Veilige, betrouwbare en schaalbare IT-faciliteiten zijn een must voor ieder administratie- en accountantskantoor. Maar hoe ziet die werkplek er eigenlijk uit en wat betekent dit voor je kantoor en je medewerkers? We vroegen Menke Neurink, managing partner bij Practical, naar zijn ervaringen met werkplekbeheer van Asista.
Practical is meer dan alleen een administratiekantoor. Het kantoor ontzorgt klanten van boekhouding tot jaarrekening en van btw-aangifte tot belastingaangifte en voorziet ondernemers daarmee proactief van advies. In het bijna tienjarige bestaan is Practical uitgegroeid tot een modern fullservice bureau met vestigingen in Amsterdam, Rotterdam en Eindhoven. Sinds maart 2022 beheert Asista de werkplekken van Practical.
Menke Neurink, managing partner bij Practical: ‘Ons kantoor is de afgelopen jaren snel gegroeid. Op dit moment werken we met vijftien medewerkers. Tot voor kort pakten we veel IT-zaken intern op. Van de uitgifte van nieuwe laptops tot en met het inregelen van Microsoft Teams; we deden heel veel zelf. Dat ging overigens prima, maar kost wel heel veel tijd, tijd die je niet aan klanten kan besteden.’
Practical verwerkt dagelijks veel vertrouwelijke data. Om financiële informatie en persoonlijke gegevens goed te beschermen heeft het kantoor geen eigen server maar werkt het volledig in de cloud. ‘We hadden de kantoorautomatisering goed ingeregeld. Toch wilden we qua efficiëntie en veiligheid nog een stap verder gaan’, vertelt Menke. Met twintig jaar ervaring in de financiële sector wist Asista Practical te overtuigen van het belang van werkplekbeheer.
‘Als ik Yuki zeg, dan weet men binnen Asista waar ik het over heb.’
Asista spreekt dezelfde taal
In het besluitvormingsproces is het administratiekantoor niet over een nacht ijs gegaan. Menke: ‘We hebben bijvoorbeeld kritisch gekeken naar de kosten. Outsourcing van je IT kost nu eenmaal geld. Uiteindelijk hebben we voor Asista gekozen omdat ze dezelfde taal spreken. Ze snappen het belang van veiligheid in ons vakgebied en kennen de pakketten waarmee wij werken. Als ik Yuki zeg, dan weet men binnen Asista waar ik het over heb. Het is gewoon prettig dat ze begrijpen waarom ons kantoor Microsoft Teams op een bepaalde manier ingericht wil hebben.’
Toekomstbestendige en veilige totaaloplossing
Werkplekbeheer van Asista betekent voor Practical een gebruikersvriendelijke en veilige totaaloplossing. Zo krijgen de medewerkers een laptop die volledig naar wens van het kantoor is ingericht. Van e-mailhandtekeningen en browserfavorieten tot en met rechten en rollen; alle instellingen worden vastgelegd in Microsoft 365. De gebruiker heeft geen omkijken meer naar updates en back-ups en hoeft zich geen zorgen te maken over de veiligheid.
Toegang tot de laptop is alleen mogelijk met behulp van tweestapsverificatie. De persoonlijke werkomgeving is goed beveiligd en kantoordata is niet toegankelijk voor onbevoegden. ‘Mocht er een keer een laptop gestolen worden, dan hoeven wij ons geen zorgen te maken over datalekken en mogelijke boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens. Bovendien kan ik nu, als een medewerker uit dienst gaat, met een druk op de knop zorgen dat zijn computer en telefoon niet meer toegankelijk zijn. Maar belangrijker nog wel, is dat ik tegen onze klanten kan zeggen dat hun gegevens veilig zijn’, benadrukt Menke.
Deskundige hulp
Of een kantoor nu honderd medewerkers heeft of tien; de schaalbare blauwdruk van Asista biedt veiligheid en betrouwbaarheid gecombineerd met gebruiksgemak. ‘Alle medewerkers in ons kantoor kunnen terugvallen op deskundige hulp op afstand. Hebben ze vragen of lopen ze ergens tegenaan dan kunnen ze altijd contact opnemen met Asista. Voor ons is het een geruststellend idee dat we zaken doen met mensen die snappen waar wij het over hebben’, besluit Menke Neurink enthousiast.
Asista faciliteert momenteel 1.000 veilige, serverloze werkstations in de accountancy. Wil je ook een toekomstbestendig accountantskantoor? Plan direct een afspraak
Geef een reactie