansluiten bij de visie en strategische doelstellingen van je kantoor, zodat men de urgentie en het nut ervan inziet. Betrek je medewerkers daarnaast actief bij het formuleren van de KPI’s. Zo creëer je commitment bij het behalen van de doelstellingen.
Maak medewerkers verantwoordelijk voor de administratie van een specifieke klantgroep
De moderne backoffice-accountant kijkt op een andere manier naar de administratie. De focus ligt niet alleen op een efficiënte verwerking van de gegevens, maar hij/zij is ook actief betrokken bij het adviesproces. Daarbij is het belangrijk dat de moderne backoffice-accountant kennis heeft van de administratie/klant. Het helpt hem niet alleen de administratie voor die klant zo efficiënt mogelijk in te richten door de administratie te digitaliseren en te automatiseren, maar ook sneller zaken te signaleren. Denk bijvoorbeeld aan een repeterende factuur die ineens een stuk hoger uitvalt. Reden om te anticiperen, contact op te nemen met je klant en naar de oorzaak te kijken. Voor je het weet heb jij de ondernemer een hoop geld bespaard.
Kortom, maak je medewerkers verantwoordelijk voor een specifieke klantgroep. Het resulteert niet alleen in een efficiëntere verwerking per administratie, maar het geeft ook inzicht in de financiële kansen voor een bedrijf. We kunnen stellen dat de adviseur in de frontoffice afhankelijk is van zijn adviespartner in de backoffice. Tenslotte is hij, door dagelijks met de administratie bezig te zijn, het snelst in staat om bijzonderheden op te merken. Doe er je voordeel mee en verras je klant door hem of haar hier proactief over te benaderen.
Creëer affiniteit met de ondernemer
Wil je dat je medewerkers verder kijken dan alleen de cijfers? Zorg dan dat zij meer affiniteit krijgen met de klanten waarvoor zij de administratie voeren. Laat je backoffice collega’s eens aansluiten bij een adviesgesprek met de ondernemer. Of stimuleer dat zij zelf in contact treden met de ondernemer om het bedrijf beter te leren kennen. Door ook een “gezicht” aan het bedrijf achter de administratie te geven word je gestimuleerd niet alleen in cijfers te denken, maar ook in het belang van de ondernemer.
Meer lezen over hoe je mens, proces en techniek inzet om je backoffice op orde te krijgen? Lees ons e-book: De ultieme gids voor accountants: Stap voor stap naar een efficiënte backoffice.
Bron: https://dizzydata.nl/blogs-voor-accountants/backoffice-accountancy-nieuwe-stijl-managen/
Geef een reactie