De meeste sancties worden opgelegd voor het niet voldoen aan de monitoringsverplichting van de Wwft of tekortkomingen in het cliëntonderzoek. In één geval concludeerde het BFT dat een kantoor weliswaar ‘beschikt over schriftelijk vastgelegde kantoorprocedures en -beleid inzake de acceptatie van (nieuwe) cliënten en het beoordelen van mogelijke (witwas)risico’s, maar dat deze procedures sinds 2012 niet geactualiseerd zijn’. Het kantoor kreeg de opdracht om nieuwe procedures en controles op te stellen.
Het moge duidelijk zijn: tegenwoordig kan een kantoor niet meer zonder een degelijk en goed gedocumenteerd beleid voor het accepteren van cliënten. “In het verleden kreeg het cliëntonderzoek niet bij elk kantoor de aandacht die het verdiende. Onder invloed van de toenemende daadkracht van het BFT zien we een duidelijke stijging van de awareness bij Wwft-instellingen,” zegt Chantal Martens van Consequent Compliance, een organisatie die bedrijven bijstaat bij het opzetten van een solide complianceorganisatie.
Vrijwel elk kantoor heeft nu wel enige vorm van procedures, hoewel het BFT vorig jaar nog een dwangsom oplegde aan een eenmanszaak die in het geheel niet beschikte over procedures. Dat is een uitzondering, maar Martens ziet dat deze processen in veel gevallen nog handmatig plaatsvinden: “Wanneer bijvoorbeeld een nieuwe cliënt zich aanmeldt, worden openbare bronnen doorzocht om informatie te vinden over de betreffende klant. In veel gevallen gebeurt dit nog handmatig. Wanneer je dit met voldoende diepgang wilt doen, kan dit een zeer tijdrovende klus worden. Zeker als je dit periodiek dient te herhalen. Hier kan een speciaal daarvoor ontworpen applicatie uitkomst bieden.”
Vinkje
Een voorbeeld van zo’n systeem is Hyarchis Comply. Daarmee kunnen kantoren personen volautomatisch screenen in sanctielijsten, controleren of ze voorkomen op PEP-lijsten (waar personen geregistreerd staan die prominent actief zijn in de politiek of een hoge functie hebben binnen de Nederlandse overheid) en KvK-uittreksels opvragen. Maar dan begint het eigenlijke werk pas, zegt Max van der Doelen van Hyarchis. “Onze systemen kennen een persoon of bedrijf bijvoorbeeld de risicoclassificatie ‘middel’ of ‘hoog’ toe, maar daarmee is niets gezegd over wat je als kantoor moet doen. Sommige sectoren (zoals vastgoed of horeca) leveren automatisch een vinkje op, maar dat wil nog niet zeggen dat je het bedrijf dan ook niet als klant kan accepteren.”
Dit is waar gespecialiseerde kennis over compliancewetgeving cruciaal wordt. Compliance is een vak apart. Mogelijk dat een partner dat bij het takenpakket kan nemen, maar voor wie dat niet kan, en voor kantoren waar een fulltime of zelfs parttime compliancemedewerker te veel is, is externe expertise een uitkomst.
Vertrouwensband is belangrijk
Behalve dat een externe partner beschikt over kennis die in de organisatie zelf niet aanwezig is, kan deze ook een andere belangrijke rol spelen, namelijk in de strijd tussen commercie en compliance, zegt Martens. “Bij veel kantoren ligt het gevaar op de loer dat je denkt: ‘die klant kennen we al jaren, die vertrouwen we, daar is niets mis mee’. Een goede vertrouwensband met de klant is belangrijk, maar dat ontslaat je niet van de plicht ook bij die klanten cliëntonderzoek te doen. Ik begrijp dat je daar vanuit commercieel oogpunt niet altijd op zit te wachten. En hoewel we die tweestrijd erkennen, is het belangrijk dat je als complianceverantwoordelijke het belang van een objectief cliëntonderzoek blijft benadrukken”
Die rol is nodig ook, zegt ze: “Enkel het afvinken van een aantal handelingen is niet voldoende om tot een goed cliëntonderzoek te komen. Je zult echt stil moeten staan bij de informatie die je binnenkrijgt en door middel van een risicogebaseerde aanpak komen tot een antwoord op de vraag: hoe groot is het Wwft-risico dat deze klant met zich meebrengt, en is de klant daardoor acceptabel of niet? Dat klantbeeld kan met de tijd ook veranderen. Het is dus niet iets wat je eenmalig kunt vaststellen. En als er nieuwe risico’s naar voren komen, dien je daar ook weer effectieve beheersmaatregelen voor te treffen. Dat proces van continue monitoring is cruciaal voor een goed risicobeleid”.
Wil je meer weten? Kijk hier voor meer informatie over Hyarchis Comply.
Geef een reactie