Papieren processen in een digitale organisatie
Solvinity levert IT-diensten aan organisaties met hoge beveiligingseisen, waaronder overheidsinstanties, financiële instellingen en zakelijke dienstverleners. Intern werken er ruim 350 medewerkers en dat aantal groeit.
Toch verliep het indienen en verwerken van onkostendeclaraties tot voor kort op traditionele wijze. Papieren bonnetjes en fysieke handtekeningen waren de norm. Het financiële team soms letterlijk langs de bureaus van collega’s om goedkeuringen op te halen.
Met de groei van het personeelsbestand werd deze aanpak onhoudbaar. De grootste knelpunten waren onder meer grote hoeveelheden papierwerk, declaraties die zoekraakten of te laat werden verwerkt, veel handmatig werk en risico op fouten en geen realtime overzicht van ingediende of goedgekeurde kosten.
Kortom: het proces was niet alleen traag, maar ook moeilijk schaalbaar en foutgevoelig.
Digitaliseren en automatiseren van het declaratieproces
Om deze uitdaging aan te pakken, besloot Solvinity over te stappen op digitaal declareren en het volledige declaratieproces te automatiseren. Ze gingen op zoek naar een gebruiksvriendelijke oplossing die integratie bood met hun bestaande boekhoudsysteem (AFAS), en die medewerkers in staat stelde om eenvoudig, snel en compliant te declareren, ook onderweg.
Binnen één maand was de nieuwe declaratieoplossing geïmplementeerd voor 250 medewerkers. Het nieuwe proces ziet er nu als volgt uit:
- Declaratie indienen
Medewerkers gebruiken een mobiele app om een foto van hun bon te maken of om reiskosten in te dienen via een geïntegreerde routeplanner. - Automatische gegevensherkenning
Dankzij OCR-technologie worden bedragen, btw en andere gegevens automatisch uitgelezen. - Goedgekeurd en verwerkt
Na controle wordt de declaratie doorgestuurd naar de juiste persoon voor goedkeuring en direct gesynchroniseerd met de financiële administratie.
Ook onderweg eenvoudig declareren
Een declaratieproces staat of valt met gebruiksgemak, zeker in een organisatie waar medewerkers regelmatig onderweg zijn. Voor Solvinity was het cruciaal dat medewerkers hun onkosten op elk moment en vanaf elke locatie konden indienen.
De gekozen oplossing voorziet daarom in een mobiele app waarmee declareren letterlijk in enkele seconden kan. Een bonnetje van de lunch? Foto maken, korte beschrijving, versturen, klaar. Voor reiskosten kunnen medewerkers hun route opzoeken via een geïntegreerde Google Maps-module, waarmee automatisch de afstand en bijbehorende vergoeding worden berekend.
Dit soort functionaliteiten verlagen niet alleen de drempel om tijdig te declareren, maar verhogen ook de datakwaliteit. Doordat bedragen, btw en categorieën automatisch worden herkend, zijn fouten zeldzaam geworden. En doordat het goedkeuringsproces digitaal verloopt, hoeft niemand meer achter handtekeningen aan.
Voor medewerkers betekent het vooral tijdswinst en voor de financiële administratie rust en overzicht.
Vijftig procent tijdsbesparing en minder fouten
De impact van de nieuwe werkwijze was direct merkbaar. Solvinity realiseerde binnen korte tijd:
- Een tijdsbesparing van 50 procent in het declaratieproces
- Minder fouten, dankzij automatische herkenning van gegevens
- Volledig digitaal en papierloos werken, zonder fysieke handtekeningen
- 24/7 toegang tot het declaratiesysteem, waar je ook bent
- Naadloze integratie met de boekhouding, zonder dubbele handelingen
Volgens Solvinity heeft de automatisering niet alleen administratieve druk verlaagd, maar ook ruimte gecreëerd voor zinvollere werkzaamheden binnen het financiële team: “Zonder Klippa waren we vastgelopen met het aantal medewerkers op de crediteurenadministratie. We kunnen nu meer doen met minder FTE. Het resultaat is niet alleen tijdswinst, maar ook rust en meer controle.”
Ben je benieuwd welke oplossing Solvinity gebruikt om declaraties efficiënter te verwerken? Neem dan contact met ons op of plan een demo. Ontdek hoe ook jouw organisatie kan profiteren van slimme declaratieverwerking met minder fouten en minder problemen.
Geef een reactie