De basis van Excel kennen de meeste accountants wel. Maar het rekenprogramma kent ook veel geavanceerde mogelijkheden, die je simpel kunt realiseren. Zo werken berekeningen soms niet, omdat een getal niet echt een getal is. Hoe los je dat dan op? Ik leg je hieronder graag uit hoe je dit doet.
Soms lukt het niet om een berekening te maken met een getal. En dat heeft dan vaak te maken met het feit dat het geen getal is, maar een tekst. Dit gebeurt nogal eens als het een exportbestand is uit een ander systeem.
Soms zie je een groene driehoek met een pictogram: dat kun je dan gebruiken om de inhoud om te zetten naar een getal.
Maar dat is in deze situatie niet zo. Ook hier zijn de bedragen in de B-kolom tekst en dus kan er niet mee gerekend worden!
Allereerst: hoe herken je dat het een tekst is?
- Selecteer de cel en kijk in de formulebalk.
In dit voorbeeld zie je dan dat er een € voor staat ①. Dat hoort niet bij een echt getal: in de formulebalk is een getal altijd een (onopgemaakt) getal ②.
Met een simpele Zoek & Vervang-opdracht is het hier niet op te lossen. Hier is Tekst naar kolommen handig: je wilt de € en het teken erachter verwijderen.
- Selecteer de cellen met de ‘bedragen’
- Kies op de tab Gegevens > Tekst naar kolommen
- Kies in de eerste stap Vaste breedte > Volgende ①
- Klik hier achter de spatie (er verschijnt een lijn) > Volgende ②
- In de laatste stap kun je de (overbodige) €-kolom verwijderen > Voltooien ③
Je ziet dat nu de berekening wel lukt!
Saskia Jacobsen is directeur-eigenaar van Toels-PC en helpt bedrijven en vooral hun gebruikers om slimmer met de apps op hun pc te werken.
Excel biedt veel mogelijkheden om visueel aantrekkelijke rapporten te maken. Met een speciale opmaak, slicers, grafieken en sparklines kun je al snel duidelijker zijn dan met alleen cijfertjes. Tijdens deze training leer je verschillende technieken om dit voor elkaar te krijgen.
Geef een reactie