Valkuilen auto van de zaak: voorkom excessief gebruik en onnodige kosten

Hoe voorkom je dat je meer betaalt dan nodig is? En welke risico’s loop je bij excessief gebruik? In dit artikel ontdek je de valkuilen én krijg je praktische tips om verstandig met je auto van de zaak om te gaan.

Wanneer is sprake van excessief gebruik?

De werkelijke waarde van de auto moet worden vergeleken met de waarde op basis van het bijtellingspercentage. Is de werkelijke waarde hoger? Dan is er sprake van excessief gebruik.

Het Handboek Loonheffingen geeft een duidelijke berekening in (zie paragraaf 23.3.3. Excessief privégebruik op p. 375).

• Stap 1: Neem de cataloguswaarde van de auto (voorbeeld €45.000)
• Stap 2: Neem het bijbehorende bijtellingspercentage (voorbeeld 22%)
• Stap 3: De waarde op basis van bijtellingspercentage berekenen (22% *€45.000,- = €9.900)
• Stap 4: Bereken de werkelijke waarde van het privégebruik. Dat omvat alle kosten die de werknemer zou moeten maken als hij de auto zelf zou bezitten en gebruiken voor privédoeleinden. Dit deel je door het aantal kilometers van de betreffende periode en vermenigvuldig je met het aantal privékilometers. (voorbeeld €14.500)
• Stap 5: is de werkelijke waarde hoger? Dan dien je dit bedrag te handhaven als waarde.

Wat zijn de mogelijke gevolgen als sprake is van excessief gebruik?

Gevolgen voor de werknemer:

1. Hogere belastinglasten (bijtelling):
   Bij excessief gebruik kan deze bijtelling hoger uitvallen, dit kan leiden tot een hogere belastingaanslag
2. Verlies van auto van de zaak:
   De werkgever kan  de auto intrekken of de voorwaarden aanscherpen, dit bemoeilijkt het combineren van werk en privé.
3. Boetes en naheffingen:
   Bij verkeerde bijtelling of onjuist privégebruik kan de Belastingdienst boetes en naheffingen opleggen, wat extra kosten veroorzaakt.

Gevolgen voor de werkgever:

1. Verhoogde kosten:
   De operationele kosten kunnen stijgen, denk hierbij aan brandstof, onderhoud en verzekering. Ook belastingrapportage en controles leveren extra kosten op.
2. Excessief privégebruik kan ertoe leiden dat de werkgever de belastingaftrek voor de auto moet aanpassen. Dit resulteert in verlies van belastingvoordelen.
3. Juridische risico’s:
   Als een werknemer de afspraken over het gebruik van de auto van de zaak niet naleeft, kan de werkgever in juridische problemen komen, zelfs met mogelijke rechtszaken als het privégebruik betwist wordt.

Gevolgen voor de Belastingdienst:

1. Verlies van belastinginkomsten:
   Onterecht privégebruik van de auto en een onjuiste bijtelling kan leiden tot belastingherzieningen en naheffingen door de Belastingdienst.
2. Fiscale controles en boetes:
   Onjuiste registratie van privégebruik of bijtelling kan leiden tot strengere controles, boetes en hogere administratieve kosten voor zowel werknemer als werkgever.
3. Verhoogde administratieve druk:
   Excessief gebruik verhoogt de kans op belastingproblemen en administratieve controles. Dit kan leiden tot fouten, boetes of naheffingen.

Maak duidelijke afspraken

Duidelijke afspraken en een goede balans tussen werk en privé helpen misbruik voorkomen en maken het mogelijk de voordelen verantwoord te benutten.