Krapte op de arbeidsmarkt, veranderende wet- en regelgeving, vragen van ondernemers en concurrentie. Het beroep accountant kan druk, uitdagend en complex zijn. Des te belangrijker dat jouw kantoor volledig in control is. Maar hoe doe je dat precies? We delen vijf tips!
1. Verhoog het werkgeluk met een efficiënte planning
Het start met een efficiënte planning. Zeker in een tijd waarin een tekort is aan personeel, is het belangrijk om het werk zo efficiënt mogelijk in te delen. Daarnaast helpt het ook bij het verlagen van de werkdruk. Zo blijkt uit een onderzoek van Movir dat zestig procent van de accountants last heeft van een verhoogd stressniveau. Efficiënt plannen en taken automatiseren is dé oplossing. Hiermee zorg je dat taken gelijkmatig zijn verdeeld over werknemers. Dit geldt voor zowel de werkhoeveelheid als de moeilijkheidsgraad en de afwisseling in taken.
Niet alleen zorgt een efficiënte planning voor het verminderen van de werkdruk. Het verbeterd ook het werkgeluk. Werkgeluk ontstaat wanneer de juiste medewerker op de juiste plek zit en wanneer de werkdruk dus gezond is. Zo blijkt uit onderzoek van Warwick dat geluk de productiviteit toe laat nemen met twaalf procent. En mensen die tevreden zijn en lekker in hun vel zitten, doen alles voor hun klanten en voor het team. Dit zorgt voor een positieve werksfeer en dat maakt je bedrijf zowel intern als naar de buitenwereld toe succesvol.
‘Je moet zorgen dat werknemers tevreden blijven en niet té veel werkdruk ontvangen, want anders gaat de productiviteit omlaag en dus de groei van je organisatie ook.’ – Nico Langendoen, boekhoudkantoor Finnerz
2. Meer efficiency met datadriven-management
Data-driven management verlaagt de werkdruk en bovendien kun je er nog zoveel meer mee. Moet er efficiënter gewerkt worden? Sluit de dienstverlening nog wel aan? Hoe compliant wordt er gewerkt? Door data-driven management ontdek je aan welke knoppen je moet draaien om volledig in control te blijven en overzicht en rust te behouden. Hoe groot je organisatie ook is, data-driven management is voor iedereen toegankelijk. Zo zijn er al genoeg kansen met Small Data. Small Data houdt in dat data klein genoeg is voor het menselijk begrip. Denk aan de naw-gegevens van klanten, piekuren en personeelsbezetting.
Zo wist boekhouder Anouar van Efficial Boekhouding & Consultancy tijd te besparen door data-driven management. ‘Ik weet nu mijn werkprocessen strak – op één plek – te managen. Zo heb ik inzicht in mijn werkvoorraad, to do’s en deadlines. Ook bespaar ik per maand 5 uur op mijn facturatie.’
Combineer je Small Data met menselijke input, dan creëer je waardevolle inzichten om verder op te sturen. Ben je eenmaal gewend om met Small Data te werken, dan is Big Data een mooi vervolg, bijvoorbeeld het vergelijken van jouw data met de data van concurrenten, zodat je concurrenten altijd een stap voor bent.
3. Meer aandacht voor klanten met een 360-graden klantbeeld
Een van de kenmerken dat laat zien dat je in control bent is wanneer je onbeperkte tijd en aandacht hebt voor klanten. Een 360-graden klantbeeld is hiervoor het fundament. Dit beeld is een verzameling van alle klantdata op één plek in één systeem. Deze data bestaat uit mailings, communicatie tussen jou en je klant, contactinformatie, bedrijfsgegevens, zijn/haar KPI’s, ambities en uitdagingen in de markt. Met deze data weet je precies wie jouw klant is en wat hen motiveert, zodat je klanten veel beter van dienst kan zijn.
Een 360-graden beeld helpt je daarnaast bij het bereiken van een langdurige klantrelatie. Dit noemen we ook wel Customer Intimacy. Een goede klantrelatie zorgt in die zin weer voor tevreden klanten. En als klanten tevreden zijn, dan is de kans groot dat zij jou in hun netwerk als financiële sparringpartner aanbevelen. Hiermee houd je de concurrent op afstand en groeit ook nog eens de winstgevendheid van je bedrijf. Uit cijfers van Gartner Group blijkt bijvoorbeeld dat 80 procent van de toekomstige inkomsten van je bedrijf afkomstig zijn van slechts twintig procent van je bestaande klanten. En volgens Bain en Company kan 5 procent meer klantbehoud de winstgevendheid van een bedrijf met maar liefst 75 procent verhogen.’
4. Bespaar tijd met een standaard werkwijze voor wet- en regelgeving
Je bent ook in control wanneer je de wet- en regelgeving op orde hebt. We nemen als voorbeeld de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme). Uit gesprekken met accountants horen we terug dat de Wwft complex en veeleisend kan zijn en uit een onderzoek van ComplianceWise blijkt dat 69 procent van de respondenten onvoldoende kennis heeft over de Wwft. De oplossing? Training, opleiding en een standaard werkwijze bij Wwft. Zo kom je boetevrij een controle door en zorg je dat jouw kantoor de wet- en regelgeving op orde heeft.
5. Practicemanagement om in control te zijn
Met practicemanagement-software komen bovenstaande tips samen. Zo beschikt een waardevolle practicemanagement oplossing over CRM en documentbeheer, waarin je alle informatie en communicatie rondom klanten vastlegt. Planning en urenregistratie, zodat je inzicht krijgt in de rentabiliteit van je klanten en je werk. Data-rapportages, waarmee je in één oogopslag ontdekt aan welke knoppen gedraaid moeten worden om in control te blijven. En kwaliteitscontrole, zodat je zeker weet dat wet-en regelgeving in jouw kantoor goed wordt nagestreefd.
Download direct
Met practicemanagement software heb je jouw kantoor volledig in control en blijf je de werkdruk de baas. Ben je benieuwd welke oplossingen anderen kantoren hebben gevonden voor het verminderen van de werkdruk? Download dan hieronder via de banner de infographic ‘Werkdruk bij accountants: De cijfers en oplossingen’.
Geef een reactie