Vermetten accountants en adviseurs is in 25 jaar gegroeid tot een moderne accountantsorganisatie met ruim 330 professionals verdeeld over 9 vestigingen in Brabant. Een snelle groei vraagt om flexibele, schaalbare en veilige ICT-oplossingen specifiek toegesneden op de accountancy. Sinds januari 2023 maakt het accountantskantoor gebruik van Teams Bellen geïmplementeerd door Asista.
Op veel bureaus van accountantskantoren staat een VoIP toestel met een krulsnoer. Daarnaast heeft ook bijna iedere medewerker een smartphone. Goede bereikbaarheid is binnen de accountancy immers heel belangrijk. Toch ervaarden ze bij Vermetten meer nadelen dan voordelen van deze traditionele telecom-oplossingen. Daniël Alfrink, HR-directeur: “Door diverse aansluitingen is ons kantoor in korte tijd snel gegroeid. We hadden meerdere telefooncentrales en verschillende nummers. Daarnaast werd gebruik gemaakt van de Vialer-app op de smartphone welke alleen het algemene nummer toonde. We wilden echter als kantoor een betere oplossing, zonder gedoe.”
Klantvriendelijke communicatieoplossing
Traditionele VoIP-oplossingen waren voor Vermetten dus niet langer de ideale oplossing. Daniël: “Omdat alle medewerkers met hetzelfde nummer uitbellen, bellen de klanten bij gemiste oproepen allemaal weer terug naar de telefooncentrale. De telefonistes moesten dan eerst uitzoeken welke medewerker de klant wilde spreken. Dat was niet handig. Onze klanten willen namelijk direct de juiste specialist aan de lijn.” Het kantoor zocht daarom naar een klantvriendelijkere communicatieoplossing.
Op de accountantskantoren van Vermetten wordt al enkele jaren gebruik gemaakt van Werkplekbeheer van Asista. Met deze schaalbare en veilige oplossing, die specifiek is toegesneden op de accountancy, profiteert het kantoor van serverloze IT-voorzieningen in combinatie met de veelzijdigheid van Microsoft 365. Omdat Microsoft Teams door de medewerkers logischerwijs al werd gebruikt, lag bellen via deze app het meest voor de hand.
Een herkenbaar nummer voor de klant
Teams is ontwikkeld om beter en efficiënter samen te werken. Naast chat- en vergaderopties biedt de Teams App ook de mogelijkheid om te bellen. Een functie die goed aansloot op de wensen van Vermetten. “Goede bereikbaarheid was een belangrijk uitgangspunt. Tegelijk wilden we dat onze medewerkers hun persoonlijke mobiele telefoon konden gebruikten om zakelijke gesprekken te voeren. Met Teams Bellen kan dat en zijn ze met een voor de klant herkenbaar 088-nummer bereikbaar. Hun privé nummer hoeven ze voor het werk dus helemaal niet te gebruiken. Dat was een andere belangrijke voorwaarde”, legt Daniël uit.
Teams bellen is veilig en efficiënt
Met Teams Bellen is elke medewerker altijd bereikbaar, waar en wanneer die dat wil. Het kantoor hoeft geen lijsten met namen en nummers bij te houden. Een telefoonnummer van een collega opzoeken is overbodig. Met Teams zoek je de gewenste medewerker eenvoudig op naam. Een ander groot voordeel is de koppeling met Outlook. Hierdoor weet Teams dat een medewerker in een vergadering zit en niet gestoord wil worden. Neemt iemand zijn telefoon niet op, dan wordt het gesprek doorgeschakeld. Daniël: “Iedere medewerker kan zijn persoonlijke voicemail, doorschakeling en afwezigheid zelf instellen in Teams. Medewerkers die parttime werken, zullen op een vrije dag dus niet gestoord worden door een collega of klant.”
Voor het accountantskantoor is veilig en eenvoudig bestanden delen één van de grote pluspunten van Teams. Dat geldt ook voor bellen via de app. Mobile Application Management stelt Vermetten in staat om gevoelige kantoordata in zakelijke apps als bijvoorbeeld Outlook, OneDrive en SharePoint te monitoren. Alle zakelijke data wordt met behulp van beleid in Microsoft365 op de mobiele telefoon veilig afgeschermd van alle persoonlijke apps en data die op de mobiele telefoon staan. Gaat een medewerker uit dienst dan wordt de Microsoft-licentie opgezegd en wissen we automatisch alle zakelijke data van het toestel. Zo blijft de klantdata goed beschermd.
Lagere kosten
Per medewerker betaalt Vermetten maandelijkse licentiekosten voor Teams Bellen. Maar die wegen niet op tegen de kosten die bespaard worden en de nieuwe functies die we nu hebben. Er hoeven geen vaste en mobiele telefoons meer aangeschaft te worden. Daniël: “Hoewel we niet uit kostenoverwegingen de overstap hebben gemaakt naar Teams, besparen we natuurlijk wel op hardware. De medewerker krijgt een vergoeding voor het zakelijk gebruik van zijn eigen smartphone. Daarnaast hebben we wel geïnvesteerd in headsets met noise cancelling voor bijvoorbeeld de loonadministratie en de telefonisten.”
Implementatie door Asista
De overstap naar Teams Bellen is door Vermetten en Asista zorgvuldig voorbereid. Daniël: “We hebben de medewerkers voorbereid aan de hand van webinars, e-learnings, FAQ’s en persoonlijke instructies voor de telefonistes. Teams is op voorhand goed ingesteld maar elke medewerker kan op basis van persoonlijke voorkeuren heel veel aanpassingen doen in de app.” Op het kantoor zijn dan ook afspraken gemaakt over een aantal praktische zaken. “We raden medewerkers aan om een persoonlijke voicemail in te stellen en met collega’s goede afspraken te maken over het doorschakelen.” Medewerkers worden gestimuleerd om de app vooral ook uit te proberen. Hierdoor ontdekte het kantoor bijvoorbeeld dat het 0800-nummer van de Belastingdienst niet bereikbaar was. “Dat was niet zo handig, maar je kunt niet alles voorkomen”, illustreert Daniël. Gelukkig kon deze kinderziekte snel verholpen worden.
Daarnaast leefden er ook wel vragen over het bellen via Teams en hoe het precies werkt. “Het was niet voor iedereen logisch om zakelijk te bellen via een ander nummer. Maar of je nu via WhatsApp belt, via de Vialer app of de Teams App, qua gebruik verschilt het niet zoveel.” Inmiddels loopt al het inkomende en uitgaande telefoonverkeer via Teams en raken ze bij Vermetten steeds meer gewenst aan deze klantvriendelijke en efficiënte telefonieoplossing. “Bellen via Teams is niet moeilijk, maar het is wel even wennen. Natuurlijk waren er een aantal issues, zoals gebruikelijk bij zo’n grote veranderen. Met de praktische ondersteuning vanuit Asista zijn ook die incidenten snel verholpen”, besluit een enthousiaste Daniël Alfrink.
Wil jij weten wat Microsoft Teams telefonie voor jouw accountantskantoor kan betekenen?
Kijk dan op onze website en lees meer over Werkplekbeheer van Asista voor accountantskantoren. De werkplek van Asista beschikt over alles wat een accountant nodig heeft. Alle functionaliteiten die je gewend bent, maar zonder serveromgeving. Snel en efficiënt werken; dankzij de combinatie van betrouwbare cloudoplossingen van Microsoft en een veilig werkstation van Asista.
Lees meer over Werkplekbeheer van Asista of plan direct een afspraak in met Richard voor al jouw vragen over Microsoft Teams telefonie
Geef een reactie