Juist in tijden van personeelskrapte is een klantenportaal een must. Met een portaal verloopt de communicatie efficiënter met zowel de klant als tussen collega’s onderling. De communicatie, goedkeuringsprocessen en het documentenbeheer gestroomlijnd via één online omgeving. Door te werken met een klantenportaal zijn werknemers minder of zelfs geen tijd kwijt aan onnodige administratieve handelingen. Dat maakt het werk leuker en levert kantoren veel tijdswinst op. In dit blog geven we je tien redenen waarom het klantenportaal tot slimme samenwerking leidt en werkgevers hierdoor een goed imago bezorgt.
1. Nooit meer tijdrovende administratieve klussen
Veel kantoren laten documenten zoals de jaarrekening of fiscale aangiften handmatig ondertekenen. Ze versturen stukken misschien als pdf per mail of zelfs WhatsApp, maar dat betekent onnodige administratieve rompslomp en onveilige communicatie. Zo moet een jaarrekening worden afgedrukt en worden gesorteerd voordat het – soms door verschillende collega’s of vennoten – kan worden ondertekend. Een medewerker zal de jaarrekening vervolgens inscannen en tenslotte digitaal aan de klant versturen. Niet zelden doorloopt de klant hetzelfde proces: afdrukken, sorteren, ondertekenen, inscannen. Met een klantenportaal hoeft dat niet. Stukken worden via het portaal gedeeld, de klant kan veilig en rechtsgeldig digitaal ondertekenen. Dat bespaart tijd – per klant kan het papierwerk zomaar 15 tot 20 minuten kosten. Deze tijd kunnen medewerkers besteden aan leukere en uitdagende taken.
2. Handmatig inkloppen van gegevens is passé
Ook andere administratieve werkzaamheden zoals het handmatig invoeren van een aangifte is niet meer nodig. Dankzij automatische koppelingen met verschillende bronpakketten, rollen de aangiftes zo het portaal in. Omdat een goed portaal met alle relevante werkprogramma’s integreert, komt deze data automatisch bij uitvragende partijen zoals Kamer van Koophandel, banken en de Belastingdienst. Dat voorkomt fouten en zorgt voor rust en overzicht. Door handmatige handelingen te beperken is er meer tijd voor uitdagende werkzaamheden. Het werk van accountants wordt zo een stuk leuker.
3. Altijd overzicht op de status van dossiers
Is de BTW-aangifte voor ondernemer X al verstuurd? Is de jaarrekening van ondernemer Y al ondertekend en geretourneerd? Vaak werken verschillende collega’s aan verschillende klantendossiers. Het kantoor heeft daardoor niet altijd zicht op de actuele status van de klantendossiers. Met een klantenportaal staan alle documenten bij elkaar. Zo weet elke medewerker die bij het betreffende klantendossier betrokken is, wat de status is.
4. Nooit meer zoeken naar documenten – alles op één plek
Stel dat een ondernemer zijn aangifte ondertekent en dit vervolgens mailt naar een collega. Of stel dat de klant een ontbrekend document aanlevert bij een collega. Door verschillende lijntjes met de klant zijn er vaak stukken zoek. Medewerkers zijn zo’n 15 procent van de tijd bezig met zoeken naar informatie, die vaak al gewoon in huis is. Dat geeft te denken. Met een klantenportaal staan alle stukken bij elkaar. Hier profiteert de klant ook van: als hij belt voor de jaarrekening omdat hij die nodig heeft voor de bank, kan hij dit document zelf vinden in het portaal. Voorheen was een medewerker daar wel even zoet mee.
5. Overzichtelijke communicatie
Niet alleen alle documenten staan in een portaal overzichtelijk op één plek, je vindt er ook alle communicatie. Zo weten collega’s van elkaar wat er speelt en heeft gespeeld binnen een dossier. Wanneer alle communicatie via een klantenportaal verloopt, geeft dat meer overzicht dan wanneer medewerkers elk een eigen lijntje hebben met een klant. En anderen weten altijd welk contact er met een klant is geweest, ook als een collega bijvoorbeeld ziek is.
6. Nooit meer klanten najagen vanwege missende informatie
Het komt vaak voor dat er voor de jaarrekening nog gegevens missen. Reed de ondernemer ook privé in zijn auto of zijn er nieuwe medewerkers in dienst getreden? Normaliter zou een collega van het kantoor een belletje plegen met de klant, die natuurlijk met heel andere zaken bezig is. Met een portaal zet je de vraag uit bij de ondernemer. Hij of zij krijgt een bericht dat er iets van hem of haar wordt verwacht. Zodra de klant heeft geantwoord of stukken heeft aangeleverd, ontvangt de accountant hier een signaal van.
7. Eén digitale ingang voor klantgegevens
Klanten leveren hun stukken en informatie vaak op verschillende manieren aan. Telefonisch, per mail, per app, in een map of – jawel, het gebeurt nog – in een schoenendoos. Het kantoor moet al deze gegevens verzamelen en vervolgens verwerken in de systemen. Dat kost medewerkers enorm veel tijd en leidt bovendien vaak tot frustratie. Met een klantenportaal komt de benodigde data geautomatiseerd en via één ingang binnen. Dat werkt een stuk efficiënter en is minder foutgevoelig.
8. Efficiëntere samenwerking tussen collega’s
Ook op kantoor zorgt het automatiseren van werkprocessen voor een efficiencyslag. Eerder hielden veel medewerkers er misschien een eigen manier van communiceren met de klant op na, maar nu zullen collega’s op dezelfde manier moeten samenwerken. Die standaardisatie verbetert de workflow en verbetert de kwaliteit van dienstverlening. Een klantenportaal zorgt voor een efficiëntere samenwerking tussen collega’s.
9. Van een administratieve naar een adviserende rol
Als de administratieve processen zijn geautoriseerd en gedigitaliseerd, zijn medewerkers minder tijd kwijt aan overbodig papierwerk. Op deze manier heeft de klant altijd toegang tot actuele cijfers. Informatie is toegankelijk zonder dat zij de accountant hoeven te raadplegen. Er blijft zo meer tijd over voor uitdagende adviesklussen. Accountants hebben tegenwoordig meer behoefte aan dergelijke adviesklussen. Dat maakt het werk leuker. Door accountants deze mogelijkheid te bieden bind je ze sneller aan jouw accountantskantoor.
10. Veilig uitwisselen van documenten en data
Sinds de invoering van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gelden er strengere regels voor het uitwisselen van informatie. Wanneer klanten hun administratie in een schoenendoos aanleveren, loop je als accountantskantoor risico. Stel dat de doos met inhoud wordt gestolen’? Je kunt dan als kantoor aansprakelijk worden gesteld. Ook het mailen van documenten is riskant; hackers zijn actiever dan ooit. Met een klantenportaal ben je als kantoor verzekerd van een veilige informatieoverdracht en voldoe je aan de AVG. Medewerkers hoeven niet na te denken of ze wel zorgvuldig genoeg omgaan met klantgegevens. Zeker in tijden van hoge werkdruk, willen accountants hier niet mee bezig zijn. Een klantenportaal scheelt kopzorgen.
Checklist: waar moet een goed klantenportaal aan voldoen?
Dat je als accountantskantoor veel voordelen ervaart bij het gebruik van een klantenportaal is duidelijk. Maar waar moet een klantenportaal aan voldoen? Het is belangrijk om te kiezen voor functionaliteiten die passen bij jouw organisatie en bij de klanten. Een portaal kan het werk op allerlei manieren makkelijker maken en vaak is er veel mogelijk. Maar wat moet een klantenportaal sowieso altijd kunnen? Bekijk de checklist.
Geef een antwoord