In deze blog delen we vijf tips om het declaratieproces binnen jouw organisatie te versnellen, te vereenvoudigen én foutloos te laten verlopen.
1. Digitaliseer declaraties met OCR-technologie
Veel declaraties worden nog handmatig overgenomen uit bonnetjes, pdf’s of e-mails. Dat kost tijd en verhoogt de kans op fouten, denk aan verkeerde bedragen, ontbrekende btw of tikfouten. Dit leidt al snel tot vertraging of zelfs afkeuring van een declaratie. Het is dan ook niet vreemd dat dit onderwerp leeft op de werkvloer: “Een kwart van de Nederlandse werknemers maakt zich zorgen over het maken van fouten tijdens administratief werk”, aldus Yeelen Knegtering, CEO van Klippa.
Met OCR-technologie (Optical Character Recognition) binnen een declaratiesysteem kun je dit proces automatiseren. Medewerkers maken simpelweg een foto van hun bonnetje, waarna de software automatisch het bedrag, de datum, btw en leverancier uitleest en invult. Zo hoef je niets meer over te typen en wordt de administratieve last sterk verminderd.
Het digitaal declareren van uitgaven op deze manier zorgt bovendien voor meer controle en snelheid binnen het proces. Dankzij automatische herkenning en vooraf ingestelde regels worden fouten geminimaliseerd en zijn declaraties sneller afgerond. Het resultaat: minder gedoe en meer grip op je uitgavenstroom.
2. Automatiseer reiskostendeclaraties met een systeem dat integreert met Google Maps
Reiskostendeclaraties zorgen vaak voor discussie. Hoeveel kilometer was het nu precies? Was het een enkele reis of retour? Klopt het wel met het opgegeven adres?
Een declaratiesysteem dat integreert met Google Maps automatiseert deze berekening. Medewerkers hoeven alleen hun vertrek- en aankomstadres in te voeren. De afstand wordt automatisch berekend, inclusief eventuele tussenstops of terugritten.
Dat maakt het proces eenvoudiger en betrouwbaarder. Voor medewerkers scheelt het rekenwerk, voor de administratie is er zekerheid dat het gedeclareerde aantal kilometers klopt. Zo verdwijnt het giswerk uit het proces, en verbeter je de nauwkeurigheid en snelheid van verwerking.
3. Verwerk zakelijke creditcard transacties automatisch met gekoppelde declaratiesoftware
Creditcards zijn handig voor zakelijke uitgaven zoals reizen, hotels of online tools, maar het verwerken van deze transacties levert vaak administratief werk op. Wat hoort bij welk project? Waar is het bonnetje? En wie heeft wat uitgegeven?
Een declaratiesysteem met creditcardmodule maakt dit proces een stuk eenvoudiger. Transacties worden automatisch ingelezen, gekoppeld aan de juiste medewerker, en zichtbaar gemaakt in het systeem. De medewerker hoeft alleen nog het bonnetje toe te voegen of een korte toelichting te geven.
Je kunt bovendien instellen dat een declaratie pas als volledig geldt wanneer alle bewijsstukken zijn toegevoegd. Zo voorkom je achterstallige boekingen, incomplete dossiers en onnodige herinneringen van de administratie. Resultaat: minder handmatig werk, meer overzicht en volledige compliance.
4. Kies een systeem dat eenvoudig koppelt met je boekhoudpakket
Een efficiënt declaratieproces stopt niet bij de goedkeuring. Uiteindelijk moeten alle kosten terechtkomen in je boekhouding, het liefst op de juiste grootboekrekening, btw-code en kostenplaats. Als dit handmatig gebeurt, kost het je finance team alsnog veel tijd én levert het risico op fouten op.
Door je declaratiesysteem te koppelen aan je boekhoudsoftware, zoals Exact, Twinfield, of AFAS, worden goedgekeurde declaraties automatisch geboekt. Dat scheelt niet alleen tijd, maar zorgt ook voor een snellere en betrouwbaardere administratie.
Controle, archivering en audit trails worden direct meegenomen, waardoor je ook op het gebied van compliance en rapportage beter bent voorbereid. Zeker voor organisaties die groeien of meerdere teams beheren, is dit een essentiële stap richting schaalbare administratie.
5. Zorg voor duidelijke declaratierichtlijnen
Zelfs met een goed systeem en slimme automatisering blijft het belangrijk dat medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht. Onduidelijkheid over wat wel of niet mag worden gedeclareerd leidt vaak tot fouten, vertraging en frustratie, zowel voor medewerkers als voor de financiële administratie.
Zorg daarom voor duidelijke en toegankelijke richtlijnen. Geef aan binnen welke termijn declaraties moeten worden ingediend, welke uitgaven wel of niet toegestaan zijn en wanneer een goedkeuring vereist is. Maak ook duidelijk welke bewijsstukken nodig zijn, en hoe snel de verwerking en uitbetaling plaatsvindt.
Door deze afspraken te communiceren via een handleiding of rechtstreeks in het declaratiesysteem, voorkom je onnodige vragen en foutieve of incomplete declaraties. Een goed ingericht systeem kan deze richtlijnen bovendien automatisch handhaven door afwijkingen te signaleren of verplichte velden af te dwingen.
Heldere communicatie en een sluitend declaratiebeleid zorgen niet alleen voor soepele processen, maar ook voor eerlijkheid en transparantie binnen je organisatie.
Conclusie: digitaal declareren is sneller, duidelijker en foutloos
Een goed ingericht declaratieproces bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook frustratie. Door slimme technologieën in te zetten, van OCR tot Google Maps en creditcard koppelingen, maak je het indienen en verwerken van declaraties een stuk eenvoudiger.
Voeg daar heldere declaratierichtlijnen en een koppeling met je boekhoudpakket aan toe, en je hebt een proces dat schaalbaar, foutloos én prettig werkt voor iedereen.
Wil je jouw declaratieproces slimmer inrichten? Met Klippa SpendControl kun je declaraties digitaal verwerken, automatisch controleren en direct koppelen aan je boekhouding. Neem contact op met Klippa of boek een demo en ontdek hoe je jouw declaraties snel én foutloos kunt verwerken.
Geef een reactie