De basis van Excel kennen de meeste accountants wel. Maar soms heb je het gevoel dat iets slimmer of sneller kan. Een van de manieren om sneller te werken is slim gebruik te maken van de werkbalk Snelle toegang.
Excel heeft voor het geven van opdrachten “het lint” (Eng: ribbon). Daar zijn de opdrachten/knoppen verdeeld over verschillende tabs. Soms moet je twee keer of vaker klikken voor je bij de opdracht bent. Voor opdrachten die je vaak gebruikt kost dat relatief veel tijd.
Sneltoetsen en werkbalk Snelle toegang
Veel mensen gebruiken sneltoetsen (de naam zegt het al): dat werkt al sneller. Ctrl+c is denk ik wel de bekendste. Maar voor die knoppen die geen sneltoets hebben en die je wel vaak gebruikt, is er ook een oplossing. Die zet je in een werkbalk die je altijd op je scherm heb staat: de Werkbalk Snelle Toegang (Engels: Quick Access Toolbar).
Die werkbalk kan bovenaan je scherm ① staan of onder het lint ②.
Waar en hoe?
De plaats van de werkbalk kun je regelen via het knopje Werkbalk Snelle toegang aanpassen aan het einde van de balk ① en ②. Daar kun je ook aangeven of je alleen de knoppen wilt zien of de beschrijving erbij ③. Je ziet dat je deze werkbalk ook kunt verbergen. Dus als je hem niet ziet, moet je die eerst weergeven door met de rechtermuisknop in het lint te klikken > Werkbalk Snelle toegang weergeven).
Knoppen toevoegen
Het toevoegen van knoppen kan bijvoorbeeld door met de rechtermuisknop op de opdracht te klikken in het lint. Zo heb ik bijvoorbeeld de knoppen Opmaak wissen en Alles wissen toegevoegd.
Niet alle opdrachten kun je op deze manier toevoegen: met E-mailen (huidige bestand verzenden via Outlook) en Zichtbare cellen selecteren kan dat bijvoorbeeld niet. Dat doe je dan met Meer opdrachten via de knop aan het einde.
Bij ① zie je de knoppen die je NU op die balk hebt staan.
Bij ② kun je een opdracht/knop selecteren en die dan met Toevoegen ③ op de balk zetten.
Met de knoppen bij ④ kun je de volgorde wijzigen (knoppen die je toevoegt via de rechtermuisknop komen altijd achteraan te staan).
Let op bij ②: daar zie je in de afbeelding alleen de “Populaire knoppen”.
Je kunt daar een andere keuze maken en dan bijvoorbeeld Alle opdrachten die er zijn in Excel in de lijst weergeven.
De knoppen staan in alfabetische volgorde op hun naam. Het is soms lastig om de juiste knopnaam te vinden, want de lijst is groot en de naam niet altijd even logisch. “Verzenden als een PDF-bijlage” heet hier bijvoorbeeld Als PDF-bijlage bij een e-mailbericht verzenden.
Power tip
De knoppen op de balk zijn bij elk document zichtbaar zijn. Wat veel mensen niet weten, is dat je bij ⑤ het huidige bestand kunt kiezen en dan knoppen toevoegen die alleen zichtbaar zijn als je met dat bestand werkt. Bijvoorbeeld extra knoppen die in dát bestand juist handig zijn!
Knop verwijderen
Een knop verwijderen kun je ook eenvoudig met de rechtermuisknop in de werkbalk > Verwijderen uit werkbalk Snelle toegang.
Enkele voorbeelden favoriete knoppen
Wil je weten wat mijn favoriete knoppen zijn en waarom? Lees dan verder. Ik heb de standaardknoppen Opslaan, Ongedaan maken en Opnieuw verwijderd, omdat ik daarvoor altijd sneltoetsen gebruik (Ctrl+s, Ctrl+z en Ctrl+y).
- Automatisch opslaan: dan kan ik snel controleren of bij bestanden die op OneDrive of SharePoint staan de instelling wel of niet automatisch opslaan is. En ik kan die instelling dus aanpassen.
- Opmaak wissen: wist alleen de opmaak van de geselecteerde cel(len) en laat de inhoud dus staan.
- Alles wissen: wist de inhoud én de opmaak én de rest (dus brengt een cel weer helemaal terug naar de standaardinstelling). De toets Delete wist namelijk alleen de inhoud!
- Formules plakken: plakt van een gekopieerde cel de formule (en neemt de opmaak dus niet mee).
- Waarden plakken: plakt van een gekopieerde cel met een formule de uitkomst van de formule (dus ook zonder de opmaak).
- Filter wissen: als je een of meer filters hebt toegepast in een tabel kun je die met deze knop allemaal weghalen. Wat ik het handigste vind, is dat je aan de kleur van de knop kunt zien of er überhaupt een filter is toegepast (grijs = geen filter).
- Zichtbare cellen selecteren: als je een bereik hebt geselecteerd met verborgen rijen en/of kolommen en je kopieert dat, dan worden die verborgen gegevens ook gekopieerd. Klik je vóór het kopiëren op deze knop dan zijn alleen de zichtbare cellen geselecteerd. Daarna kopieer je die en plak je alleen die cellen die zichtbaar waren.
- E-mailen: verzendt het huidige bestand als bijlage bij een nieuw mailbericht. Geadresseerde, onderwerp en tekst intypen en versturen maar.
- Pagina-instelling: toont het dialoogvenster waarin ik alles kan regelen van de afdrukinstellingen (marges, staand/liggend, afdruktitels, paginanummers, enzovoort).
- Rasterlijnen weergeven: toont de rasterlijnen op je scherm wel of niet (normaal regel je dat via Beeld).
- Vergrendelen: vergrendeld of ontgrendelt geselecteerde cel(len). De belangrijkste reden dat ik die knop heb toegevoegd is, omdat ik de huidige status direct kan zien!
- Geen rand: verwijdert de randen van de geselecteerde cel(len).
Wist je trouwens…
… dat dit niet alleen voor Excel geldt? Op dezelfde manier kun je ook sneller en slimmer met de andere Office-programma’s werken, zoals Word en PowerPoint.
Saskia Jacobsen is directeur-eigenaar van Toels-PC en helpt bedrijven en vooral hun gebruikers om slimmer met de apps op hun pc te werken. Klik hier om al haar Exceltips te lezen.
Excel biedt veel mogelijkheden om visueel aantrekkelijke rapporten te maken. Met een speciale opmaak, slicers, grafieken en sparklines kun je al snel duidelijker zijn dan met alleen cijfertjes. Tijdens deze training leer je verschillende technieken om dit voor elkaar te krijgen.
Geef een reactie