Facturatie is zonder twijfel het belangrijkste deel van jouw accountantskantoor. Wanneer je dit proces van A tot Z op orde hebt, dan hou je tijd over om je te richten op andere belangrijke pijlers zoals groei en omzet per FTE. Ontdek hier hoe je jouw facturatieproces efficiënt inricht.
1. Maak duidelijke facturen
Wanneer je ervoor zorgt dat een factuur in 1 oogopslag alle belangrijke informatie overzichtelijk laat zien, heb je al de helft gewonnen. Zorg dat er een aantal belangrijke onderdelen van een factuur duidelijk worden weergegeven:
- Een duidelijke factuuromschrijving:
Omschrijf duidelijk welke werkzaamheden verricht zijn. Zorg dat de omschrijving past bij de gemaakte afspraken. Factureer je een vaste prijs? Vermeld dit dan. Factureer je gewerkte uren? Geef dan duidelijk aan hoeveel uur aan welke werkzaamheden besteed zijn. - Betalingskenmerk, betalingstermijn en factuurnummer:
Zorg dat deze in het oog springen. Zo maak je het eenvoudiger voor de ontvanger om de factuur snel te betalen. De ontvanger hoeft immers niet op zoek naar cruciale informatie. - Herkenbaarheid:
Zorg ervoor dat het logo van jouw accountantskantoor en de contactgegevens vermeld staan.
Heb je de basis goed op orde? Dan weet de ontvanger direct van wie de factuur afkomstig is. Dit zorgt voor een snelle betaling.
2. Maak duidelijke afspraken en leg deze vast in je facturatiesoftware
Maak bij aanvang van je werkzaamheden duidelijke afspraken met jouw klanten. Wanneer je gebruik maakt van goede facturatiesoftware, dan verwerk je afspraken zoals betaaltermijnen en tarieven direct. Zo heb je er na het instellen van een factuurschema weinig omkijken naar. Gemaakte afspraken worden automatisch op de factuur gezet en je hoeft enkel het factuurvoorstel te controleren.
Spreek je, bijvoorbeeld, af om iedere maand een vast abonnementsbedrag te factureren? Stel dit zo in en factureer dit automatisch in bulk voor al je abonnementen. Op welke manier je ook factureert, je doet dit snel en soepel waardoor je facturen vaak ook sneller worden betaald.
3. Factureer direct
In de praktijk komt het nog steeds voor dat accountantskantoren 1 keer per maand factureren. Hierdoor duurt het langer voordat je betaald wordt voor afgeronde werkzaamheden. Stuur de factuur dan ook direct nadat je de opdracht hebt uitgevoerd. Zorg ervoor dat je inzicht hebt in factuurmomenten door gebruik te maken van een financieel dashboard waarin je direct ziet of er factuurvoorstellen klaar staan.
4. Zorg voor overzicht in onbetaalde facturen
Welke klanten hebben hun factuur nog niet betaald? En wat is het bedrag dat er in totaal openstaat? Een belangrijk punt om inzichtelijk te hebben. Met efficiënt debiteurenbeheer heb je dit altijd helder. Automatiseer daarom je debiteurenbeheer. Een goed facturatieprogramma houdt automatisch je administratie bij. Zo is de betaalstatus bekend en weet je snel welke facturen niet betaald zijn. Dit zorgt ervoor dat je sneller actie onderneemt en tijdig een herinnering of aanmaning stuurt.
5. Voeg een betaallink toe
Tegenwoordig is het écht niet meer nodig om handmatig facturen te (laten) betalen. Door het toevoegen van een betaallink op je factuur laat je de klant met 1 druk op de knop direct online betalen via, bijvoorbeeld, iDeal. Niet alleen maak je het de ontvanger makkelijker om snel te betalen, je weet ook dat het sowieso goed gaat en dat de factuur direct goed verwerkt wordt in jouw administratie. Bij een betaling via een betaallink worden automatisch gegevens zoals betalingskenmerk meegenomen. Zo voorkom je typfouten en blijft je administratie zonder moeite op orde.
Met onze software voor accountantskantoren regel je in een handomdraai belangrijke bedrijfsprocessen tot aan je boekhouding. Yoobi is modulaire software en daardoor flexibel. Kies de modules die bij jouw accountantskantoor passen en ervaar de voordelen van procesoptimalisatie. Accountantskantoren die met Yoobi werken kiezen vaak voor urenregistratie, facturatie, inzicht en CRM. Onze software groeit met je mee in gebruikers en in modules. Tijdens een vrijblijvende, persoonlijke demo laten we je alle mogelijkheden van onze modulaire software zien. Zo ontdek je zelf of Yoobi bij jouw accountantskantoor past. Vraag direct jouw demo aan.
Geef een reactie