Moderne accountantskantoren laten automatisering het werk doen. Hiermee worden en blijven zij een kantoor van de toekomst. Hun ICT-straat vormt hierbij een belangrijke spil. Laat je inspireren door de ICT-straat van Alblas Van Meurs Belastingadviseurs.
Achtergrond kantoor
Alblas van Meurs belastingadvies & administraties is een compleet belastingadvies- en administratiekantoor met vestigingen in Wateringen en Amstelveen. Door overnames van kantoren en het automatiseren en digitaliseren van processen hebben zij een mooie groei doorgemaakt. Het kantoor, dat ooit aan huis begon, telt inmiddels 18 specialisten die samen ruim 800 ondernemers (financieel) ontzorgen en begeleiden.
Ook de klant ervaart de voordelen van digitalisering en automatisering. ‘Met onze ICT-straat bieden we snel inzicht in cijfers. Klanten die met onze volledige ICT-straat werken hebben minimaal één keer per week actuele cijfers beschikbaar in hun rapportagepakket. Daarnaast kunnen we onze diensten dan ook nog eens tegen een scherp tarief aanbieden’, aldus Gerard Alblas, eigenaar bij Alblas Van Meurs.
Een klantgedreven aanpak
In gesprek met Gerard Alblas en Roel van Meurs blijkt dat Alblas Van Meurs een klantgedreven aanpak hanteert. Afhankelijk van de behoefte van de klant, bijvoorbeeld de mate waarin de klant mee wilt kunnen kijken, sluit het kantoor hem wel of niet aan op bepaalde pakketten. Gerard en Roel zien het gebruik van hun meest complete ICT-straat toenemen.
Gerard zegt daarover: ‘Meer dan 90% van de nieuwe klanten wil volledig digitaal en 24/7 meekijken. Hen leggen we de werkwijze, met onze ICT- straat, uit en ze zijn dan direct enthousiast. We merken daarnaast dat ook de bestaande klanten, die nog geen gebruik maken van onze volledige straat, de voordelen ervan in gaan zien. Hier sturen we ook op. Tegelijkertijd willen we hen onze werkwijze niet opleggen.’ Roel van Meurs, mede-eigenaar van het kantoor vult aan: ‘Wat dat betreft zijn we wel van het persoonlijke en het maatwerk. Maar juist die flexibiliteit heeft ons ver gebracht.’
Zo ziet de ICT-straat van Alblas van Meurs eruit
De klantgedreven aanpak zorgt ervoor dat de klanten van Alblas van Meurs in de basis twee routes kunnen volgen. Hierbij staat of AFAS of Exact Online centraal. Afhankelijk van de mate van inzicht die de klant wenst, sluit het kantoor de klant aan op één van deze boekhoudpakketten. Beide systemen worden gevoed door DizzyData. Klanten leveren hun facturen via de app en/of via e-mail aan. Vervolgens worden die zoveel mogelijk automatisch verwerkt. Via Exact Online kan de klant zelf betalingen verrichten of zijn cijfers inzichtelijk krijgen via een dashboard.
Voor de AFAS-klanten, die zelf hun betalingen niet verrichten, maar toch mee willen kijken, verstrekt het kantoor een dashboard via Visionplanner. De jaarcijfers worden zoveel mogelijk automatisch gegenereerd. De koppeling tussen Pro Management en Exact Online of AFAS maakt dat mogelijk. Tenslotte stelt Alblas van Meurs de jaarcijfers via het digitaal dossier van AFAS aan de klant beschikbaar. Via SBR kunnen deze, zo nodig, ook aan de Kamer van Koophandel en aan de bank worden verstrekt.
Waarom de keuze voor deze ICT-straat?
Gerard: ‘We wilden vooral een ICT-straat die zo compleet mogelijk is. In het ideale scenario zien we een pakket dat écht alles aanbiedt. Op die manier creëer je uniformiteit, want je hoeft wijzigingen maar in één pakket door te voeren. Om die reden brengen we bij Alblas van Meurs zoveel mogelijk processen in het boekhoudpakket onder. Je ziet echter vaak dat als een partij alles aanbiedt, de ontwikkelingen op bepaalde gebieden achterblijven. Individuele pakketten zijn daarin vaak verder.’
‘Dat is wel het voordeel van best-of-breed. Maar je bent wel afhankelijk van in hoeverre de systemen aan elkaar geknoopt worden. Uiteindelijk kijk je op basis van functionaliteit. Wat kan het pakket? En wat levert het ons en de klanten op?’, vult Roel aan die daarmee gelijk de keuze voor de aanvullende pakketten onderbouwt. Roel en Gerard vertellen dat zij daarnaast rekening houden met kosten, flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid. Daarmee komen ze tot de conclusie dat het voor Alblas van Meurs en haar klanten op dit moment de optimale ICT-straat is.
Wat is de rol van DizzyData binnen de ICT-straat?
‘DizzyData zorgt voor snelheid’, aldus Gerard. ‘Sinds de komst van DizzyData kan de klant gemakkelijker aanleveren. Met als resultaat: “Sneller inzicht in hun cijfers!” Roel: ‘Doordat de klant dagelijks kan aanleveren zijn we minimaal één keer per week bij. Dit betekent dat wij hen minimaal één keer per week van actuele cijfers in Visionplanner of Exact Online kunnen voorzien. Waarbij de klant vanuit de (digitale) rapportage door kan klikken tot op de factuur die hij zelf nét heeft aangeleverd.’
Uit gesprekken met 5 moderne accountantskantoren blijkt dat er niet één perfecte software straat is. Er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden. Benieuwd naar andere succesvolle advieskantoren en hun ICT-straat? Download dan het ICT-inspiratieboek via onderstaande afbeelding.
Knap hoor om iedere week “bij te zijn”, als ze -de klant- eens per kwartaal wat inkloppen.