Zeer recent zijn door het BFT (Bureau Financieel Toezicht) brieven verstuurd inzake de invulling en naleving van artikel 2d, lid 4 Wwft (onafhankelijke auditfunctie). Deze brieven zijn verstuurd naar aanleiding van een willekeurige steekproef en niet naar aanleiding van feiten en omstandigheden die bij het BFT naar voren gekomen zijn. Denk hierbij onder meer aan bij het BFT binnengekomen meldingen omtrent de Wwft (b.v. een FIU-melding en/of fraudemelding bij de Belastingdienst).
De vraag is: wat houdt dit Wwft-artikel over de onafhankelijke auditfunctie nu exact in? Hiertoe heeft Fiscount uitvoerig overleg gehad met een van de toezichthouders van het BFT. Eerst even enige achtergrondinformatie: accountantsorganisaties zijn verplicht om jaarlijks een evaluatie van het kwaliteitssysteem uit te voeren, op grond van artikel 22, lid 1 van de NVKS. Het voldoen aan de vereisten van de Wwft maakt ook onderdeel uit van deze verplichte evaluatie. Meer weten over de controles van BFT op de naleving van de Wwft? Lees dan ook de publicatie ‘Wwft-beleid en boetes BFT- een gewaarschuwd mens telt voor twee’.
Evaluatie én onafhankelijke audit
In twee situaties dient er, naast deze jaarlijkse evaluatie, ook nog een onafhankelijke audit plaats te vinden op het onderdeel Wwft. Dit betreft:
- de situatie waarin de organisatie (het accountants- of administratiekantoor) op jaarbasis een totaal personeelsbestand van vijftig werknemers of meer heeft;
- de situatie waarin er sprake is van bijzondere omstandigheden, waarbij er minder dan 50 werknemers werkzaam zijn bij het accountants- of administratiekantoor. Uit het risicobeleid van de organisatie blijkt dan dat zij voor meer dan 75% te maken heeft met cliënten of transacties met een hoog risicoprofiel (landenrisico, klantenrisico of risico’s omtrent de dienstverlening).
De audit moet onafhankelijk zijn. In beginsel betekent dit dat de personen die betrokken zijn bij de uitoefening van de auditfunctie, níet betrokken zijn bij de activiteiten waarop zij toezicht houden. Zij zijn dus niet betrokken bij compliance en evenmin bij het primaire proces. De Wwft-audit mag alleen door de organisatie zelf gedaan worden, als er sprake is van een interne accountantsdienst. In alle andere situaties dient een audit plaats te vinden door een externe partij. Dit kan bijvoorbeeld een serviceorganisatie voor accountants- en administratiekantoren zijn.
Werkzaamheden
De werkzaamheden die betrekking hebben op deze onafhankelijke audit zijn nagenoeg gelijk aan de werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd bij de jaarlijkse evaluatie (onderdeel Wwft). Daarbij gaat specifiek aandacht uit naar de effectiviteit van de compliancefunctie, indien deze is ingericht. De onafhankelijke audit dient plaats te vinden door iemand van buiten de organisatie, die over voldoende kennis en ervaring beschikt. De bevindingen naar aanleiding van deze audit moeten in een evaluatieverslag worden samengevat. Dit verslag dient voor accountantskantoren als bijlage bij de jaarlijkse evaluatie (onderdeel Wwft) op grond van de NVKS te worden opgenomen.
Voor administratiekantoren die aan de voorwaarden voldoen (50 werknemers en/of bijzondere omstandigheden) is deze audit een apart onderdeel van het risicobeleid Wwft.
Jan Mooren is accountant en verbonden aan Fiscount Assurance B.V. Hij houdt zich met name bezig met compliance, (de voorbereidingen op) toetsingen en evaluaties.
Johan Peters zegt
In december 2022 is tussen de NBA en het BFT een driejarig convenant afgesloten waarbij de WWFT toetsingen onderdeel worden van de reguliere kwaliteitstoetsingen door eerstgenoemde.