Dat kost tijd, vergroot de foutkans en maakt het lastig om grip te houden op de voortgang. Door digitaal ondertekenen slim te integreren met AFAS, ontstaat één doorlopend proces — van opstellen tot akkoord — zonder dat je je vertrouwde werkomgeving verlaat.
De praktijk: waar het wringt
In de dagelijkse praktijk zit de vertraging zelden in het opstellen van documenten, maar juist in de fase daarna. Denk aan opdrachtbevestigingen, jaarrekeningen of fiscale stukken die nog ‘even’ naar de klant moeten.
Wat volgt is herkenbaar: een document wordt geëxporteerd, via e-mail gedeeld, ergens opgeslagen, weer teruggestuurd en uiteindelijk handmatig verwerkt in het dossier. In die keten ontstaan kleine inefficiënties die zich opstapelen. Versies raken door elkaar, status is onduidelijk en het kost simpelweg tijd om te achterhalen waar iets blijft.
Eén proces, zonder schakelen
Wanneer digitaal ondertekenen direct onderdeel wordt van AFAS, verdwijnt dat schakelen tussen systemen. Documenten worden vanuit de workflow aangeboden, de klant ondertekent digitaal en het resultaat komt automatisch terug in het dossier.
AFAS biedt hiervoor zelf ook een basisfunctionaliteit, maar met beperkte flexibiliteit. Juist daar zit de meerwaarde van de gecertificeerde integratie van PKIsigning met AFAS.
Met deze integratie wordt ondertekenen een flexibel onderdeel binnen je bestaande workflows. In de praktijk betekent dat onder andere:
- Ondertekenen zonder verplichte login in een portaal
- Geen losse (en onveilige) e-mails met bijlagen meer
- Altijd inzicht in status en voortgang binnen AFAS
- Automatische dossiervorming zonder extra handelingen
- Ondersteuning van eenvoudige tot gekwalificeerde handtekeningen
Dat maakt het proces niet alleen sneller, maar ook toegankelijker voor klanten en beter passend bij de eisen die aan documenten worden gesteld.
Veilig delen als onderdeel van dezelfde flow
Wat vaak over het hoofd wordt gezien, is dat ondertekenen niet het enige moment is waarop documenten met klanten worden gedeeld. Juist in de aanloop daarnaartoe — het uitwisselen van concepten, aanvullende stukken of vertrouwelijke informatie — ontstaat versnippering.
PKIsigning voegt hier een belangrijke schakel toe met de functionaliteit voor veilig delen. Vanuit dezelfde workflow waarin je ondertekenen regelt, kun je ook dossieritems beveiligd delen met je klant. Zonder losse mails, zonder externe tools, maar volledig geïntegreerd in je proces.
De klant werkt vanuit één centrale plek, en jij houdt controle over status en opvolging.
Van losse actie naar onderdeel van je workflow
De grootste verandering zit in hoe je naar ondertekenen en documentuitwisseling kijkt. Het zijn geen losse handelingen meer aan het einde van een proces, maar geïntegreerde stappen binnen je AFAS-workflow. Als voorbeeld: bij statuswijzigingen in PKIsigning, zoals een succesvolle ondertekening van een opdrachtbevestiging of een fiscale aangifte, wordt de workflow in AFAS direct geactualiseerd.
Accountantskantoren die AFAS en PKIsigning op deze manier inzetten, merken dat dossiers sneller doorstromen en dat er minder handwerk nodig is. De uitwisseling met klanten wordt duidelijker en minder afhankelijk van individuele acties.
Tijd om het proces opnieuw te bekijken
Veel kantoren accepteren nog steeds dat de laatste stap in hun proces — delen en ondertekenen — ongestructureerd en onveilig verlopen. Terwijl juist daar de meeste vertraging en risico ontstaat. Wie kiest voor een geïntegreerde aanpak met PKIsigning, haalt die laatste stap terug in het proces en maakt het geheel sluitend. Dat zie je direct terug in doorlooptijd, overzicht en klantbeleving.
Kantoren die hun processen nu strak organiseren, creëren ruimte voor groei en houden grip op kwaliteit — juist in een tijd waarin druk op capaciteit en compliance alleen maar toeneemt.
Steeds meer accountantskantoren richten hun AFAS-processen zo in dat delen en ondertekenen geen losse stap meer zijn, maar onderdeel van één workflow. Dat kan bijvoorbeeld voor opdrachtbevestigingen, overeenkomsten, jaarrekeningen, publicatiestukken, fiscale documenten en aangiften en verklaringen.
Daarnaast kun je contactpersonen in AFAS (UBO’s) digitaal identificeren als onderdeel van de WWFT.
? Maak direct een afspraak voor een korte demo.
Geef een reactie