Data is de sleutel voor minder werkdruk bij accountantskantoren

Tachtig procent van de bedrijfswaarde zit hem in immateriële activa: het personeel. Een flinke werkoverload brengt de vitaliteit van medewerkers in het geding. Om een hoge werkdruk te verminderen is het gebruik van data essentieel. Welke data heb je nodig? En hoe maak je deze data inzichtelijk? Dat lees je hier! 

Wat is werkdruk?

Een hoge werkdruk is eerder regel dan uitzondering voor accountants- en administratiekantoren. Een flinke werkoverload, een altijd-druk-schema, een hoge stressreductie. En de oorzaak? Dat is per individu en per kantoor verschillend. Werkdruk is subjectief. Dit zien we ook terug in de praktijk. Zo hanteert de ene medewerker een andere definitie dan de ander. Voor de één betekent werkdruk stapels werk, voor de ander betekent werkdruk het werken aan targets. Een goede definitie van werkdruk is daarom essentieel. Pas als jouw kantoor goed weet wat onder werkdruk wordt verstaan, kun je de juiste aanpak kiezen. Vanuit de vakliteratuur hanteren we de volgende definitie van werkdruk:

Als de hoeveelheid werk en de tijd waarbinnen dat werk af moet zijn (werkbelasting) het draagvermogen van de werknemer (belastbaarheid) te boven gaat is er sprake van een hoge werkdruk.

Dimensies van werkdruk

Werkdruk is onder te verdelen in verschillende dimensies, namelijk kwantitatieve versus kwalitatieve werkdruk én objectieve versus subjectieve werkdruk. Het is goed om te weten dat er verschillende vormen zijn, want bij kwantitatieve werkdruk heb je andere data nodig, dan bij kwalitatieve werkdruk.

Kwantitatieve werkdruk versus kwalitatieve werkdruk

Bij kwantitatieve werkdruk is sprake van werkdruk wanneer grote hoeveelheden werk in een korte tijdsperiode verricht moeten worden. Kwalitatieve werkdruk heeft vooral betrekking op de moeilijkheidsgraad van de te verrichten werkzaamheden.

Objectieve en subjectieve werkdruk 

Naast de kwantitatieve en kwalitatieve werkdruk, heb je ook objectieve en subjectieve werkdruk. Objectieve werkdruk is gebaseerd op het vaststellen van werkdruk aan de hand van het daadwerkelijk aantal gewerkte uren en het aantal handelingen, producten, of diensten per tijdsperiode. Subjectieve werkdruk is de werkdruk die door de werknemer zelf wordt gerapporteerd, meestal aan de hand van een vragenlijst.

Welke data heb je nodig?

Meten is weten. Om de werkdruk inzichtelijk te maken heb je subjectieve én objectieve data nodig. Combineer je deze data met elkaar, dan creëert dat een totaalbeeld van de werkdruk binnen jouw kantoor.

1. Objectieve data: het aantal gewerkte uren, producten, of diensten per tijdsperiode.

2. Subjectieve data: de beleving van de werkdruk, namelijk het tempo waarin de werkzaamheden verricht moeten worden, de hoeveelheid werkzaamheden die verricht moeten worden en afwisseling in taken.

Hoe kom je tot de juiste data?

Om tot objectieve data en subjectieve data te komen is het gebruik van vragenlijsten, diepte-interviews én data-rapportage onmisbaar.

Vragenlijsten

Er zijn twee gevalideerde vragenlijsten beschikbaar, waarmee je de subjectieve kwantitatieve werkdruk meet. Dit zijn de QWI= Quantitative Workload Inventory, welke de kwantitatieve werkdruk meet. En de JCQ= Job Content Questionnaire, welke de hoeveelheid werk meet én het tempo waarin de taken uitgevoerd moeten worden. De resultaten bij elkaar opgeteld geeft een betrouwbare score voor de ervaren werkdruk. Beiden vragenlijsten bevatten vijf vragen.

(QWI) Vijf vragen over kwantitatieve werkdruk, namelijk:

1. Hoe vaak moet u voor uw werk heel snel werken?
2. Hoe vaak moet u voor uw werk heel hard werken?
3. Hoe vaak laat uw werk u weinig tijd over om dingen voor elkaar te krijgen?
4. Hoe vaak moet er veel gedaan worden?
5. Hoe vaak moet u meer werk doen dan u goed kunt doen?

De volgende vijf vragen staan centraal bij JCQ:

1. Mijn baan vereist dat ik heel snel moet werken.
2. Mijn baan vereist dat er hard gewerkt wordt.
3. Ik word niet gevraagd om een overmatige hoeveelheid werk te doen.
4. Ik heb voldoende tijd om mijn werktaken uit te voeren.
5. Ik heb geen last van conflicterende taken die ik moet uitvoeren.

Diepte-interviews

Door de vragenlijsten aan te vullen met diepte-interviews, kun je de resultaten toetsen in de praktijk. Daarnaast geven diepte-interviews een breder beeld van de werkdruk-beleving van medewerkers. Gebruik onderstaande vragen als leidraad voor het afnemen van een gedegen diepte-interview.

1. Wat is je hoogst genoten opleiding?
2. Welke werkzaamheden vallen onder jouw takenpakket?
3. Wat versta jij onder werkdruk?
4. Hoeveel uren werk je gemiddeld per week?
5. In hoeverre ervaar jij werkdruk bij het uitvoeren van jouw werkzaamheden?
6. Zijn er bepaalde perioden waarin je een hogere werkdruk ervaart dan andere perioden?
7. Wat zijn volgens jou de oorzaken van werkdruk? (Denk aan thema’s, zoals cultuur / waardering opleiding en ontwikkeling / mate van aansturing / autonomie / mate van gebruik van slimme tooling.)
8. Kun je een situatie beschrijven waarin je geconfronteerd werd met werkdruk?
9. In hoeverre heeft werkdruk bij jou invloed gehad op jouw professioneel kritische instelling?
10. Welke maatregelen zijn de afgelopen jaren genomen binnen jouw kantoor tegen werkdruk?
11. Welk van deze maatregelen waren volgens jou succesvol en welke niet?

Datarapportage van AdminPulse

Met de vragenlijsten en diepte-interviews heb je de subjectieve data in kaart gebracht. Voor het inzichtelijk krijgen van objectieve data, is het goed om de data-rapportages van AdminPulse te gebruiken. Krijg inzicht in het aantal uren dat een medewerker heeft gewerkt, het aantal taken dat verricht zijn binnen een bepaald tijdsbestek, wat voor soort taken, het aantal openstaande taken en nog meer. Met de rapportage functie vanuit AdminPulse heb je vanuit een overzicht de objectieve werkdruk direct in kaart gebracht

Waarom data bijdraagt aan het verminderen van de werkdruk?

De objectieve en subjectieve data samen geeft een helder beeld van de werkdruk binnen jouw kantoor. Hierdoor kun je gericht de oorzaken aanpakken doordat je precies weet waar je op moet focussen. Misschien geven de resultaten van jouw onderzoek wel aan dat het werk anders verspreid moet worden, misschien zitten medewerkers niet goed in hun functie, misschien spelen er privé-problemen thuis of staan huidige tools de automatisering van werkzaamheden in de weg. Er is maar een manier om achter de oorzaken te komen en dat is data. Kortom, data is de sleutel voor minder werkdruk bij accountantskantoren.

Download direct

Wat de oorzaak is van een hoge werkdruk verschilt per kantoor. Ben je benieuwd wat cijfers zeggen over de oorzaken van een hoge werkdruk bij accountants- en administratiekantoren? En welke oplossingen andere kantoren hebben gevonden voor het verminderen van de werkdruk? Download dan de infographic: Werkdruk bij accountants: De cijfers en oplossingen.

---