Daardoor kan het opbouwen van klantdossiers onoverzichtelijk worden. Zeker als veel handmatig uitgevoerd moet worden, en belangrijke documenten in de cloud van softwareapplicaties worden opgeslagen. Maar hoe ga je hier als accountantskantoor mee om? Na het lezen van dit blog heb jij vijf praktische tips om klantdossiers efficiënt te beheren.
Tip 1. Automatiseer processen indien nodig
“Om efficiënt te werken moet je zoveel mogelijk automatiseren”, een uitspraak die je vaker voorbij ziet komen, maar niet helemaal waar is. Door alles te automatiseren verlies je flexibiliteit. Zorg ervoor dat je processen pas automatiseert zodra ze echt efficiënter zijn. Voor eenvoudige of zeldzame taken kan handmatige verwerking efficiënter zijn. Wanneer automatiseer je dan wel? Denk aan processen die vaak herhaald worden of veel tijd in beslag nemen door handmatige handelingen. Neem bijvoorbeeld het accorderen van een jaarrekening of de notulen ervan. Het delen, ondertekenen en archiveren van het document verloopt volgens een proces zonder weinig variatie.
Tip 2. Dezelfde mappenstructuur voor alle klanten
Niets is zo irritant als een mappenstructuur die voor elke klant anders is ingericht. Ben je op zoek naar belangrijke documenten voor de omzetbelasting? Dan heet de map bij de ene klant ‘OB Q4’ en de andere klant ‘Omzetbelasting Q4’. En dat geldt niet alleen voor mappen, maar ook voor documenten. Creëer een gestructureerde mappenstructuur met duidelijke en consistente bestandsnamen. Dit helpt bij het snel vinden van documenten en voorkomt verwarring.
Tip 3. Kies voor één communicatiekanaal met je klant
Ondernemers zijn druk en willen zich zo min mogelijk bezighouden met randzaken. Zorg ervoor dat je altijd documenten op een veilige manier via één centraal portaal deelt of ontvangt. Voed je klant op om documenten alleen via dit portaal te delen. Maar vraag ook niet via e-mail een document op bij de klant. De kans is dan namelijk groot dat je deze per mail terug krijgt en de documenten handmatig moet archiveren. Kijk eens naar een oplossing waarbij de klant via een web-omgeving of mobiele app een document kan aanleveren. Kies voor een software waarbij klanten ook 24/7 toegang hebben tot hun dossier. Hiermee voorkom je ook dat documenten opgevraagd worden, wat ook weer tijd kost van je medewerkers. Zo maak je het makkelijk voor je klant én medewerkers.
Tip 4. Koppel applicaties met je klantdossiers
Heb jij behoefte aan een oplossing om klantdossiers efficiënt te beheren? Zoek dan naar een oplossing die koppelt met jouw softwarelandschap. En als bepaalde koppelingen niet bestaan, controleer of de aanbieder dit alsnog kan faciliteren. Met krachtige koppelingen krijg je grip op informatiestromen en jouw klantdossiers. Door het stroomlijnen en automatiseren van handmatige handelingen werk je veiliger en efficiënter. Zo kunnen documenten automatisch uit applicaties zoals Exact Online of AFAS worden gearchiveerd in klantdossiers. Zo krijg je complete klantdossiers.
Tip 5. Laagdrempelig ondertekenen en archiveren
Als accountant onderteken en accordeer jij (of je klant) vaak meerdere documenten. Het is dan ook belangrijk om dit proces zo efficiënt mogelijk in te richten. Er zijn meerdere accountantskantoren die gebruik maken van PinkWeb om documenten te ondertekenen. Een mooi voorbeeld is Moore DRV. Dankzij koppelingen met softwareprogramma’s kunnen medewerkers met één druk op de knop documenten aan de klant aanbieden.
Medewerkers hebben altijd een up-to-date overzicht van de ondertekeningsstatus. Als een document langer blijft liggen, wordt er automatisch een reminder gestuurd naar de klant. De ervaring leert dat klanten meestal binnen één enkele dag goedkeuren. Het ondertekenen is namelijk heel laagdrempelig. Net als het kantoor profiteert de klant ook van de digitaliseringsslag. Ze kunnen hun dossier 24/7 terugvinden en inzien. Ze zijn niet afhankelijk van de openingstijden van het kantoor. Als een bepaald document niet in het dossier staat, maar een kantoor heeft dat wel in bezit, kan het eenvoudig in het dossier worden geplaatst.
Wil jij ontdekken hoe Moore DRV haar ondertekeningsproces heeft ingericht en zo haar klantdossiers efficiënt beheert? Lees het interview met IT-manager Cornee Hertogh en business process consultant Davy Thomas.
Geef een reactie