Maar zodra je als ondernemer cadeaus geeft, komt de Belastingdienst in beeld. Welke regels gelden er in 2026 en hoe zit het met de Werkkostenregeling voor personeelsgeschenken? Dit artikel geeft een helder overzicht.
Relatiegeschenken aan zakelijke relaties: de hoofdregel
Geef je een cadeau aan een klant, prospect of zakenpartner, dan gelden er specifieke fiscale regels. In principe zijn kosten voor relatiegeschenken aftrekbaar als zakelijke kosten, maar er zit een grens aan. Voor representatiekosten, waaronder relatiegeschenken vallen, geldt een drempel van 4.500 euro per jaar. Alleen het bedrag boven die drempel is niet aftrekbaar, tenzij je kiest voor een vaste aftrekbeperking van 0,4 procent van je loonsom.
Voor de btw geldt een aparte afweging. Btw op relatiegeschenken is in principe niet aftrekbaar als de waarde van het geschenk per ontvanger boven de 227 euro (excl. btw) per jaar uitkomt. Blijf je onder dat bedrag, dan kun je de btw gewoon terugvragen. Het loont dus om de waarde van geschenken per relatie bij te houden.
Wil je iets geven dat ook visueel aanspreekt en lang meegaat? Relatiegeschenken in de vorm van gepersonaliseerde bedrijfsartikelen doen het goed: ze zijn nuttig, zichtbaar en representatief voor je merk. Denk aan drinkflessen, tassen of accessoires voorzien van jouw logo.
De WKR en geschenken aan medewerkers
Voor geschenken aan eigen personeel geldt een ander regime: de Werkkostenregeling (WKR). Binnen de WKR mag je als werkgever een bepaald percentage van de totale fiscale loonsom onbelast besteden aan vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. In 2026 bedraagt de vrije ruimte 1,7 procent over de eerste 400.000 euro van de loonsom en 1,18 procent over het meerdere.
Personeelsgeschenken vallen standaard in de vrije ruimte. Zolang je onder het totaalbedrag blijft, hoef je geen loonheffing af te dragen over de waarde van de geschenken. Overschrijd je de vrije ruimte, dan betaal je 80 procent eindheffing over het meerdere. Het is verstandig om dit gedurende het jaar bij te houden, zeker als je vaker cadeaus geeft aan medewerkers.
Gebruikelijk is ook om te letten op de gebruikelijkheidstoets: een geschenk mag niet meer dan 30 procent afwijken van wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is. Een praktisch en functioneel cadeau zoals een laptophoes bedrukken met jouw bedrijfsnaam past goed binnen deze norm en is bovendien dagelijks zichtbaar bij de medewerker.
Gerichte vrijstellingen als alternatief
Naast de vrije ruimte kent de WKR ook gerichte vrijstellingen. Dit zijn specifieke categorieën die buiten de vrije ruimte vallen en onbelast vergoed mogen worden. Voorbeelden zijn vergoedingen voor thuiswerk kosten, reiskosten en bepaalde opleidingen. Geschenken vallen hier doorgaans niet onder, maar het is wel zinvol om te bekijken of een vergoeding anders te categoriseren is zodat de vrije ruimte zo min mogelijk wordt aangesproken.
Houd bij het plannen van je geschenkenbeleid ook rekening met het moment van verstrekking. Geschenken tijdens feestdagen of bij bijzondere gelegenheden zijn gebruikelijk en worden door de Belastingdienst doorgaans als zodanig beoordeeld. Geschenken die structureel en regelmatig worden gegeven zonder aanleiding, kunnen sneller als beloningselement worden gezien.
Praktische tips voor een correcte administratie
Een goede registratie is de basis van een correcte verwerking. Houd per ontvanger bij welke geschenken zijn gegeven en wat de waarde daarvan is. Voor zakelijke relaties is dit relevant voor de btw-drempel. Voor personeel is het nodig om de WKR-administratie op orde te houden. Zorg ook voor duidelijkheid in de boekhouding over hoe geschenken zijn gecategoriseerd.
Twijfel je over de fiscale verwerking van een specifieke situatie? Laat je adviseren door een fiscalist of accountant die de actuele regelgeving kent en meedenkt over de meest gunstige aanpak voor jouw organisatie.
Geef een reactie